Perdeu um recibo ou não tem certeza se pode enviar uma despesa sem um? Despesas regulares precisam de um recibo por padrão, então a falta dele atrasa a aprovação e deixa os livros sem prova. Factorial lembra as pessoas sobre pagamentos com cartão sem um e ajuda os revisores a devolverem aqueles que estão confusos.

Adicionar o recibo faltante (funcionários)

Visão geral

Você é lembrado quando um recibo está faltando:

• Após um pagamento com Factorial card, uma notificação no seu telefone pede para você adicionar o recibo.
• Se você tiver despesas em rascunho aguardando, receberá um lembrete de Despesas em rascunho.
• Se você tentar enviar sem um recibo necessário, verá Revise os detalhes da sua despesa com Arquivos como faltando.

Como usar

1. Abra a despesa em Meus gastos > Minhas despesas.
2. Adicione o recibo. Se você já preencheu os detalhes, escolha Carregar para que não sejam sobrescritos.
3. Clique em Enviar para aprovação.

Revisar despesas sem um recibo adequado (aprovadores e finanças)

Como usar

Quando um recibo está faltando, ilegível ou não válido, abra a despesa a partir do seu pedido de aprovação ou de Gastos > Despesas dos funcionários, e escolha:

• Solicitar alterações, com um motivo como "Por favor, anexe a fatura detalhada". O funcionário é notificado e pode corrigir e enviar novamente.
• Rejeitar, com um motivo, se a despesa não deve ser paga.
• Aprovar, se sua empresa aceita outra prova. Deixe um comentário explicando o porquê, para que as finanças possam ver mais tarde.

Fazer o recibo obrigatório ou opcional (administradores)

Visão geral

Por padrão, despesas regulares precisam de um recibo: um funcionário não pode enviar uma sem ele. Se seu plano inclui personalização do formulário de despesas, um administrador pode tornar o recibo opcional. Despesas de quilometragem e diárias não precisam de recibo.

Como usar

1. Vá para Configurações > Despesas, e em Configuração, clique em Formulário de despesas.
2. Abra Despesa regular e role até o campo Documento. Ele mostra Obrigatório quando um recibo é necessário.
3. Para mudar, clique no ícone de configurações (engrenagem) ao lado de Documento, ative o interruptor de Obrigatório (recibo necessário) ou desative (opcional), e clique em Aceitar.

Dicas e Melhores Práticas

Solução de Problemas e FAQ

Solução de Problemas

Um funcionário enviou uma despesa sem recibo.
O recibo é opcional no seu formulário de despesas. Peça-o com Solicitar alterações, e considere tornar o campo Documento obrigatório.

O funcionário diz que anexou, mas não consigo vê-lo.
Ele pode ter anexado após enviar, o que não é possível enquanto está pendente. Peça que use Redefinir para rascunho, anexe e envie novamente.

FAQ

1. Posso enviar uma despesa sem recibo?

Somente se sua empresa tornou o recibo opcional. Se você tentar enviar sem um e ele for necessário, verá Revise os detalhes da sua despesa com Arquivos como faltando. Caso contrário, anexe um primeiro.

2. Despesas de quilometragem e diárias precisam de recibo?

Não. Você ainda pode anexar documentos de apoio.

3. Despesas com cartão precisam de recibo?

Sim. A empresa pagou, mas o recibo ainda é necessário para aprovação e para os livros.

4. Perdi o recibo. O que posso fazer?

Peça ao comerciante uma cópia ou baixe a fatura da sua reserva ou conta online. Se você não conseguir uma, pergunte à sua equipe de finanças que prova eles aceitam, por exemplo, uma confirmação de reserva, e anexe-a.

5. O One pode verificar recibos em relação à nossa política?

Sim, com verificações de despesas. As verificações prontas incluem regras de recibo: toda despesa regular tem um recibo ou fatura legível, um recibo de terminal de cartão não é suficiente, e o recibo lista o que foi comprado. One verifica isso em cada despesa e informa o funcionário antes de enviar. Veja Como faço para verificar despesas em relação à minha política de despesas?.

6. Cada empresa pode tornar o recibo opcional?

Tornar o recibo opcional necessita personalização do formulário de despesas, que depende do seu plano. Seu Gerente de Conta pode confirmar. Sem isso, despesas regulares sempre precisam de um recibo.