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Come collegare le spese a progetti e sottoprogetti

Assegna le spese a progetti e sottoprogetti per un monitoraggio accurato delle spese

Utilizzando questa funzione, ora puoi assegnare una spesa al progetto e sottoprogetto corrispondente in modo da poter in seguito rispondere a domande come: quanto spende l'azienda in spese per questo progetto specifico?

I gestori delle spese possono richiedere ai dipendenti di collegare le loro spese al progetto o sottoprogetto appropriato abilitando un campo specifico nel modulo spese.

 

Come aggiungere il campo progetto al modulo spese

  1. Dalla barra laterale, vai in Impostazioni
  2. Scorri verso il basso fino a Finanze
  3. Clicca su Spese
  4. Apri il modulo Spese in cui desideri aggiungere il campo del progetto
  5. Abilita Progetti

Il campo Progetti può essere configurato come opzionale o obbligatorio.

  • Se configurato come obbligatorio, il dipendente e/o il responsabile delle spese dovranno selezionare un Progetto e un Sottoprogetto per ogni spesa.
  • Il sottoprogetto è obbligatorio solo se un progetto ha dei sottoprogetti.
  • Senza queste informazioni, la spesa non può essere inviata per l'approvazione e non può essere approvata.
  • Il dipendente deve essere assegnato a un Progetto o a un Sottoprogetto per poterlo selezionare.
 

 


 

Come rendicontare una spesa di progetto/sottoprogetto

  1. Dalla barra laterale, vai a Le mie spese
  2. Clicca su Aggiungi spesa
  3. Seleziona se si tratta di una spesa regolare o di una spesa in base al chilometraggio
  4. Se hai un documento da caricare, caricalo, altrimenti clicca su Salta il passaggio
  5. Compila le informazioni
  6. Seleziona il progetto
  7. Se presente, seleziona il sottoprogetto
  8. Compila le informazioni rimanenti
  9. Fai clic su Invia per approvazione

💡 Sono visibili solo i progetti aperti assegnati al dipendente che segnala la spesa.

 

 

Come filtrare le spese per progetti

I gestori delle spese possono filtrare per Progetti nella visualizzazione dell'elenco spese, per potersi focalizzare meglio sulla revisione delle spese per un progetto specifico.

  1. Dalla barra laterale, fai clic su Spese
  2. Fai clic su Aggiungi filtro
  3. Seleziona Progetto
  4. Scegli il progetto in base al quale desideri filtrare

 

Come esportare le informazioni di spesa riguardanti progetti e sottoprogetti 

I gestori delle spese possono scaricare ed esportare le informazioni sulle spese e visualizzare una colonna con il progetto e il sottoprogetto a cui è collegata ciascuna spesa.

  1. Dalla barra laterale, vai in Spese
  2. Fai clic sull'icona dei tre puntini, nell'angolo in alto a destra
  3. Scegli Esporta il download
  4. Seleziona il:
    • Formato di esportazione (CSV o XLSX)
    • Data di inizio e data di fine
    • Scegli se includere eventuali documenti
  5. Clicca su Esporta spese

💡 Riceverai un'e-mail con l'esportazione.

 

 

Come verificare il costo per ogni progetto

I gestori delle spese possono utilizzare report personalizzati per creare grafici per analizzare il numero di spese associate a ciascun progetto/sottoprogetto.

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