Aprobar un gasto no siempre significa lo mismo, depende de si fue creado a partir de una transacción de Tarjeta Factorial o enviado manualmente por un/a empleado/a.
Diferencias clave de un vistazo
| Gastos de tarjeta | Gastos manuales | |
|---|---|---|
| ¿Quién pagó por adelantado? | Empresa (vía Tarjeta Factorial) | Empleado/a |
| ¿Es necesario un reembolso? | No | Sí (vía Nómina o SEPA) |
| ¿Cómo se crea el gasto? | Se extrae automáticamente de la transacción | Enviado manualmente por el empleado (web/móvil) |
| Fuente de datos | Datos de transacción (monto, fecha, comerciante) completados automáticamente + se requiere comprobante | Entrada de empleado/a + prellenado OCR de recibo |
| Control de políticas | Preventivo: límites de tarjetas, restricciones de comerciantes/categorías | Detective: comprobaciones de políticas después del envío |
| Enfoque de aprobación | Verificar el propósito comercial y la recepción | Verificar la corrección, elegibilidad y reembolso |
Revisión de los gastos de la tarjeta
- Revisión más rápida: dado que los gastos con tarjeta se crean automáticamente y ya están validados contra los límites de la tarjeta, su tarea principal es asegurarse de que el recibo esté adjunto y que el gasto tenga un propósito comercial válido.
- Sin paso de reembolso: una vez aprobado, el gasto simplemente se archiva y se vincula a la contabilidad, sin necesidad de procesar nóminas o SEPA.
- Rechazos: Si se rechaza un gasto con tarjeta, el empleado y la empresa deberán decidir cómo se reembolsará a la empresa el pago no aprobado (por ejemplo, deducción de nómina o transferencia directa).
Revisión de gastos manuales
- Los gastos manuales requieren una revisión más detallada, ya que dependen de la información aportada por los/as empleados/as. Verificar:
- Exactitud y validez del recibo.
- Cumplimiento de políticas (por ejemplo, tarifas diarias, reglas de kilometraje).
- Asignación correcta a categoría, proyecto o centro de coste.
- Si se aprueba el gasto se procederá a su reembolso (nómina o SEPA).
Mejores prácticas para los aprobadores
- Prioriza la revisión rápida de los gastos de la tarjeta: el empleado ya ha gastado fondos de la empresa.
- Presta especial atención a los gastos manuales, ya que son estos los que generan los reembolsos reales.
- Utiliza las alertas de gastos de Factorial (fuera de presupuesto, fuera de política) para agilizar la toma de decisiones.
De esta manera, los aprobadores entienden claramente por qué los gastos con tarjeta son más simples, pero más riesgosos si se rechazan, mientras que los gastos manuales conllevan responsabilidad de reembolso.