Simplifiez le processus d’approbation en mettant en œuvre des règles prédéfinies qui approuvent automatiquement des types de dépenses spécifiques, éliminant ainsi le besoin de révisions manuelles des types de dépenses répétitives.
Par exemple, si vous approuvez à plusieurs reprises des dépenses de repas inférieures à 30 €, vous pouvez créer une règle et Factorial fera le travail pour vous.
Comment créer des règles intelligentes
Seuls les utilisateurs disposant de l'autorisation « Accéder aux paramètres de dépenses » peuvent créer des règles d'approbation.
- Dans votre barre latérale, accédez à Paramètres
- Faites défiler jusqu'à Finance et cliquez sur Dépenses
- Dans la section Approbations et règles intelligentes , ouvrez ou créez un nouveau groupe d'approbation
- Cliquez sur Nouvelle règle intelligente
- Ajouter un nom de règle
- Définir les conditions : précisez les conditions pour que l’approbation des dépenses soit automatisée :
- Type de dépense : Carte Factorial , frais à la charge du patient ou les deux.
- Catégorie : sélectionnez une ou plusieurs catégories.
- Sous-catégorie (le cas échéant).
- Calendrier : définissez des règles par dépense ou un calendrier : quotidien, hebdomadaire, mensuel ou annuel. Les dépenses comprises dans le calendrier spécifié seront progressivement approuvées jusqu'à ce qu'une dépense dépasse la limite définie. Toute dépense dépassant cette limite sera soumise à une approbation manuelle.
- Devise : seules les dépenses effectuées dans la devise que vous avez définie seront automatiquement approuvées.
- Limite maximale : définissez une limite de montant.
- Cliquez sur Enregistrer
Une fois que vous aurez épargné, toutes les dépenses futures seront affectées par la règle d’approbation.
Les dépenses doivent remplir toutes les conditions définies pour être approuvées automatiquement. Si la dépense ne répond pas à la règle d'approbation automatique, elle sera soumise au processus d'approbation manuelle.
