Quando uma viagem ou um evento te gera várias despesas (um comboio, um hotel, refeições, quilometragem, uma ajuda de custo diária), um grupo de despesas mantém-nas juntas como um único relatório. O/A teu/tua aprovador/a revê toda a viagem de uma vez e as finanças veem quanto custou no total.

Cria um grupo e envia-o para aprovação

Descrição geral

Usa um grupo para tudo o que tenha várias despesas relacionadas: uma viagem de trabalho, uma conferência ou uma visita a um cliente. Um grupo pode incluir despesas regulares, quilometragem e ajudas de custo diárias.

Como fazer

Cria o grupo

• Na app móvel: acede a Despesas, toca em Adicionar e depois em Grupo. Introduz um Título do grupo e toca em Criar novo grupo.
• Na web: acede a Os meus gastos > Despesas, clica em Nova despesa e escolhe Adicionar grupo (ou Adicionar grupo no separador Grupos). Introduz um Título do grupo, por exemplo «Visitas a clientes em Coimbra e Faro, outubro», e clica em Criar.

Adiciona despesas

• Despesas novas: abre o grupo, clica em Nova despesa e escolhe Despesa regular, Quilometragem ou Ajuda de custo diária. Na app, toca em Nova despesa.
• Despesas que já criaste: em Os meus gastos > Despesas, seleciona um ou mais rascunhos, clica em Adicionar ao grupo na barra inferior, escolhe o grupo (ou Criar novo grupo) e clica em Adicionar despesas. Na app, abre a despesa e toca em Adicionar a um grupo.
• Para retirar uma: abre o respetivo menu e clica em Remover do grupo.

Envia-o

1. Abre o grupo e verifica se todas as despesas estão completas.
2. Clica em Enviar para aprovação. Verás «O grupo está pronto para revisão».

Revê um grupo (aprovadores/as e finanças)

Como fazer

1. Acede a Gastos, abre o separador Grupos e abre o grupo.
2. Filtra por Requer revisão, Pronto para aprovar, Aprovado ou Pago. Clica em Aprovar grupo para aprovar as despesas que estão à tua espera no teu passo, ou em Rejeitar tudo.

Para repor o respetivo fluxo de aprovação, exportá-lo para PDF ou retirá-lo do processamento salarial, consulta as perguntas frequentes mais abaixo.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

• Não vejo Adicionar grupo. Os grupos de despesas não estão ativados na tua empresa. Fala com o/a administrador/a de Despesas. Os/as administradores/as ativam-nos em Configurações > Despesas, em Configuração > Grupos de despesas, com Ativar grupos de despesas.
• Não consigo adicionar uma despesa a um grupo. Só as tuas despesas em rascunho podem ser adicionadas aos teus grupos em rascunho. Retira primeiro a despesa pendente com Voltar a rascunho. Não é possível adicionar uma despesa reembolsada numa moeda diferente da do grupo. Se adicionares várias de uma vez, essas ficam de fora sem qualquer mensagem, por isso abre o grupo e verifica o que contém.
• O meu grupo desapareceu depois de retirar as respetivas despesas. Quando a última despesa sai de um grupo, o grupo é eliminado. As despesas estão na tua lista como rascunhos.
• Cliquei em Enviar para aprovação e não foi enviado nada. Se a uma despesa do grupo faltar informação, não é enviado nada e é-te indicada a despesa a corrigir. Corrige-a e volta a enviar o grupo.

Perguntas frequentes

1. Posso criar um grupo para outra pessoa?
   Não. Um grupo pertence sempre à pessoa que o cria. Se declaras despesas em nome de outra pessoa, cria-as uma a uma; depois ela pode agrupá-las.
    
2. Porque não posso alterar a moeda de reembolso de uma despesa de um grupo?
   Um grupo é reembolsado numa única moeda (a da tua entidade legal), por isso todas as despesas do grupo usam essa moeda. Podes na mesma introduzir cada recibo na moeda em que o pagaste.
    
3. Posso editar um grupo depois de o criar?
   Sim, enquanto for um rascunho: podes alterar o título ou a descrição, ou adicionar e remover despesas.
    
