Les flux d'approbation vous permettent de définir qui doit examiner et autoriser les demandes de cartes logicielles avant qu'elles ne soient émises. Vous pouvez configurer des approbations à plusieurs niveaux et attribuer des employés(es) à des groupes spécifiques en fonction des besoins de votre entreprise.
Par défaut, un flux d'approbation automatique est configuré pour tous les employés(es). Cela implique que les ressources seront automatiquement approuvées.
Pour créer un nouveau Groupe d'approbation
- Dans votre barre latérale, allez dans Paramètres
- Faites défiler jusqu'à Finances et sélectionnez Logiciels
- Dans Approbation, cliquez sur Ajouter un nouveau groupe d'approbation
- Ajoutez un Nom du groupe d'approbation et une Description
- Si pour ce groupe d'approbation vous souhaitez que les ressources soient automatiquement approuvées, activez l'option Groupe d'approbation automatique
- Cliquez sur Enregistrer le groupe d'approbation
Pour définir le flux d'approbation
Le flux d'approbation est structuré en niveaux :
- Un(e) ou plusieurs approbateurs(rices) sont attribués(es) à chaque niveau
- Pour passer au niveau suivant, les approbateurs(rices) du niveau précédent doivent approuver la demande
Par défaut, l'administrateur(rice) est l'approbateur(rice) du premier niveau d'approbation.
Pour créer un nouveau niveau d'approbation :
- Cliquez sur Ajouter un niveau d'approbation
- Sélectionnez le Type d'approbateur(rice) et l'Approbateur(rice)
- Cliquez sur Enregistrer le niveau d'approbation
- Cliquez sur Enregistrer les modifications - Situé dans le coin supérieur droit
Vous pouvez ajouter d'autres approbateurs(rices) au même niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône plus.
Vous pouvez modifier ou supprimer le niveau d'approbation en cliquant simplement sur l'icône à trois points.
Pour ajouter des employés(es) au flux d'approbation
Une fois que vous avez défini le flux d'approbation, vous êtes prêt(e) à attribuer les employés(es) :
- Allez à l'onglet Employés
- Cliquez sur Ajouter des employés situé dans le coin supérieur droit
- Sélectionnez les personnes
- Cliquez sur Ajouter des employés(es) au groupe d'approbation
Pour approuver ou rejeter une demande de carte logicielle
Les approbateurs(rices) sont toujours notifiés(es) par notification et e-mail.
Approuver ou rejeter une demande depuis la section Boîte de réception
Toutes les demandes reçues se trouvent dans la section Boîte de réception de Factorial :
- Dans votre barre latérale, allez dans Boîte de réception
- Cliquez sur Demandes
- Là, vous trouverez toutes les demandes reçues
Vous pouvez :
- Cliquer sur l'icône en forme de flèche pour plus de détails concernant la demande
- Rejeter ou approuver facilement la demande en cliquant sur le bouton respectif. Veuillez noter que si vous rejetez la demande, vous devrez fournir une raison pour le rejet.
Notifications d'approbation
Le(la) créateur(rice) de la demande recevra des notifications et des e-mails l'informant des actions à entreprendre et du statut.
Les utilisateurs(rices) peuvent également vérifier le statut de la demande dans l'application Logiciels en ouvrant le logiciel concerné.
