1. ¿Cómo configurar las notificaciones de gastos y en qué escenarios es posible recibir notificaciones? ¿Se pueden desactivar todos los canales de notificación?

Para configurar sus alertas de gastos, dirígete a su Perfil y navega a la sección Notificaciones.

Puedes elegir recibir notificaciones por correo electrónico o móvil para los siguientes escenarios:

• Creación de una nueva tarjeta
• Pago realizado con tarjeta
• Rechazo de una tarjeta
• Solicitud de una nueva tarjeta
• Disponibilidad de un informe de gastos para la exportación
• Aprobación o rechazo de un gasto.

2. ¿Qué pasa si el gasto es rechazado después de haber gastado el dinero?

La empresa tiene la autoridad de determinar el curso de acción cuando un/a manager decide rechazar un gasto realizado con tarjeta. Por ejemplo, puede crear manualmente una deducción en la nómina.

3. ¿Es posible descargar o exportar gastos y sus documentos asociados de forma masiva?

Sí, tienes la opción de descargar o exportar gastos en masa:

1. Ir a la sección Gastos
2. Hacer clic en el menú ubicado en la esquina superior derecha
3. Especificar el formato de archivo deseado, el rango de fechas y si también desea descargar los documentos

4. ¿Qué pasa con los comentarios si rechazo los gastos y luego reinicio el flujo de aprobación?

Al restablecer el flujo de aprobación, también se eliminarán los comentarios asociados a los gastos rechazados. Sin embargo, si decides rechazar el gasto nuevamente, tendrás la oportunidad de proporcionar nuevos comentarios, que serán visibles en el detalle del gasto.

5. ¿Es posible identificar si un gasto ha sido marcado como Pagado?

Sí. Una vez que se haya aprobado el gasto, tienes la opción de marcarlo como Pagado, ya sea en la página de detalles del gasto o de forma masiva en la tabla de Gastos. El/a empleado/a recibirá una notificación que indica que el gasto se ha marcado como Pagado, pero puede que transcurra un tiempo hasta que se reciba el dinero.

6. ¿Es posible reportar un gasto en nombre de otra persona?

Por el momento, no es posible informar gastos en nombre de otra persona.

7. ¿Es posible adjuntar varios archivos al enviar mi reclamo de gastos?

Por supuesto, tienes la opción de agregar varios archivos según sea necesario.

8. ¿Cómo puedo habilitar el TIN del vendedor?

1. Ir a la página de configuración de gastos 
2. Habilitar el interruptor para que esté visible al agregar un gasto
3. Abrir la configuración para hacer que este campo sea opcional u obligatorio

9. ¿Puedo crear o modificar categorías?

Lamentablemente, no es posible agregar ni editar categorías. Sin embargo, aunque no puedes modificar categorías, puedes crear tantas subcategorías como necesites para cada categoría.

10. ¿Es posible registrar el importe del IVA (Impuesto al Valor Agregado)?

Sí. Tienes tres campos disponibles para ingresar la información fiscal: el monto base, el tipo de impuesto y el monto del impuesto. La cantidad de IVA requeridos puede variar según la compra, pero puedes agregar hasta 5 tipos de impuestos.

11. ¿Puedo definir reglas para aprobar automáticamente algunos gastos que coincidan con mi política de gastos? Por ejemplo, un tipo específico de comida por debajo de una determinada cantidad.

Sí, puedes crear una regla para la categoría “Comidas” y la subcategoría “Cena”, definir la cantidad y establecer un período de tiempo.

Y luego, puedes crear otra regla para la categoría “Comidas” y la subcategoría “Desayuno”, definir la cantidad y establecer el período de tiempo.