Que sont les budgets ?

Les budgets définissent le montant maximal pouvant être dépensé par un groupe spécifique d'employés sur une période donnée. Ils permettent d'éviter les dépenses excessives, d'améliorer la planification financière et d'offrir une visibilité sur l'utilisation des fonds.

Où trouver des budgets

Pour accéder aux budgets et les gérer :

1. Dans votre barre latérale, accédez à la section Dépenses
2. Sélectionnez l'onglet Dépenses des employés en haut
3. Ouvrir le sous-onglet Budgets
4. À partir de là, vous verrez une liste des budgets actifs et des budgets archivés

Comment créer un budget

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
2. Sélectionnez l'onglet Dépenses des employés en haut
3. Ouvrir le sous-onglet Budgets
4. Cliquez sur + Ajouter un budget et complétez les informations suivantes :
   1. Informations de base :
      • Donnez un nom clair au budget (par exemple « Voyages commerciaux du 1er trimestre » ou « Campagne marketing 2025 »).
      • En option, ajoutez une description .
      • Définissez les dates de début et de fin du budget.
   2. Accéder :
      • Choisissez qui peut voir et gérer ce budget.
      • Attribuez des autorisations aux administrateurs, aux gestionnaires ou à des rôles spécifiques selon les besoins.
   3. Limites :
      • Saisissez le montant total du budget .
      • Sélectionnez la devise (la devise par défaut est la devise de l'entité juridique de l'entreprise).
      • Vous pouvez éventuellement le décomposer en limites spécifiques à chaque catégorie (par exemple, voyages, repas).
   4. Employés :
      • Désignez des employés ou des équipes qui utiliseront ce budget.
      • Utilisez des filtres pour rechercher par nom d’employé, lieu de travail ou équipe.
5. Cliquez sur Enregistrer pour finaliser le budget

Comment modifier ou mettre à jour un budget existant

1. Dans votre barre latérale, accédez à Dépenses
2. Sélectionnez l'onglet Dépenses des employés en haut
3. Ouvrez le sous-onglet Budgets et cliquez sur le nom du budget pour ouvrir sa vue détaillée
4. Utilisez le bouton Modifier pour mettre à jour :
   • Nom ou description
   • Dates
   • Limite budgétaire ou limites de catégorie
   • Employés ou équipes assignés
5. Cliquez sur Enregistrer les modifications pour appliquer les mises à jour

Meilleures pratiques

• Utilisez des noms descriptifs qui incluent l’objectif et la période (par exemple « Équipement informatique 2025 »).
• Consultez les tendances en matière de dépenses dans la vue détaillée du budget pour effectuer des ajustements éclairés.
• Fixez des limites réalistes pour équilibrer le contrôle et les besoins opérationnels.
• Mettre à jour les budgets au début de chaque trimestre ou phase de projet.
• Utilisez des limites spécifiques à chaque catégorie pour contrôler les types de dépenses à haut risque.
• Communiquez aux approbateurs qu’ils doivent vérifier les alertes de dépassement de budget pendant le processus de révision.

FAQ

1. Puis-je affecter un employé à plusieurs budgets ?
   Oui, les employés peuvent être affectés à plusieurs budgets.
    
2. Que se passe-t-il si une dépense dépasse le budget ?
   Les approbateurs verront une alerte et pourront décider de l’approuver ou de la rejeter.