Centralisez et automatisez vos factures en utilisant notre boite mail dotée d'un système de reconnaissance optique de caractères (OCR). Autorisez notre système à mettre à jour automatiquement les coûts de vos applications en utilisant notre adresse mail dédiée.
Réception des factures des logiciels dans la boite mail
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Accès à la section Factures :
- Naviguez dans votre barre latérale et cliquez sur Dépenses > Factures.
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Récupération de l'adresse mail :
- Copiez l'adresse mail affichée dans le coin supérieur droit.
- Copiez l'adresse mail affichée dans le coin supérieur droit.
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Intégration avec le système de facturation des logiciels :
- Collez cette adresse mail dans la section facturation du logiciel.
- Exemple : Pour recevoir les factures pour Figma, insérez l'adresse mail fournie dans les paramètres de facturation de Figma.
- Voilà, c'est fait ! Désormais, les factures seront reçues dans la boite mail de Factorial.
Utilisation de la boite mail
Vous disposez d'une boite de réception dans laquelle vous pouvez recevoir et consulter toutes les factures de vos applications et logiciels par mail. Elle fonctionne uniquement comme boîte de réception, vous ne pourrez donc pas utiliser cette adresse pour répondre ou envoyer des mails.
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Accès à votre boîte mail :
- Allez dans Dépenses > Factures et cliquez sur Accéder à la boite mail dans le coin supérieur droit.
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Visualisation des factures:
- Ouvrez les mails reçus dans la boite de réception pour accéder aux factures rattachées aux logiciels.
Automatisation du coût des logiciels : processus d'examen et d'approbation
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Navigation dans la gestion des factures :
- Visitez Dépenses > Factures.
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Révision des factures :
- Allez dans l'onglet À réviser pour consulter les factures entrantes.
- Ouvrez une facture pour consulter les champs pré-remplis traités par l'OCR.
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Processus d'approbation :
- Vérifiez et complétez toutes les informations manquantes.
- L'option Associer la ressource (logiciel) est requise.
- Cliquez sur Approuver pour déplacer la facture vers l'onglet Approuvé.
Le montant de la facture sera automatiquement affiché dans la section coût du logiciel. Vérifiez-le !
Il est nécessaire d'effectuer une opération manuelle pour vérifier et associer le fournisseur, ce qui revient à le relier au logiciel, uniquement la première fois que vous recevez une nouvelle facture d'un nouveau fournisseur. Une fois le fournisseur connecté avec le logiciel, les futures factures provenant de ce fournisseur seront automatiquement affichées dans la section coûts du logiciel.
Comprendre les statuts de facture
- En cours : les factures sont en cours de traitement par le système OCR et aucune action ne peut être entreprise pour le moment.
- À examiner : la personne responsable des logiciels doit ouvrir la facture, vérifier les champs pré-remplis, compléter les champs restants et approuver la facture.
- Approuvé : ici, vous trouverez toutes les factures qui ont été approuvées. Le coût de ces factures sera automatiquement reflété sur la page des logiciels.
Ajout manuel du coût depuis la page des logiciels
Bien que la forme la plus efficace de mise à jour de la gestion des coûts des logiciels soit l'utilisation de notre système de suivi des factures, vous pouvez toujours télécharger manuellement la facture à partir de la page des logiciels.
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Ajouter via la page Logiciels :
- Allez sur la page dédiée aux logiciels.
- Cliquez sur Nouveau coût
- Importer et approuver :
- Importez la facture du logiciel et cliquez sur Sauvegarder.
- Vérifiez et complétez tous les champs nécessaires.
- Cliquez sur Approuver pour finaliser.
- Le montant de la facture s'affiche automatiquement.
Les importations manuelles constituent une alternative lorsque cela est nécessaire, mais nous recommandons l'automatisation avec notre système de suivi des factures pour un suivi transparent des coûts.