In Factorial gli approvatori possono approvare le spese, richiedere modifiche, rifiutarle o contrassegnarle come pagate. Avvisi e azioni in blocco contribuiscono a semplificare il processo, garantendo al contempo la conformità alle policy aziendali. Una volta consultate le spese in attesa di revisione, è possibile decidere il passaggio successivo per ciascuna di esse. Factorial offre 4 opzioni principali:

1. Approvare una spesa

1. Nella barra laterale, vai su Spese → Spese
2. Apri la spesa dall'elenco
3. Rivedere la ricevuta, i dettagli (importo, data, progetto, categoria) e gli eventuali avvisi ( Fuori politica o Fuori budget ).
4. Se tutto è corretto, clicca su Approva
5. La spesa passa alla fase successiva:
   • Un altro livello di approvazione, se applicabile
   • Approvazione finale, se sei l'ultimo approvatore

2. Richiedi modifiche

1. Nella barra laterale, vai su Spese → Spese
2. Apri la spesa dall'elenco
3. Fare clic su Richiedi modifiche se i dettagli sono mancanti o errati (ad esempio, categoria errata, ricevuta incompleta)
4. Aggiungi un commento che spieghi cosa deve essere aggiornato
5. La spesa viene restituita al dipendente con stato Modifiche richieste
6. Il dipendente riceve una notifica

3. Rifiutare una spesa

1. Nella barra laterale, vai su Spese → Spese
2. Apri la spesa dall'elenco
3. Utilizzare Rifiuta se la spesa non deve essere rimborsata (ad esempio, non è conforme alla politica aziendale)
4. Fornire una motivazione nella casella dei commenti, in modo che il dipendente comprenda la decisione
5. La spesa rimarrà visibile nel sistema con lo stato Rifiutato

5. Segna come pagato

Se sei l'approvatore finale, puoi chiudere la spesa contrassegnandola come Pagata .

1. Nella barra laterale, vai su Spese → Spese
2. Apri la spesa dall'elenco

Le spese pagate sono quelle che sono già state rimborsate al dipendente tramite uno dei metodi supportati:

• Rimborso busta paga : l'importo viene aggiunto direttamente alla successiva busta paga del dipendente
• Pagamento SEPA - La finanza esporta la spesa in un file SEPA per il bonifico bancario diretto

Gestire avvisi ed eccezioni

Quando si esamina una spesa, Factorial evidenzia automaticamente i problemi che potrebbero richiedere un'analisi più approfondita:

• Fuori norma : la spesa viola una delle regole di spesa della tua azienda (ad esempio, supera la diaria giornaliera, categoria errata).
• Fuori budget : la spesa spingerebbe il progetto/team/centro di costo oltre il budget assegnato.

Approvazioni in blocco

Gli approvatori possono intervenire su più spese contemporaneamente:

1. Nella barra laterale, vai su Spese → Spese
2. Filtro per approvazioni in sospeso
3. Seleziona più spese e applica un'azione (ad esempio, Approva tutto)
4. Factorial ti avviserà se una spesa selezionata include avvisi ( Fuori politica o Fuori budget ). Esaminali attentamente prima di applicare azioni in blocco.