4. O que acontece se o/a meu/minha aprovador/a rejeitar uma despesa do grupo?
   Essa despesa fica no grupo como Rejeitado e deixa de contar no total. O resto do grupo segue o teu curso.
    
5. Posso exportar várias despesas para um único PDF sem um grupo?
   Sim, a partir da lista de despesas da empresa. Consulta Exporta as despesas.
    
6. Quem aprova as despesas de um grupo?
   Cada despesa segue o fluxo de aprovação da tua empresa. O/A teu/tua aprovador/a recebe um único aviso para todo o grupo (Novo grupo pendente) e pode revê-lo a partir da página do grupo.
    
7. Como altero um grupo depois de o enviar para aprovação?
   Enquanto as despesas estiverem Pendente, seleciona-as e clica em Voltar a rascunho para as retirar. Voltam a rascunho e saem do grupo, pelo que as podes corrigir e voltar a adicionar. Se retirares todas as despesas, o grupo é eliminado.
    
8. O ONE, o nosso assistente de IA, pode gerir os meus grupos de despesas?
   Sim, se a tua empresa usar o ONE. Pede-lhe coisas como «Cria um grupo chamado Viagem a Coimbra e adiciona os meus rascunhos da semana passada» ou «Envia para aprovação o grupo Viagem a Coimbra». O ONE só altera os teus próprios grupos e despesas em rascunho, e avisa-te se não conseguir adicionar alguma.
    
9. O que faz Aprovação global num grupo?
   Os/as administradores/as veem Aprovação global num grupo em Gastos > Grupos. Aprova todas as despesas pendentes do grupo.
    
10. Como volto a passar um grupo pelo fluxo de aprovação?
    Se o fluxo de aprovação mudou, abre o grupo em Gastos > Grupos e clica em Repor o fluxo de aprovação. Precisa de permissão para repor fluxos de aprovação, e só funciona quando todas as despesas do grupo podem ser repostas (cada uma Pendente, Aprovado ou Rejeitado).
     
11. Como obtenho um PDF de um grupo com os respetivos recibos?
    Abre o grupo em Gastos > Grupos e clica em Exportar para PDF. Recebe o PDF por e-mail.
     
12. Adicionei por engano um grupo aprovado ao processamento salarial. Como desfaço?
    Abre o grupo e clica em Retirar do processamento salarial. As despesas voltam a Aprovado, pelo que podem ser reembolsadas de outra forma.
     
13. As finanças podem reembolsar ou exportar todo um grupo de despesas de uma vez?
    Sim. As finanças podem reembolsar ou exportar um grupo de despesas de uma só vez, em vez de o fazer despesa a despesa.
     
14. Como envio um grupo de despesas para aprovação?
    Abre o grupo e verifica se todas as despesas estão completas. Na web, clica em Enviar para aprovação; na app móvel, abre o grupo e toca em Enviar para aprovação. Se a uma despesa faltar informação, não é enviado nada e é-te indicada qual.
     
15. Posso adicionar a um grupo uma despesa que já está pendente, aprovada ou paga?
    Não. Só as tuas despesas em rascunho podem ser adicionadas aos teus grupos em rascunho. Retira primeiro a despesa pendente com Voltar a rascunho; uma despesa aprovada ou paga não pode ser adicionada. Uma despesa que já está noutro grupo tem de ser retirada desse grupo primeiro.
     
16. Posso copiar um grupo de despesas?
    Não, não existe opção para o copiar. Cria um grupo novo e adiciona-lhe as despesas.
     
17. Posso pôr duas taxas de ajudas de custo diárias diferentes numa mesma viagem?
    Sim. Adiciona várias taxas a uma mesma ajuda de custo diária (cada taxa uma vez), ou adiciona ao grupo uma ajuda de custo diária independente por cada taxa. Consulta Pede o reembolso das ajudas de custo diárias.
     
18. Posso aprovar um grupo a partir da app móvel sem abrir cada despesa?
    A aprovação de um grupo inteiro faz-se na web, em Gastos > Grupos (Aprovar grupo). A app móvel não tem a ação Aprovar grupo.