Erstellen, verwalten und verfolgen Sie mühelos Budgets, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Bleiben Sie innerhalb von Grenzen, verwalten Sie Ausgaben oder sonstige Aufwendungen und treffen Sie fundierte Finanzentscheidungen. Mit Echtzeit-Updates ermöglicht Ihnen Budgets, Ihre Ressourcen zu optimieren und Ihre Finanzziele zu erreichen.
So beginnen Sie mit der Nutzung von Budgets
Die Berechtigung zum Verwalten von Budgets ist für Administratoren standardmäßig aktiviert und ermöglicht ihnen, Budgets zu erstellen und zu verwalten.
So aktivieren Sie die Funktionalität
- Gehen Sie in den Einstellungen zu Berechtigungen
- Erstellen Sie eine Berechtigungsgruppe oder wählen Sie eine vorhandene aus
- Klicken Sie auf Finanzen
- Aktivieren Sie die Berechtigung Finanzbudgets verwalten
- Speichern
So richten Sie Budgeteigentümer ein
Beim Erstellen eines Budgets können Benutzer mit der Berechtigung „Budgets verwalten“ Eigentümer benennen. Diese Eigentümer haben exklusiven Zugriff auf die Budgets, die ihnen gehören, und können diese anzeigen und verwalten. Sie können also nicht auf Budgets zugreifen, denen sie nicht zugeordnet sind.
So erstellen Sie neue Budgets
Nur Benutzer mit der Berechtigung „Budgets verwalten“ können auf den Abschnitt „Budgets“ zugreifen und Budgets erstellen.
- Navigieren Sie in Ihrer Seitenleiste zu Ausgaben → Budgets
- Klicken Sie oben auf + Neues Budget
- Legen Sie die grundlegenden Informationen fest, beispielsweise:
- Rechtsform: Dies definiert die Währung des Budgets, aber Benutzer jeder Rechtsform können Ausgaben dafür melden.
- Titel: Dieser hilft Ihnen, das Budget zu ermitteln.
- Beschreibung: Dies ist optional und ermöglicht Ihnen, zusätzliche Informationen hinzuzufügen.
- Zugriff: Definieren Sie, wer Eigentümer des Budgets sein soll. Standardmäßig ist dies der Ersteller, Sie können jedoch jeden beliebigen Benutzer des Unternehmens ändern und hinzufügen. Diese können alle Budgetinformationen anzeigen, verwalten und bearbeiten.
-
Grenzen:
- Startdatum: Standardmäßig ist das Erstellungsdatum festgelegt, Sie können es jedoch problemlos ändern, wenn Sie den Start des Budgets verzögern müssen.
- Enddatum: Dies ist ein optionales Feld, das nützlich ist, um das Ende des Budgets festzulegen und weitere Ausgabenmeldungen durch Benutzer zu verhindern.
- Zeitrahmen: täglich, wöchentlich, monatlich, vierteljährlich oder jährlich
- Limit : Legen Sie für jeden Zeitraum einen Betrag fest.
- Mitarbeiter: Wählen Sie die Mitarbeiter aus, die das Budget verwenden können. Sie können diesen Schritt überspringen und später ausführen.
So fügen Sie Datensätze hinzu
Alle Mitarbeiter innerhalb des Budgets können sie beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes zu den Ausgaben auswählen.
Bald wird es auch für Kaufanfragen, Software und Schulungen verfügbar sein.
- Wählen Sie beim Erstellen eines neuen Datensatzes ein Budget aus der Liste aus
❗ Einige wichtige Punkte, die Sie beachten sollten:
- Es werden nur die Budgets aufgelistet, zu denen der Ausgabeneigentümer gehört. Das bedeutet, dass die Budgetliste aktualisiert wird, wenn der Berichterstatter den Ausgabeneigentümer ändert. Erfahren Sie mehr über das Melden von Ausgaben im Namen einer anderen Person.
- Bei Ausgaben wird das Dokumentdatum verwendet, um den Aktivitätsstatus des Budgets für dieses bestimmte Datum zu bestimmen. Wenn das Budgetstartdatum beispielsweise der 5. April 2024 ist, können Ausgaben mit einem Dokumentdatum vom 5. April 2024 oder später gemeldet werden. </aside>
Budgetstatus verfolgen
Berechtigte Benutzer können jeden Status bequem im Abschnitt „Budgets“ überwachen, wo sie Zugriff auf umfassende Budgetinformationen haben.
Statusdefinitionen:
- Innerhalb des Budgets: Die Ausgaben bleiben innerhalb des zugewiesenen Budgetlimits. Mit anderen Worten, die Gesamtzahl der gemeldeten Datensätze liegt deutlich unter dem Limit.
- Budgetrisiko : Es deutet darauf hin, dass die Ausgaben sich der Budgetgrenze nähern.
- Über Budget: Die Ausgaben haben das zugewiesene Budgetlimit überschritten. In solchen Fällen wird eine E-Mail-Benachrichtigung an alle Budgetbesitzer gesendet.
Budgetbenachrichtigungen
Personen, die Ausgaben genehmigen, erhalten Warnmeldungen zu Ausgabendetails und Benachrichtigungen, um fundierte Entscheidungen bei der Verwaltung von Ausgaben zu unterstützen.
- E-Mail: Beim Eingang neuer ausstehender Ausgaben wird der aktuelle Status des Budgetlimits angezeigt.
- Ausgabendetails: Es ist ein Status-Tag enthalten, begleitet von einem Tooltip mit Budgetinformationen (Name, gemeldeter Betrag und verfügbarer oder zu viel ausgegebener Betrag).
- Posteingang: Ein Statustag mit zugehörigem Tooltip, der den Budgetstatus widerspiegelt, wird hinzugefügt.