Verificações de despesas lêem cada despesa e seu recibo assim que são submetidos e sinalizam qualquer coisa que quebre as regras da sua empresa. Aprovadores e finanças não precisam mais verificar cada despesa e recibo manualmente: eles podem se concentrar nas despesas que precisam de uma análise mais detalhada.
Por que usar verificações de despesas
- Verificado na chegada. One lê cada despesa e seu recibo assim que é submetida e sinaliza qualquer coisa que quebre as regras, antes que alguém a aprove.
- Verificações recomendadas desde o primeiro dia. Cada nova empresa começa com um conjunto de verificações padrão recomendadas já ativadas. Não há nada a configurar.
- Suas regras, do seu jeito. Edite qualquer verificação, adicione seus próprios limites (por exemplo, para hotéis, refeições ou táxis), ou desative as verificações.
- Automatize aprovações. Conecte as verificações ao seu fluxo de aprovação para autoaprovar despesas limpas e rejeitar automaticamente violações claras da política.
Como as despesas são sinalizadas
Cada verificação pode levantar um dos dois tipos de sinalização:
| Sinalização | O que significa | Exemplos |
|---|---|---|
| Sinalização suave | A despesa continua em movimento e o aprovador é solicitado a dar uma olhada. | Sem recibo ou um recibo ilegível, despesa enviada com mais de 30 dias de atraso, gastos de fim de semana, classe executiva, uma refeição sem participantes nomeados. |
| Sinalização dura | O aprovador é aconselhado a não aprovar a despesa. | Recibo datado após a despesa ter sido enviada, valor acima do total do recibo, itens que as empresas não reembolsam (tabaco, multas, cartões-presente, minibar). |
Você decide quais verificações se aplicam e quão rigorosas elas são, para que as regras se encaixem na sua empresa.
Verificações que estão sempre ativadas
Algumas verificações sempre são executadas:
- O mesmo recibo reivindicado duas vezes.
- Uma despesa de cartão também reivindicada como uma despesa manual.
- Diárias sobrepostas.
- Uma distância de quilometragem que foi editada manualmente.
Edite suas verificações de despesas
- Vá para Configurações > Despesas > Verificações de despesas
- Clique em Editar ou Adicionar verificação
- Edite qualquer verificação, adicione seus próprios limites ou desative as verificações.
Use verificações de despesas em seu fluxo de aprovação
No fluxo de aprovação, cada despesa verificada chega como aprovar, revisar ou rejeitar. Você pode usar esse resultado como uma condição em seu fluxo, por exemplo:
- Sem sinalizações → autoaprovar.
- Sinalização dura → auto-rejeitar.
- Sinalização suave → revisão por finanças.
Para aprender como construir essas regras, veja Configurar fluxos de aprovação para despesas.
Créditos de IA
Cada despesa verificada usa 2 créditos de IA.
Se sua empresa ficar sem créditos:
- Aprovadores veem a despesa como Não verificada.
- Administradores recebem um alerta com uma opção de Obter mais créditos.
- Funcionários não veem nenhuma mudança.
Uma vez que os créditos estejam disponíveis novamente, as despesas que ainda aguardam aprovação são verificadas automaticamente dentro de uma hora.
Dica: Planeje o que acontece com as despesas Não verificadas em seu fluxo de aprovação, para que nenhuma despesa seja aprovada sem uma revisão por engano.
FAQ
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Preciso configurar as verificações de despesas?
Não. Novas empresas começam com um conjunto de verificações recomendadas já ativadas. Você pode editá-las a qualquer momento em Configurações > Despesas > Verificações de despesas > Editar verificações.
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Como sei se as verificações de despesas estão ativadas?
Administradores veem um banner "As verificações de despesas estão ativadas" em Gastos. Um breve tour em Gastos e em Configurações explica os novos alertas.
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Uma sinalização rejeita a despesa automaticamente?
Não sozinha. Uma sinalização suave pede ao aprovador para dar uma olhada, e uma sinalização dura aconselha o aprovador a não aprovar. As despesas só são aprovadas ou rejeitadas automaticamente se você configurar isso em seu fluxo de aprovação.
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Posso desativar uma verificação?
Sim, exceto para as verificações que estão sempre ativadas: o mesmo recibo reivindicado duas vezes, uma despesa de cartão também reivindicada manualmente, diárias sobrepostas e distâncias de quilometragem editadas manualmente.