Approuver une dépense ne signifie pas toujours la même chose, selon qu'elle a été créée à partir d'une transaction par carte Factorial ou soumise manuellement par un employé .
Les principales différences en un coup d'œil
| Dépenses par carte | Dépenses manuelles | |
|---|---|---|
| Qui a payé d'avance ? | Entreprise (via Factorial Card) | Employé |
| Remboursement nécessaire ? | Non | Oui (via la paie ou SEPA) |
| Comment les dépenses sont-elles créées ? | Établi automatiquement à partir de la transaction | Soumis manuellement par l'employé (web/mobile) |
| Source des données | Données de transaction (montant, date, commerçant) remplies automatiquement + justificatif requis | Saisie des employés + pré-remplissage OCR des reçus |
| Contrôle des politiques | Préventif : limites de carte, restrictions de commerçant/catégorie | Détective : vérifications de politique après soumission |
| Focus sur l'approbation | Vérifier l'objectif commercial et le reçu | Vérifier l'exactitude, l'éligibilité et le remboursement |
Examen des dépenses par carte
- Examen plus rapide : Étant donné que les dépenses par carte sont automatiquement créées et déjà validées par rapport aux limites de la carte, votre tâche principale est de vous assurer que le reçu est joint et que la dépense a un objectif commercial valable .
- Aucune étape de remboursement : Une fois approuvée, la dépense est simplement archivée et liée à la comptabilité - pas besoin de traiter la paie ou le SEPA.
- Rejets : Si vous rejetez une dépense par carte, l'employé et l'entreprise doivent décider comment le paiement non approuvé sera remboursé à l'entreprise (par exemple, par retenue sur salaire ou par virement direct).
Examen des dépenses manuelles
- Les dépenses manuelles doivent être examinées de plus près, car elles reposent sur la contribution des employés. Vérifiez :
- Exactitude et validité du reçu.
- Conformité aux politiques (par exemple, tarifs journaliers, règles de kilométrage).
- Affectation correcte à la catégorie, au projet ou au centre de coûts.
- Si elle est approuvée, la dépense fera l'objet d' un remboursement (fiche de paie ou SEPA).
Meilleures pratiques pour les approbateurs
- Donnez la priorité à la vérification rapide des dépenses de carte : l’employé a déjà dépensé les fonds de l’entreprise.
- Portez une attention particulière aux dépenses manuelles , car ce sont elles qui déclenchent de véritables remboursements.
- Utilisez les alertes de dépenses de Factorial (hors budget, hors politique) pour accélérer la prise de décision.
De cette façon, les approbateurs comprennent clairement pourquoi les dépenses par carte sont plus simples mais plus risquées en cas de rejet , tandis que les dépenses manuelles entraînent la responsabilité du remboursement .