Der Genehmigungsablauf bietet eine zusätzliche Kontroll- und Überwachungsebene für Finanzvorgänge. Sie können ganz einfach Genehmigungsgruppen erstellen und Ebenen für die Genehmigung von SaaS-Zahlungen definieren.
❗Standardmäßig ist für alle Mitarbeiter ein automatischer Genehmigungsfluss eingerichtet. Dies bedeutet, dass Ressourcen automatisch genehmigt werden.
So erstellen Sie einen neuen Genehmigungsablauf
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Einstellungen
- Scrollen Sie nach unten zu „Finanzen“ und wählen Sie „Software“ .
- Klicken Sie unter „Genehmigung“ auf „Neue Genehmigungsgruppe hinzufügen“.
- Fügen Sie einen Genehmigungsgruppennamen und eine Beschreibung hinzu
- Wenn Sie möchten, dass Ressourcen für diese Genehmigungsgruppe automatisch genehmigt werden, aktivieren Sie die Option Gruppe automatisch genehmigen
- Klicken Sie auf Genehmigungsgruppe speichern
Um den Genehmigungsablauf zu definieren
Der Genehmigungsablauf ist in Ebenen gegliedert:
- Jeder Ebene sind ein oder mehrere Genehmiger zugeordnet
- Um zur nächsten Ebene zu gelangen, müssen die Genehmiger der vorherigen Ebene die Anfrage genehmigen
❗Standardmäßig ist der Administrator der Genehmiger der ersten Genehmigungsebene.
So erstellen Sie eine neue Genehmigungsebene:
- Klicken Sie auf Genehmigungsstufe hinzufügen
- Wählen Sie den Genehmigertyp und den Genehmiger aus
- Klicken Sie auf Genehmigungsstufe speichern
- Klicken Sie auf Änderungen speichern – befindet sich in der oberen rechten Ecke
💡 Sie können weitere Genehmiger derselben Genehmigungsebene hinzufügen , indem Sie einfach auf das Plus-Symbol klicken.
Sie können die Genehmigungsebene bearbeiten oder löschen , indem Sie einfach auf das Symbol mit den drei Punkten klicken.
Um Mitarbeiter zum Genehmigungsablauf hinzuzufügen
Sobald Sie den Genehmigungsablauf definiert haben, können Sie den Mitarbeitern Folgendes zuweisen:
- Gehen Sie zur Registerkarte „Mitarbeiter“.
- Klicken Sie auf das +-Symbol in der oberen rechten Ecke
- Wählen Sie die Mitarbeiter aus
- Klicken Sie auf Mitarbeiter zur Genehmigungsgruppe hinzufügen
So genehmigen oder lehnen Sie eine Softwarekartenanfrage ab
💡 Die Genehmiger werden immer per Benachrichtigung und E-Mail benachrichtigt.
Genehmigen oder lehnen Sie eine Anfrage im Abschnitt „Posteingang“ ab
Alle eingegangenen Anfragen finden Sie im Posteingangsbereich von Factorial :
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste auf „Posteingang“ .
- Klicken Sie auf Anfragen
- Dort finden Sie alle eingegangenen Anfragen
Du kannst:
- Klicken Sie auf das Pfeilsymbol, um weitere Details zur Anfrage zu erhalten
- Lehnen Sie die Anfrage einfach ab oder genehmigen Sie sie , indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken. Bitte beachten Sie, dass Sie im Falle einer Ablehnung des Antrags einen Grund für die Ablehnung angeben müssen.
Genehmigen oder lehnen Sie eine Anfrage über das Dashboard ab
- Gehen Sie in Ihrer Seitenleiste zu Dashboard
- Im Posteingangs-Widget platzieren
- Klicken Sie auf die Anfrage
- Überprüfen Sie die Details der Anfrage
- Klicken Sie auf den Pfeil im Kartenbereich
- Genehmigen oder lehnen Sie die Anfrage ab
Genehmigungsbenachrichtigungen
Der Ersteller der Anfrage erhält Benachrichtigungen und E-Mails, die ihn über die zu ergreifenden Maßnahmen und den Status informieren.
💡 Benutzer können den Status der Anfrage auch in der Software-App überprüfen, indem sie die entsprechende Software öffnen.
