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FAQ sobre Gestão de despesas

Acesse nosso FAQ para mais informações sobre Gestão de despesas

1. Como configurar as notificações de despesas e para quais cenários é possível receber notificações? Todos os canais de notificação podem ser desativados?

Para configurar os alertas de despesas, vá para o seu Perfil e navegue até a seção Notificações.

Você pode optar por receber notificações por e-mail ou celular para os seguintes casos:

  • Criação de um novo cartão
  • Pagamento feito com cartão
  • Rejeição de um cartão
  • Solicitação de um novo cartão
  • Disponibilidade de relatório de despesas para exportação
  • Aprovação ou rejeição de uma despesa.

Embora você tenha a opção de desativar determinados canais (e-mail ou celular), nem todos eles podem ser desativados. Isso acontece porque as despesas exigem um nível extra de conscientização para garantir o monitoramento eficiente de todos os gastos que ocorrem na sua empresa.

 

 


 

2. E se a despesa for rejeitada após o dinheiro ter sido gasto?

A empresa tem autoridade para determinar o curso de ação quando um(a) gestor(a) opta por rejeitar uma despesa feita com um cartão. Por exemplo, eles podem criar manualmente uma dedução na folha de pagamento.


 

3. É possível baixar ou exportar despesas e documentos associados a elas em massa?

Com certeza! Você pode baixar ou exportar despesas em massa.

  1. Navegue até a seção Despesas
  2. Clique no menu localizado no canto superior direito
  3. Especifique o formato de arquivo desejado, o intervalo de datas e se deseja baixar os documentos também.

 

4. O que acontece com os comentários se eu rejeitar as despesas e depois reiniciar o fluxo de aprovação?

Quando você redefine o fluxo de aprovação, os comentários associados às despesas rejeitadas também são excluídos. Porém, se você decidir rejeitar a despesa novamente, terá a oportunidade de fornecer novos comentários, que ficarão visíveis nos detalhes da despesa.


 

5. É possível identificar se uma despesa foi marcada como Paga?

Com certeza! Depois que a despesa for aprovada, você terá a opção de marcá-la como paga na página de detalhes da despesa, ou em massa na tabela Despesas. O(a) colaborador(a) receberá uma notificação informando que a despesa foi marcada como paga, mas pode levar algum tempo até que o dinheiro seja recebido.


 

6. É possível relatar uma despesa em nome de outra pessoa?

No momento, não é possível relatar despesas em nome de outra pessoa.


 

7. É possível anexar diversos arquivos ao enviar meu relatório de despesas?

Com certeza. Você pode adicionar diversos arquivos conforme sua necessidade.

🇪🇸 Lembre-se de que apenas um documento será considerado válido e assinado para fins fiscais. Portanto, é recomendável digitalizar todas as páginas juntas usando seu aplicativo móvel antes de enviar o documento. Você pode identificar o documento assinado com a etiqueta "eSigned", ou "assinado eletrônicamente".

 

 


 

8. Como posso ativar o NIF (Número de Identificação Fiscal) do fornecedor?

  1. Vá para a página de configurações de Despesas
  2. Ative o botão para que fique visível ao adicionar uma despesa
  3. Abra a configuração para tornar este campo opcional ou obrigatório


 

9. Posso criar ou modificar categorias?

Infelizmente, não é possível adicionar ou editar categorias. Entretanto, embora não seja possível modificá-las, você pode criar quantas subcategorias forem necessárias para cada categoria.


 

10. É possível registar o valor do IVA (Imposto sobre o Valor Agregado)?

Sim, você tem três campos disponíveis para inserir informações fiscais: o valor base, o tipo de imposto e o valor do imposto. O número de IVAs necessários pode variar dependendo da compra, mas você pode adicionar até 5 tipos de impostos.


 

11. Posso definir regras para aprovação automática de algumas despesas que correspondam à minha política de gastos? Por exemplo, um tipo específico de refeição abaixo de um determinado valor.

Sim, você pode criar uma regra para a categoria "Refeições" e a subcategoria "Jantar", definir o valor e estabelecer um período de tempo.

Em seguida, você pode criar outra regra para a categoria "Refeições" e a subcategoria "Café da manhã", definir o valor e definir o período.

As despesas que atenderem a todas as condições definidas serão automaticamente aprovadas. As demais passarão pelo processo de aprovação manual.

Saiba mais sobre regras inteligentes para aprovação automática de despesas

 

 

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