Os funcionários podem facilmente enviar comprovantes de despesas no Factorial seja pela plataforma web ou pelo aplicativo móvel. Nosso sistema de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) lê a foto do recibo ou da fatura que você carrega e extrai automaticamente as informações principais, economizando tempo e reduzindo erros.
Tipos de despesas que você pode criar
Ao submeter uma nova despesa, você deverá escolher um dos seguintes tipos:
- Despesa regular - Qualquer recibo ou fatura padrão referente a uma compra que você fez (ex.: refeições, material de escritório, transporte).
- Diária - Uma ajuda de custo diária para refeições e despesas diversas durante viagens de trabalho, com base em taxas definidas pela empresa.
- Quilometragem - Compensação pelo uso do seu veículo pessoal para fins comerciais, calculada com base na distância percorrida e na tarifa estabelecida pela sua empresa.
Submeter uma despesa usando OCR
- Iniciar uma nova despesa
- Na Web : Acesse Meus gastos → Despesas e clique em + Nova despesa .
- No aplicativo para celular : Abra Despesas no menu principal e toque em + Nova despesa .
- Faça o upload do seu documento. Tire uma foto do recibo ou da fatura, ou faça o upload de um arquivo existente (JPG, PNG, PDF).
- Captura automática de dados. O sistema OCR irá digitalizar o documento e preencher previamente campos como:
- Categoria
- Data
- Valor total (incluindo impostos)
- Moeda
- Número do documento
- Nome do fornecedor
- Número de Identificação Fiscal do Fornecedor
- Preencha quaisquer campos adicionais obrigatórios.
- Se necessário, ajuste ou adicione informações faltantes (ex.: categoria, projeto, descrição).
- Para despesas diárias ou de quilometragem , selecione a taxa correta e forneça os detalhes da viagem.
- Revise e envie. Verifique se todos os detalhes estão corretos.
- Clique em "Enviar para aprovação" para enviar a despesa para aprovação.
Somente o proprietário da despesa pode editá-la ou excluí- la dentro de um grupo.
Isso só pode ser feito enquanto a despesa estiver em status de rascunho .
Melhores práticas para precisão em OCR
- Certifique-se de que o recibo esteja totalmente visível na foto.
- Evite fotos desfocadas ou escuras.
- Faça o upload dos comprovantes o mais rápido possível após a transação para evitar a perda de detalhes.
Após o envio, sua despesa aparecerá na lista "Meus Gastos > Despesas" e seguirá o fluxo de aprovação da sua empresa.
Perguntas frequentes
- Posso enviar recibos em PDF?
Sim, os formatos PDF, JPG e PNG são suportados.
- E se o OCR não capturar todos os detalhes?
Você pode editar ou completar manualmente qualquer informação que esteja faltando antes de enviar.
- É possível calcular diárias e reembolso de quilometragem também em dispositivos móveis?
Sim, ambos podem ser enviados pelo aplicativo móvel seguindo o mesmo fluxo.