Approvare una spesa non significa sempre la stessa cosa, a seconda che sia stata creata da una transazione con Factorial Card o inviata manualmente da un dipendente .
Differenze chiave a colpo d'occhio
| Spese della carta | Spese manuali | |
|---|---|---|
| Chi ha pagato in anticipo? | Azienda (tramite Carta Factorial ) | Dipendente |
| È necessario un rimborso? | NO | Sì (tramite busta paga o SEPA) |
| Come si crea una spesa? | Addebitato automaticamente dalla transazione | Inviato manualmente dal dipendente (web/mobile) |
| Fonte dei dati | Dati della transazione (importo, data, commerciante) compilati automaticamente + prova richiesta | Input del dipendente + precompilazione OCR della ricevuta |
| Controllo delle politiche | Preventivo: limiti della carta, restrizioni del commerciante/categoria | Detective: controlli delle policy dopo l'invio |
| Focus sull'approvazione | Verificare lo scopo commerciale e la ricevuta | Verificare la correttezza, l'idoneità e il rimborso |
Revisione delle spese della carta
- Revisione più rapida : poiché le spese con carta vengono create automaticamente e già convalidate rispetto ai limiti della carta, il tuo compito principale è assicurarti che la ricevuta sia allegata e che la spesa abbia uno scopo commerciale valido .
- Nessuna fase di rimborso : una volta approvata, la spesa viene semplicemente archiviata e collegata alla contabilità, senza bisogno di elaborare buste paga o SEPA.
- Rifiuti : se si rifiuta una spesa con carta, il dipendente e l'azienda devono decidere come rimborsare all'azienda il pagamento non approvato (ad esempio, trattenuta sulla busta paga o bonifico diretto).
Revisione delle spese manuali
- Le spese manuali necessitano di un'analisi più approfondita poiché dipendono dal contributo dei dipendenti. Controllare:
- Esattezza e validità della ricevuta.
- Rispetto delle politiche (ad esempio tariffe giornaliere, regole sul chilometraggio).
- Assegnazione corretta alla categoria, al progetto o al centro di costo.
- Se approvata, la spesa verrà rimborsata (busta paga o SEPA).
Buone pratiche per gli approvatori
- Dare priorità alla rapida revisione delle spese effettuate con la carta : il dipendente ha già speso fondi aziendali.
- Prestate particolare attenzione alle spese manuali , poiché sono quelle che danno origine ai veri rimborsi.
- Utilizza gli avvisi di spesa di Factorial (fuori budget, fuori policy) per accelerare il processo decisionale.
In questo modo, gli approvatori comprendono chiaramente perché le spese con carta sono più semplici ma più rischiose se rifiutate , mentre le spese manuali comportano la responsabilità del rimborso .