Como aprovador/a, você decide o que acontece com cada despesa que sua equipe envia: aprová-la, devolvê-la para que o/a funcionário/a possa corrigir ou rejeitá-la. Decisões claras com uma breve justificativa significam menos perguntas, menos reenvios e reembolsos mais rápidos.

Decidir sobre uma despesa

Visão geral

Você decide sobre as despesas Pendentes que aguardam sua etapa do fluxo de aprovação. Solicitar alterações é como você devolve uma despesa. Com Verificações de despesas, a recomendação de One (como "Aprovação recomendada") é um conselho: você decide.

Como usar

1. Abra a despesa na sua Caixa de entrada ou em Gastos > Despesas de funcionários/as (veja Como encontro as despesas que preciso aprovar?).
2. Verifique o recibo, valor, data, categoria, projeto e alertas como Fora da política (e Duplicado, se você puder ver todas as despesas da empresa).
3. Decida:
   • Aprovar quando tudo estiver certo e seguir sua política: clique em Aprovar. Você verá "Aprovado com sucesso."
     

     

   • Solicitar alterações quando algo estiver faltando ou errado, mas a despesa estiver ok (um recibo borrado, a categoria errada, um projeto ou participantes faltando): clique na seta ao lado de Aprovar, escolha Solicitar alterações, escreva o que corrigir e clique em Solicitar alterações.
     

     

   • Rejeitar apenas quando a empresa não deveria pagá-la de forma alguma (é pessoal, um duplicado ou claramente contra sua política): clique na seta, escolha Rejeitar, explique o motivo em Razões de rejeição e clique em Rejeitar. Você verá “Rejeitado com sucesso.”
     

     

Mais rápido da Caixa de entrada: passe o mouse sobre um pedido na lista e clique em Aprovar (ou Rejeitar) sem abri-lo.

Várias de uma vez: em Gastos > Despesas de funcionários/as, filtre por Aprovações pendentes > Minhas, marque as despesas e clique em Aprovar (ou Rejeitar) na barra na parte inferior. Aprovar aplica imediatamente, sem confirmação.

Aprovar para todo o fluxo (Aprovação global)

Com a permissão de Aprovador Global para Despesas (geralmente finanças), você pode aprovar qualquer despesa pendente mesmo quando não é sua vez, por exemplo, quando o/a aprovador/a está ausente. Abra a despesa, clique em Aprovação global (no dropdown de Aprovar se também for sua vez) e confirme. Isso pula todas as outras etapas de aprovação.

Dicas e Melhores Práticas

Solução de problemas e FAQ

Solução de problemas

O botão Aprovar está desativado.
Se sua empresa usa Verificações de despesas, a aprovação começa assim que as verificações terminam, no máximo 1 hora após a despesa ser enviada. Recarregue a página mais tarde.

Não consigo aprovar uma despesa e aparece uma mensagem sobre um problema com ela.
Factorial verifica a despesa novamente quando você aprova, com as mesmas regras de quando foi enviada. Se algo não passar mais (por exemplo, o valor reembolsável está acima do total do recibo), a aprovação é recusada. Clique em Solicitar alterações para que o/a funcionário/a possa corrigir.

Aprovei (ou rejeitei) uma despesa, mas ainda diz Pendente.
A página pode levar alguns segundos para mostrar o novo status. Espere um momento ou recarregue a página: o Histórico de aprovações já mostra sua etapa como Concluída.

Não vejo Aprovar, Rejeitar ou Solicitar alterações.
A despesa não está esperando por você: está aguardando outro/a aprovador/a, já foi decidida ou está de volta com o/a funcionário/a. Seu status mostra qual.

"Falha ao aprovar a despesa. Recarregue para ver seu status atual."
Outra pessoa decidiu sobre ela, ou seu status mudou enquanto você a tinha aberta. Recarregue a página.

Não consigo devolver apenas uma despesa de um grupo.
Na página do grupo você aprova ou rejeita o grupo todo. Para devolver uma despesa, abra essa despesa do grupo e clique em Solicitar alterações lá.

Algumas despesas não foram aprovadas quando aprovei várias de uma vez.
Se você não consegue aprovar algumas das despesas selecionadas (por exemplo, estão aguardando outra pessoa), Factorial aprova as outras e informa quais foram puladas.

FAQ

1. É necessário um motivo quando eu rejeito ou solicito alterações?

Na tela é opcional, mas sempre adicione um, por exemplo "Por favor, adicione a fatura detalhada com IVA." O/a funcionário/a vê isso nos detalhes da despesa, só pode corrigir o que sabe e isso economiza uma rodada de perguntas. Através de One, um motivo é necessário: One pede se você não fornecer um.

2. Onde meu motivo aparece depois que solicito alterações?

Depois que você clicar em Solicitar alterações, você verá "Alterações solicitadas com sucesso", e seu motivo aparece no topo da despesa. De Gastos > Despesas de funcionários/as, uma janela de Solicitar alterações pede o Motivo antes de você confirmar.

3. O que acontece depois que solicito alterações?

A despesa volta para o/a funcionário/a como Alterações solicitadas, com seu motivo. Quando eles corrigirem e clicarem em Enviar para aprovação, ela volta para você como Pendente.

4. O que acontece depois que aprovo uma despesa?

O/a funcionário/a é notificado/a, e a despesa não pode mais ser editada. Se o fluxo tiver outra etapa, o/a próximo/a aprovador/a recebe o pedido. Se você foi a última/o, a despesa se torna Aprovada e sua equipe de finanças a paga de volta (veja Como reembolsar despesas através da folha de pagamento?, Como reembolsar despesas com um arquivo SEPA? e Como marcar uma despesa como paga, ou desfazê-la?).

5. O que acontece depois que rejeito uma despesa?

Uma rejeição encerra a aprovação. A despesa se torna Rejeitada, o/a funcionário/a é notificado/a com seu motivo, e o/a funcionário/a não pode editar uma despesa rejeitada. Rejeitou por engano? Veja Como consertar uma despesa que foi devolvida ou rejeitada?.

6. Uma despesa tem um alerta de "Fora da política". Posso ainda aprová-la?

Sim. Alertas e Verificações de despesas nunca impedem você de decidir. Adicione um comentário para que o/a funcionário/a e finanças entendam o porquê.

7. Posso desfazer uma aprovação ou uma rejeição?

Não você mesmo/a. Alguém com permissão para redefinir o fluxo de aprovação (geralmente um/a admin ou finanças) pode devolver a despesa para Pendente, na primeira etapa do fluxo. Veja Como consertar uma despesa que foi devolvida ou rejeitada?.

8. Posso marcar uma despesa como paga quando a aprovo?

Não por padrão. Pagar é uma etapa separada com sua própria permissão, geralmente mantida por finanças. Seu/a admin pode dar isso a você. Veja Como marcar uma despesa como paga, ou desfazê-la?.

9. Preciso aprovar se sou também a pessoa que enviou a despesa?

Não. Se você é um/a aprovador/a de uma etapa para sua própria despesa, essa etapa é aprovada automaticamente. O mesmo acontece se você já aprovou uma etapa anterior da mesma despesa, e quando você adiciona uma despesa em nome de alguém cuja/o aprovador/a você é.