Como aprobador/a, decides qué sucede con cada gasto que tu equipo envía: apruébalo, devuélvelo para que la persona empleada pueda corregirlo o recházalo. Decisiones claras con una breve razón significan menos preguntas, menos reenvíos y reembolsos más rápidos.

Decide sobre un gasto

Descripción general

Decides sobre los gastos Pendientes que están esperando tu paso en el flujo de aprobación. Solicitar cambios es cómo devuelves un gasto. Con Verificaciones de gastos, la recomendación de One (como "Aprobación recomendada") es un consejo: tú decides.

Cómo usar

1. Abre el gasto desde tu Bandeja de entrada o Gastos > Gastos de empleados (ver ¿Cómo encuentro los gastos que necesito aprobar?).
2. Verifica el recibo, la cantidad, la fecha, la categoría, el proyecto y alertas como Fuera de política (y Duplicado, si puedes ver todos los gastos de la empresa).
3. Decide:
   • Aprobar cuando todo esté correcto y siga tu política: haz clic en Aprobar. Verás "Aprobado con éxito."
     

     

   • Solicitar cambios cuando falte algo o esté mal, pero el gasto esté bien (un recibo borroso, la categoría incorrecta, un proyecto o asistentes faltantes): haz clic en la flecha junto a Aprobar, elige Solicitar cambios, escribe qué corregir y haz clic en Solicitar cambios.
     

     

   • Rechazar solo cuando la empresa no deba pagarlo en absoluto (es personal, un duplicado o claramente en contra de tu política): haz clic en la flecha, elige Rechazar, explica por qué bajo Razones de rechazo y haz clic en Rechazar. Verás “Rechazado con éxito.”
     

     

Más rápido desde la Bandeja de entrada: pasa el cursor sobre una solicitud en la lista y haz clic en Aprobar (o Rechazar) sin abrirla.

Varios a la vez: en Gastos > Gastos de empleados, filtra por Aprobaciones pendientes > Mis, marca los gastos y haz clic en Aprobar (o Rechazar) en la barra en la parte inferior. Aprobar se aplica de inmediato, sin confirmación.

Aprobar para todo el flujo (Aprobación global)

Con el permiso de Aprobador/a global de gastos (generalmente finanzas), puedes aprobar cualquier gasto pendiente incluso cuando no es tu turno, por ejemplo, cuando el aprobador está ausente. Abre el gasto, haz clic en Aprobar globalmente (en el menú desplegable Aprobar si también es tu turno) y confirma. Esto omite todos los demás pasos de aprobación.

Consejos y Mejores Prácticas

Solución de problemas y FAQ

Solución de problemas

El botón Aprobar está deshabilitado.
Si tu empresa utiliza verificaciones de gastos, la aprobación comienza una vez que las verificaciones finalizan, a más tardar 1 hora después de que se envió el gasto. Recarga la página más tarde.

No puedo aprobar un gasto, y muestra un mensaje sobre un problema con él.
Factorial verifica el gasto nuevamente cuando lo apruebas, con las mismas reglas que cuando se envió. Si algo ya no pasa (por ejemplo, el monto reembolsable está por encima del total del recibo), la aprobación es rechazada. Haz clic en Solicitar cambios para que la persona empleada pueda corregirlo.

Aprobé (o rechacé) un gasto, pero aún dice Pendiente.
La página puede tardar unos segundos en mostrar el nuevo estado. Espera un momento o recarga la página: el Historial de aprobación ya muestra tu paso como Completado.

No veo Aprobar, Rechazar o Solicitar cambios.
El gasto no está esperando por ti: está esperando a otro aprobador/a, ya fue decidido, o está de vuelta con la persona empleada. Su estado muestra cuál.

"No se pudo aprobar el gasto. Recarga para ver su estado actual."
Alguien más decidió sobre él, o su estado cambió mientras lo tenías abierto. Recarga la página.

No puedo devolver solo un gasto de un grupo.
En la página del grupo apruebas o rechazas todo el grupo. Para devolver un gasto, abre ese gasto del grupo y haz clic en Solicitar cambios allí.

Algunos gastos no fueron aprobados cuando aprobé varios a la vez.
Si no puedes aprobar algunos de los gastos seleccionados (por ejemplo, están esperando a alguien más), Factorial aprueba los otros y te dice cuáles omitió.

FAQ

1. ¿Se requiere una razón cuando rechazo o solicito cambios?

En pantalla es opcional, pero siempre añade una, por ejemplo "Por favor, añade la factura desglosada con IVA." La persona empleada lo ve en los detalles del gasto, solo puede corregir lo que conoce, y ahorra una ronda de preguntas. A través de One se requiere una razón: One la pide si no das una.

2. ¿Dónde aparece mi razón después de solicitar cambios?

Después de hacer clic en Solicitar cambios, verás "Cambios solicitados con éxito", y tu razón aparece en la parte superior del gasto. Desde Gastos > Gastos de empleados, una ventana de Solicitar cambios pide la Razón antes de que confirmes.

3. ¿Qué pasa después de que solicito cambios?

El gasto regresa a la persona empleada como Cambios solicitados, con tu razón. Cuando lo corrigen y hacen clic en Enviar para aprobación, vuelve a ti como Pendiente.

4. ¿Qué pasa después de que apruebo un gasto?

La persona empleada es notificada, y el gasto ya no puede ser editado. Si el flujo tiene otro paso, el siguiente aprobador/a recibe la solicitud. Si tú fuiste la última/o, el gasto se convierte en Aprobado y tu equipo de finanzas lo paga (ver ¿Cómo reembolso gastos a través de nómina?, ¿Cómo reembolso gastos con un archivo SEPA? y ¿Cómo marco un gasto como pagado, o lo deshago?).

5. ¿Qué pasa después de que rechazo un gasto?

Un rechazo finaliza la aprobación. El gasto se convierte en Rechazado, la persona empleada es notificada con tu razón, y la persona empleada no puede editar un gasto rechazado. ¿Lo rechazaste por error? Ver ¿Cómo arreglo un gasto que fue devuelto o rechazado?.

6. Un gasto tiene una alerta de "Fuera de política". ¿Puedo aún aprobarlo?

Sí. Las alertas y las verificaciones de gastos nunca te detienen de decidir. Añade un comentario para que la persona empleada y finanzas entiendan por qué.

7. ¿Puedo deshacer una aprobación o un rechazo?

No tú misma/o. Alguien con permiso para reiniciar el flujo de aprobación (generalmente un/a administrador/a o finanzas) puede enviar el gasto de vuelta a Pendiente, en el primer paso del flujo. Ver ¿Cómo arreglo un gasto que fue devuelto o rechazado?.

8. ¿Puedo marcar un gasto como pagado cuando lo apruebo?

No por defecto. Pagar es un paso separado con su propio permiso, generalmente otorgado por finanzas. Tu administrador/a puede otorgártelo. Ver ¿Cómo marco un gasto como pagado, o lo deshago?.

9. ¿Necesito aprobar si también soy la persona que presentó el gasto?

No. Si eres aprobador/a de un paso para tu propio gasto, ese paso se aprueba automáticamente. Lo mismo sucede si ya aprobaste un paso anterior del mismo gasto, y cuando añades un gasto en nombre de alguien cuyo aprobador/a eres.