Os/as colaboradores/as gastam em muitas moedas, e a sua contabilidade precisa do imposto correto em cada recibo. Configure as moedas e os tipos de imposto uma única vez, e a Factorial converte as despesas em moeda estrangeira e regista o IVA por si, para que os reembolsos estejam corretos e possa recuperar os impostos a que tem direito.

Moedas

Descrição geral

Cada despesa tem duas moedas:

• Moeda do documento: a moeda do recibo ou da fatura (aparece como Moeda do recibo ou Moeda da fatura). É aceite qualquer moeda.
• Moeda de reembolso: a moeda em que o/a colaborador/a é reembolsado/a. Por predefinição, a moeda da sua entidade legal.

Quando são diferentes, a Factorial converte o montante com a taxa de câmbio da data do recibo (documento). O/a colaborador/a vê a conversão no formulário, por exemplo «100,00 US$ convertidos a 1 USD = 0,894967 EUR em 27/10/2026», e, se necessário, pode introduzir o montante manualmente. Para saber como funcionam a conversão, a taxa de câmbio e as comissões bancárias, consulte Descubra como funcionam as despesas noutra moeda. Os grupos, a quilometragem, as ajudas de custo diárias, as despesas com cartão, o processamento salarial e o SEPA têm as suas próprias regras de moeda: consulte as perguntas frequentes 6 a 8.

Cada entidade legal tem uma moeda operacional. Para a configurar:

1. Aceda a Configurações > Dados da empresa.
2. Na entidade legal, clique em Ver entidade legal.
3. Em Detalhes, procure Informação da moeda («Configure a moeda desta entidade legal. As alterações de moeda não incluem conversão.»).
4. Escolha a moeda e clique em Enviar.

Alterar a moeda de uma entidade legal não converte nada do que já está registado. Só se aplica a partir desse momento.

Impostos

Descrição geral

Os tipos de imposto (por exemplo, IVA 23 %) permitem que os/as colaboradores/as registem o imposto de cada despesa e que a Factorial o envie para a conta de razão certa. Quando um/a colaborador/a adiciona um recibo, a Factorial lê a discriminação de impostos e preenche as linhas de imposto para que as reveja. Os tipos de imposto são os mesmos para toda a empresa: a Factorial inclui os tipos de imposto oficiais dos seus países (marcados como Sistema) e pode adicionar os seus (marcados como Personalizado). Precisa de permissão para gerir os tipos de imposto da empresa.

Para adicionar um tipo de imposto:

1. Aceda a Configurações > Contabilidade > Impostos.
2. Clique em Adicionar tipo de imposto.
3. Em Novo tipo de imposto, preencha o Nome do imposto, o País e o Tipo.
4. Introduza o Valor (%) e uma Descrição. Para adicionar outra taxa, clique em Adicionar valor.
5. Em Conta de razão, escolha a conta de cada entidade legal, para que os impostos sejam lançados na conta certa.
6. Clique em Adicionar imposto.
7. Para que os/as colaboradores/as possam introduzir impostos, ative os campos de impostos em Configurações > Despesas > Formulário de despesas. Consulte Escolha o que o formulário de despesas pede.

Resolução de problemas e perguntas frequentes

Resolução de problemas

«Não foi possível obter uma taxa de câmbio para converter para…»
A Factorial não encontrou nenhuma taxa para essa moeda e data. Introduza manualmente o montante a reembolsar antes de guardar.

«Só pode reembolsar despesas na mesma moeda que o salário do colaborador.»
A moeda de reembolso da despesa é diferente da moeda da entidade legal do/da colaborador/a, que é a moeda em que o processamento salarial paga. Reembolse-a de outra forma e depois use Marcar como pago na despesa.

Uma despesa não aparece no pagamento SEPA.
Só as despesas aprovadas em euros podem ser pagas por SEPA, e o/a colaborador/a tem de ter um IBAN no seu perfil.

«O imposto não corresponde a base × taxa».
O montante do imposto não corresponde ao montante base e à taxa. Verifique o recibo e corrija-o, ou use Recalcular impostos.

Perguntas frequentes

1. Que taxa de câmbio usa a Factorial?
   A da data do recibo (documento).
   
2. Posso alterar mais tarde a moeda de uma entidade legal?
   Sim, mas nada do que já está registado é convertido. Só se aplica a partir desse momento.
   
3. Um/a colaborador/a pode escolher a moeda em que é reembolsado/a?
   Sim, se o campo Moeda de reembolso estiver visível no formulário de despesas, exceto nas despesas de um grupo, na quilometragem e nas ajudas de custo diárias.
   
4. Posso usar o mesmo tipo de imposto em várias entidades legais?
   Sim. Os tipos de imposto são de toda a empresa; escolha uma conta de razão para cada entidade legal.
   
5. E se não configurar os impostos?
   As despesas não terão discriminação de impostos, por isso não poderá recuperar o IVA a partir dos dados da Factorial nem lançá-lo numa conta de impostos.
   
6. Que moeda usam os grupos de despesas, a quilometragem e as ajudas de custo diárias?
   As despesas de um grupo de despesas usam a moeda do grupo. As despesas de quilometragem e ajudas de custo diárias usam a moeda da respetiva taxa.
   
7. Uma despesa com cartão Factorial é convertida?
   Não. As despesas com cartão usam o montante efetivamente cobrado no cartão, sem conversão adicional.
   
8. Que moedas podem ser reembolsadas através do processamento salarial ou por SEPA?
   O reembolso através do processamento salarial só funciona quando a moeda de reembolso é igual à da entidade legal do/da colaborador/a. O reembolso por SEPA só funciona com despesas em euros.
   
9. O que contém a secção de impostos de uma despesa?
   Numa despesa, a secção Impostos tem Tipo de imposto, Taxa de imposto, Montante base e Montante do imposto. Uma despesa pode ter várias linhas de imposto.