Quando os funcionários carregam recibos, Factorial utiliza OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para extrair detalhes importantes automaticamente. Isso garante a precisão, reduz a entrada manual e fornece as provas necessárias para contabilidade, auditorias e conformidade.
Extração automática de dados (OCR)
Quando você carrega um documento, Factorial usa um sistema OCR com tecnologia de IA (com mais de 90% de precisão ) para:
- Reconhecer o nome do fornecedor e o TIN
- Detectar o valor ( incluindo impostos )
- Capture a moeda e a data da compra
- Capture o número do documento
Isso significa que a maioria dos campos das suas despesas são preenchidos automaticamente . Você só precisa revisar e confirmar os detalhes, economizando tempo e reduzindo erros.
Formatos suportados
Você pode anexar recibos e comprovantes de pagamento nos formatos mais comuns, incluindo:
- Imagens : JPG, PNG, HEIC
- Documentos PDF
Por que anexar recibos é importante
- Garante que sua despesa seja válida para aprovação e reembolso .
- Fornece à sua empresa as provas necessárias para contabilidade e auditorias .
- Em alguns países, anexar o recibo digitalmente significa que você não precisa mais manter a versão em papel .
Como anexar um recibo
- Na sua barra lateral, vá para Meus gastos → Minhas despesas
- Abra sua despesa (ordem de pagamento manual ou com cartão)
- Clique em “Anexar arquivo” e carregue o recibo do seu computador ou tire uma foto com seu telefone
- Revise as informações pré-preenchidas pelo OCR e faça as edições necessárias
- Enviar a despesa para aprovação
Conformidade digital por país
Factorial aplica automaticamente assinaturas digitais e arquivamento certificado para documentos de despesas enviados, para que sejam válidos de acordo com as regulamentações locais:
- Espanha (ES) - Em conformidade com a lei espanhola de arquivamento de faturas/recibos digitais.
- França (FR) - Arquivamento digital certificado de acordo com as regulamentações francesas.
- Itália (IT) - Em breve, com total conformidade com as leis italianas de digitalização de despesas.
Isso significa que, depois de enviar um recibo, você não precisa mais coletar ou armazenar a cópia física.
Perguntas frequentes
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Preciso guardar os recibos em papel depois de enviá-los?
Em países com suporte (por exemplo, Espanha, França), não. O arquivamento digital da Factorial é legalmente compatível.
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Posso anexar mais de um documento a uma despesa?
Sim, vários arquivos podem ser anexados, se necessário.
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O OCR funciona para todos os idiomas e formatos?
O OCR suporta a maioria dos idiomas comuns e formatos de recibo padrão, mas sempre verifique a precisão dos campos.