O sistema de Chamados permite centralizar e gerenciar todas as solicitações internas dos colaboradores — desde perguntas simples até problemas complexos — em um único sistema. Neste artigo, você aprenderá como o sistema de Chamados do One funciona, quando usá-lo e como gerenciar solicitações de forma eficiente entre equipes.
Visão geral
O sistema de Chamados ajuda você a organizar, acompanhar e resolver solicitações de colaboradores de forma estruturada. Os colaboradores podem fazer perguntas em linguagem natural por meio do One, que fornece uma resposta instantânea com base no conhecimento da empresa ou cria um Chamado para acompanhamento.
As solicitações são categorizadas automaticamente e atribuídas à equipe correta (RH, TI, Finanças, Instalações, etc.), garantindo que nada se perca e que cada solicitação seja tratada com eficiência.
Quando e por que deve ser usado
Utilize o sistema de bilhetes quando:
- Você deseja centralizar todas as solicitações dos colaboradores em um só lugar.
- As solicitações estão dispersas por ferramentas como e-mail ou chat.
- Você precisa de visibilidade sobre o status das solicitações e os tempos de resposta.
- As equipes lidam com perguntas recorrentes ou grandes volumes de solicitações.
- Você deseja melhorar a eficiência e a responsabilidade das respostas.
Como usar
-
O colaborador envia uma solicitação.
- Os colaboradores fazem perguntas através One usando linguagem natural.
- One irá:
- Fornecer uma resposta imediata (se disponível), ou
- Criar um chamado automaticamente
-
Categorização e atribuição automáticas
- O sistema categoriza a solicitação.
- Atribui o chamado à equipe apropriada (por exemplo, RH, TI).
-
Gerenciar o ciclo de vida do chamado
As equipes podem atualizar o status do chamado conforme ele progride:- Aberto
- Em progresso
- Aguardando o solicitante
- Resolvido
-
Acompanhe e responda aos chamados.
- Acesse todos os chamados no painel de controle de chamados.
- Comunique-se diretamente com o solicitante através do chamado.
- Mantenha todas as atualizações em um só lugar para total visibilidade.
-
Analisar o desempenho
Utilize o painel de Insights para monitorar:- Volume de chamados
- Conformidade com o SLA
- Tempos de resolução
Se os colaboradores não estiverem recebendo respostas instantaneamente, certifique-se de que sua base de conhecimento esteja completa e atualizada para que One possa fornecer respostas precisas.
Caso haja chamados em falta ou solicitações perdidas, confirme se os colaboradores estão enviando as solicitações pelo One e não por canais externos.
Dicas e boas práticas
- Mantenha sua base de conhecimento atualizada: quanto mais precisas forem as políticas da sua empresa, mais perguntas One ser respondidas instantaneamente, sem a necessidade de abrir chamados.
- Defina responsabilidades claras: Garanta que cada equipe saiba quais tipos de solicitações ela deve atender.
- Utilize atualizações de status de forma consistente: isso melhora a visibilidade e evita confusão para os colaboradores.
- Monitore solicitações recorrentes: Identifique padrões e aprimore a documentação para reduzir perguntas repetitivas.
Perguntas frequentes
-
Os colaboradores sempre criam um chamado quando fazem uma pergunta?
Não. Se One uma resposta relevante no conhecimento da sua empresa, responderemos instantaneamente. Um chamado só é criado quando são necessárias ações adicionais.
-
Várias equipes podem usar o sistema de chamados?
Sim. O sistema de emissão de chamados foi projetado para uso multifuncional, incluindo RH, TI, Finanças e Instalações.
-
Posso acompanhar quanto tempo leva para resolver as solicitações?
Sim. O painel de insights oferece visibilidade sobre os tempos de resolução e o desempenho do SLA.
-
Quando minha equipe deve começar a usar o sistema de chamados?
O sistema de emissão de chamados já está ativo e pode ser usado imediatamente. Se precisar de ajuda com a configuração, entre em contato com o suporte.