Dónde encontrar documentos
- En la barra lateral, ir a Documentos
- Desde aquí se puede acceder a:
- Públicos
- Internos
- Empleado
- Envíos en masa
- Plantillas de documentos
- Papelera
Documentos Públicos
En la sección “Públicos”, se pueden cargar documentos públicos para que los vea toda la empresa. Si se hacen públicos, todos/as los/as empleados/as podrán verlos.
Para cargar nuevos documentos:
- Hacer clic en Cargar archivos en la esquina superior derecha
- Arrastrar y soltar el documento.
- Hacer clic en Cargar archivos
Documentos Privados
En el apartado "Privados" se pueden gestionar los documentos internos de la empresa. Solo los/as empleados/as con permisos pueden acceder a este espacio.
Cómo subir o enviar a la papelera documentos privados
- Abrir la carpeta en la que se desea agregar documentos
- Hacer clic en Cargar archivos en la esquina superior derecha
- Arrastrar y soltar el documento
- Hacer clic en Subir archivos
Para enviar un archivo a la papelera:
- Hacer clic en (..)
- Seleccionar Mover a la papelera
ELIMINAR PERMANENTEMENTE UN DOCUMENTO
Para eliminar permanentemente un archivo, navegar hasta la sección de papelera, seleccionar el archivo y elegir la opción para eliminarlo permanentemente.
Documentos del/a empleado/a
En la sección "Documentos → Empleados", se pueden aplicar varios filtros para encontrar documentos fácilmente. Esto permite localizar documentos de todos/as los/as empleados/as, acceder a ellos directamente o realizar acciones como cambiar la visibilidad, enviarlos a la papelera, descargarlos, moverlos o enviar recordatorios de firma, ya sea de forma individual o masiva.
Enviar en masa
Puedes enviar varios tipos de documentos de forma masiva utilizando nuestros distintos flujos de trabajo: nóminas, el mismo archivo para todos, archivos personales y plantillas de documentos. Puedes elegir dividir el PDF en documentos separados, dejarlos sin cambios o combinarlos en un único documento.
Obtenga más información sobre Documentos en masa
Crear carpetas y subcarpetas
Para agregar una carpeta
- Ir a la configuración
- En general, abrir Documentos
- Seleccionar el espacio donde desea agregar una nueva carpeta (Empleado, Privado o Público)
- Hacer clic en + Nueva carpeta para agregar una nueva
Para agregar una subcarpeta
- Abrir una carpeta de tu preferencia
- Hacer clic en + Nueva carpeta
- Se creará una subcarpeta dentro de la carpeta principal
Para agregar información adicional a tus documentos, puedes aplicar campos personalizados a cada carpeta y subcarpeta.
Plantillas de documentos
Las plantillas de documentos ahorran tiempo en la gestión de documentos de los/as empleados/as. Esta función permite enviar el mismo documento a varios empleados/as, sustituyendo automáticamente información personal en cada documento final mediante variables.
Obtén más información sobre las plantillas de documentos