Automatische Pausen

Entdecken und verstehen Sie die Funktion automatische Pausen im Zusammenhang mit der Zeiterfassung. Sie können jetzt Ihre Arbeitszeit z.B. für Mittagessen unterbrechen.

Wie kann ich die Pausenfunktion nutzen?

🙌🏼Factorial bietet die Möglichkeit, manuelle Pausen oder automatische Pausen zu verwenden.

Gehen Sie zum Abschnitt Apps
Scrollen Sie nach unten, bis Sie die App Zeiterfassung finden
Klicken Sie auf Einstellungen
Klicken Sie auf die Standardrichtlinie für die Zeiterfassung oder eine Ihrer zuvor erstellten Zeiterfassungsrichtlinien
Wählen Sie den Abschnitt Pausen
Klicken Sie auf Pausen aktivieren

💡Die Grundeinstellung für Pausen werden die manuellen Pausen sein.

Automatische Pausen einrichten

📄Um automatische Pausen einrichten zu können, muss die Funktion für Ihr Konto aktiviert werden. Sie können dann die automatischen Pausen aktivieren, indem Sie den Kippschalter für automatische Pausen im Abschnitt "Pausen" in der Zeiterfassungs-App verwenden - sehen Sie das GIF oben.

Klicken Sie auf das Kästchen für automatische Pausen
Richten Sie die Regeln für Pausenzeiten und -dauer ein.

🚨 Die automatischen Pausen werden ab dem Zeitpunkt ausgelöst, an dem sich Mitarbeiter*innen einstempeln. Sie können bis zu drei Pausen für eine Richtlinie festlegen.

1. Pause nach N Stunden → Pausendauer N Minuten
2. Pause nach N Stunden → Pausendauer N Minuten
3. Pause nach N Stunden → Pausendauer N Minuten

👉🏽Das Zeitformat für die Arbeitsstunden ist dezimal, d. h. 0,25h = 15 min oder 0,5h = 30 min.

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Anwendungsfall - Automatische Pausen

⚠️Automatische Pausen werden von dem Moment an ausgelöst, an dem Arbeitnehmer*innen sich einstempeln. Automatische Pausen werden also nur an den Tagen aktiviert, an denen sich die Arbeitnehmer*innen einstempeln. Wenn Mitarbeiter*innen keine Arbeitsstunden erfasst, im Urlaub ist oder ein Feiertag ist, werden sie nicht angezeigt.

👉🏽Es findet kein automatischer Zeitabzug statt, sondern es wird eine Pausenschicht mit vordefinierter Dauer nach Ablauf einer vordefinierten Arbeitszeit geschaffen.

Eine Mitarbeiterin namens Linda hat beschlossen, sich während eines Arbeitstages ein- und auszustempeln. Die Pausen, die sie eingelegt hat, erscheinen auf ihrem Stundenzettel so, wie sie in den Einstellungen von dem/der Administrator*in festgelegt wurden.

09.00 Uhr - Linda stempelt sich ein
11.00 Uhr - Lindas Arbeitszeit wird unterbrochen und die automatische Pause beginnt
- 2 Stunden nach dem Einstempeln (2 Stunden Arbeit)
- Ihre Schaltfläche "Zurück zur Arbeit" ist aktiviert, löst aber eine Meldung aus, wenn sie angeklickt wird.
11.15 Uhr - Linda beginnt wieder zu arbeiten, die Arbeitszeit wird automatisch erfasst & die Pause ist zu Ende.
- Die Pausenzeit von 15 Minuten wurde automatisch eingehalten
13.15 Uhr - Linda beendet die Arbeit (⇒ 3h 13m)

🔔 Linda hat 4 Stunden gearbeitet und 15 Minuten Pause gemacht.

Automatische Pausen auf den Dashboard und im Abschnitt Einstempeln

🧑🏽Beschäftigte, für die eine automatische Pausenregelung gilt, können die Pausentaste nicht aktivieren.

Der Status "In einer Pause" im Dashboard und im Bereich Einstempeln sollte genau zu dem Zeitpunkt erscheinen, zu dem die Pause stattfindet.
Wenn Mitarbeiter*innen während einer automatischen Pause auf "Zurück zur Arbeit" klicken, wird eine Warnung angezeigt.

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🥐Unterbrechungen sollten in der Zeiterfassung genau zu dem Zeitpunkt erscheinen, zu dem sie stattfinden sollten.

Manuelle Bearbeitung von Zeiterfassungsbögen mit automatischen Pausen

Wenn Mitarbeiter*innen versuchen, die Pausen auf dem Stundenzettel manuell zu bearbeiten und sich dabei nicht an die Regeln für automatische Pausen halten, erhalten sie eine Benachrichtigung.
Wenn eine automatische Pause manuell bearbeitet wurde, wird sie in einem Tooltip auf dem Zeiterfassungsbogen angezeigt.
Wenn Mitarbeiter*innen, die einer automatischen Pausenregelung zugeordnet sind, ihre Schichten manuell ändern (z. B. indem die Startzeit vorverlegt wird), können verschiedene Dinge passieren:
- Wenn die automatische Pause noch nicht stattgefunden hat, wird sie auf dem Stundenzettel zur richtigen Zeit angezeigt.
- Wenn die automatische Pause bereits auf dem Stundenzettel erfasst wurde, müssen Mitarbeiter*innen die Pausenzeit manuell einstellen.

Sie können Ihre Arbeitszeit auch mit der Factorial App erfassen, kompatibel mit iPhone und Android

👉🏽Die Zeiterfassung sollte mit dem Dashboard und den Stundenzetteln konsistent sein.

Rufen Sie die Factorial-App auf Ihrem Handy auf
Gehen Sie zum 🏠
Klicken Sie auf die Option Pause
Wenn Sie Ihre Pause beendet haben, schieben Sie den Regler, um zur Arbeit zurückzukehren

Mitarbeiter*innen müssen den Browser aktualisieren und die App erneut öffnen, damit die neue Schaltfläche "Pause" installiert wird.

Wenn Sie auf den seitlichen Pfeil 🔼 klicken, erhalten Sie einen allgemeinen Überblick über Ihre Pausen.

E-Mail Benachrichtigungen

Wenn Sie die Einstellungen für die automatischen Pausen vornehmen, können Sie ein Häkchen im Kontrollkästchen setzten. So werden Ihre Mitarbeiter*innen über die automatischen Pausen informiert.

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Wenn dieses Kästchen markiert ist, werden Mitarbeiter*innen benachrichtigt, wenn...

... die Regeln für automatische Pausen in der zugewiesenen Zeiterfassungsrichtlinie festgelegt sind.

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... die Regeln für automatische Pausen in den zugewiesenen Zeiterfassungsrichtlinien geändert werden .

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Berechtigungen - Zeiterfassung

👉🏽Beschäftigte mit der Berechtigung, ihre Stundenzettel zu bearbeiten, sollten auch ihre automatischen Pausen bearbeiten können.

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👩‍🏫 FAQ - Automatische Pausen