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Como educar sua equipe sobre o uso adequado do módulo Despesas

Aprenda a treinar adequadamente sua equipe na utilização do módulo Despesas para maior eficiência e precisão nos relatórios financeiros.

Ensinar seus funcionários a usar o módulo Despesas da Factorial corretamente é fundamental para processos tranquilos e reembolsos rápidos. Aqui estão os pontos mais úteis para comunicar às suas equipes, dependendo da função de cada um na empresa.


Para funcionários (envio de despesas)

O que eles devem saber:

  • Sempre anexe um recibo (foto ou PDF) no momento em que você criar a despesa, não depois.
  • Escolha a categoria correta (por exemplo, Refeições, Transporte, Acomodação) - isso garante que as finanças possam ser conciliadas rapidamente.
  • Adicione uma descrição clara com o propósito do negócio (quem, o quê, por quê) - evite escrever apenas “Almoço”.
  • Envie as despesas imediatamente após o pagamento, de preferência na mesma semana.
  • Respeite os limites da política (por exemplo: 25 EUR/dia para refeições, 50 EUR/noite para hotel).
  • Verifique o status no Factorial em vez de buscar financiamento: você pode ver se ele está pendente, aprovado ou precisa de alterações.

Conselhos importantes a serem dados aos funcionários:

Pense no seu envio de despesas como se fosse uma breve história: qual foi a despesa, qual o valor e se podemos ver claramente o comprovante (recibo)? Se o departamento financeiro puder responder a essas três perguntas imediatamente, seu reembolso será mais rápido.

 

 


Para Gerentes / Aprovadores

O que eles devem saber:

  • Revise as aprovações rapidamente : atrasos bloqueiam reembolsos e geram frustração.
  • Verifique se os recibos estão legíveis e se a categoria corresponde ao tipo de despesa.
  • Verifique a clareza do propósito comercial . Se não estiver claro, solicite alterações.
  • Respeite o SLA da empresa (por exemplo, aprove ou solicite alterações em até 48 horas).
  • Evite aprovar demais . Se não tiver certeza, peça esclarecimentos ao funcionário em vez de repassá-los.

Conselhos importantes a serem dados aos gerentes:

Seu papel não é apenas aprovar, mas garantir que as despesas estejam em conformidade e sejam justas. Aprovar com cuidado agora evita que o departamento financeiro resolva problemas mais tarde.

 

 


Para Finanças / Administradores

O que eles devem saber:

  • Mantenha as categorias simples para que os funcionários não fiquem confusos (evite muitas subcategorias).
  • Defina campos obrigatórios para categorias sensíveis (como jantares com clientes ou viagens) para garantir a conformidade.
  • Use visualizações e exportações salvas para acelerar a reconciliação.
  • Comunique as atualizações de políticas claramente dentro Factorial e no Slack/Teams - não confie no boca a boca.
  • Faça auditorias regularmente - faça verificações pontuais em categorias de alto valor ou frequentes para detectar erros precocemente.

Conselhos importantes para contar sobre finanças:

Sua configuração determina a facilidade com que os funcionários fazem a coisa certa. Políticas mais simples e categorias claras significam menos erros e fechamento mais rápido no final do mês.

 

 


Para administradores / RH / TI

O que eles devem saber:

  • Atribua os fluxos de aprovação corretos para que cada funcionário saiba quem analisa suas despesas.
  • Garanta que o acesso esteja correto (os gerentes podem aprovar, os funcionários podem enviar, o financeiro pode exportar).
  • Mantenha as descrições dos fluxos de aprovação claras para que os usuários entendam a lógica (por exemplo, 'Fluxo da equipe de vendas - Gerente + Finanças').
  • Habilite SSO e integrações para reduzir problemas de login ou sincronização.

Conselhos importantes para dar aos administradores/RH/TI:

Seu papel é garantir que todos tenham o acesso correto e saibam para onde vão suas despesas após o envio. A clareza evita confusões e solicitações de suporte desnecessárias.

 

 


Regras de ouro comuns (para todos)

  • Os recibos são obrigatórios : sem recibo, não há reembolso.
  • Envie rápido - quanto antes, mais fácil de lembrar e justificar.
  • Seja claro : descreva a despesa.
  • Respeite a ordem de aprovação - não ignore seu aprovador, Factorial encaminhará automaticamente.
  • Verifique o status no aplicativo - evite acompanhamento manual, todas as atualizações ficam visíveis dentro Factorial .

 

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