Wir geben Ihnen die Kontrolle darüber, welche Daten synchronisiert werden und wann sie synchronisiert werden—dieser Prozess ist nicht automatisch. Sie können die Synchronisation im Lohnabrechnungsbereich von Factorial durchführen.
Neueinstellungen
Wenn ein neuer Mitarbeiter in Factorial angelegt wird, erscheint automatisch ein Update im Abschnitt Lohnabrechnung > Mitarbeiteraktualisierungen..
- Öffnen Sie die Mitarbeiteraktualisierung und überprüfen Sie die Informationen des Mitarbeiters.
- Validieren Sie die Angaben, indem Sie sicherstellen, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind
- Wenn alles korrekt ist, klicken Sie auf die Schaltfläche „Mitarbeiter in DATEV anlegen“, um die Daten zu synchronisieren.
Wichtig: Einige Mitarbeiterfelder sind für die Synchronisation mit DATEV obligatorisch. Wenn erforderliche Informationen fehlen, sehen Sie eine Benachrichtigungsleiste, die auf die fehlenden Felder hinweist.
Mitarbeiter-Updates
Wann immer die Details eines Mitarbeiters in Factorial geändert werden, erstellt das System ein Update im Abschnitt Lohnabrechnung > Mitarbeiteraktualisierungen.
- Öffnen Sie die Mitarbeiteraktualisierung und überprüfen Sie die vorgenommenen Änderungen.
- Validieren Sie die Informationen, um sicherzustellen, dass die aktualisierten Daten korrekt sind.
- Nach der Bestätigung klicken Sie auf „Nach DATEV synchronisieren“, um das Update zu senden.
Abwesenheiten
Wenn die Abwesenheit eines Mitarbeiters genehmigt wird, wird ein neues Update unter „Gehaltsabrechnung“ > „Mitarbeiter-Updates“ angezeigt.
- Öffnen Sie das Mitarbeiter-Update, um die Abwesenheitsdetails zu überprüfen.
- Nachdem Sie die Daten überprüft haben, klicken Sie auf „Abwesenheit in DATEV erstellen“, um die Abwesenheitsdaten zu synchronisieren.
Elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU)
Voraussetzung: Aktivierung des Lohndatenaustauschserv.
- Wenn eine Mitarbeitender eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (Krankmeldung) einreicht, wird dies über die Abwesenheitsseite erstellt. Sofern das Kästchen „eAU-Anfrage nicht senden“ nicht ausgewählt ist, wird die eAU an DATEV übermittelt, und diecvorgesetzte muss auf die Rückmeldung von DATEV warten..
2. Nachdem die Krankmeldung eingereicht wurde, kann die Führungskraft den Status der eAU als „Ausstehend“ einsehen. Factorial überprüft täglich Updates von DATEV. Es kann mehrere Tage dauern, bis DATEV eine Rückmeldung gibt.
3. Sobald DATEV die Anfrage bearbeitet und eine Rückmeldung an Factorial gesendet hat, wird der Status der Krankmeldung entsprechend aktualisiert.
Zulagen und Zuschläge
Um Zulagen und Zuschläge zu verwalten, gehen Sie zum Abschnitt Lohnabrechnung > Lohnabrechnung starten. Hier können Sie sowohl vertraglich bedingte als auch manuell hinzugefügte Zulagen und Zuschläge während des Lohnabrechnungszyklus verwalten.
- Klicken Sie auf „Lohnabrechnung starten“, um den Lohnabrechnungsprozess zu initiieren.
- Fügen Sie alle relevanten Zulagen und Zuschläge für jeden Mitarbeiter hinzu.
- Nachdem Sie die Zulagen und Zuschläge validiert haben und sie bereit zur Synchronisation sind, klicken Sie auf „Weiter“, um fortzufahren.
- Sie erhalten eine Bestätigungsnachricht, die Sie auffordert, zum „Lohnberechnungs“Schritt fortzufahren, der die Synchronisation der Zulagen und Zuschläge mit DATEV auslöst.
