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A proposito dei gruppi spese

Scopri come creare, gestire e approvare gruppi spese

Dalla creazione di un nuovo gruppo all'invio per l'approvazione, questo articolo fornisce istruzioni dettagliate e preziosi approfondimenti per semplificare il processo di gestione delle spese.

 

Come creare un nuovo gruppo

  1. Dalla barra laterale, vai in Le mie spese e fai clic su Aggiungi
  2. Seleziona Gruppo
  3. Inserisci un titolo per il gruppo. Questo campo è obbligatorio e ti aiuterà a identificare il gruppo
  4. Fai clic su Crea
  5. Questo è tutto! Il gruppo è stato creato e lo stato è Bozza. Devi solo aggiungere le spese regolari o relative al chilometraggio, rivedere l'importo totale da rimborsare e, quando sei pronto/a, inviare il gruppo per l'approvazione.

 

Come aggiungere spese al gruppo

Esistono due modi in cui è possibile aggiungere spese:

  • Dal gruppo di spesa:
    1. Clicca su + Aggiungi spesa
    2. Seleziona Spesa ordinaria o Chilometraggio
    3. Compila le informazioni richieste
  • Dalla lista delle spese:
    1. Vai alla scheda Le mie spese
    2. Clicca sui tre punti nella riga o seleziona tutte le spese correnti che desideri
    3. Seleziona l'opzione Aggiungi al gruppo. Apparirà una finestra modale per selezionare una bozza di gruppo o crearne uno nuovo

❗Se hai aggiunto una spesa per errore puoi:

  • Puoi eliminare qualsiasi spesa manuale. Le spese provenienti da carte Factorial non possono essere eliminate ma puoi rimuoverle dal gruppo.
  • Puoi rimuovere dal gruppo qualsiasi spesa manuale o proveniente da Carte Factorial. Dopo aver rimosso le spese, le troverai nella scheda Spese.
 

 

Come aggiungere dettagli a un gruppo

  1. Apri un gruppo di spese
  2. Clicca sulla carta sul lato destro
  3. Da lì puoi:
    • Modificare il titolo del gruppo
    • Aggiungere o modificare la descrizione
    • Aggiungere documenti che convalidano il gruppo. Ad esempio biglietti aerei, certificati di assistenza, ecc.

 

Come inviare il gruppo per l'approvazione

Una volta che il tuo gruppo spese è pronto e tutti i campi obbligatori per ciascuna spesa sono completati, puoi facilmente inviarlo per l'approvazione semplicemente facendo clic su un pulsante:

  1. Apri il gruppo Spese
  2. Fare clic su Invia per l'approvazione nell'angolo in alto a destra

 


 

Come approvare o rifiutare un gruppo spese

Il responsabile delle spese riceverà una sola notifica una volta che l'utente ha inviato il gruppo spese per l'approvazione.

 
  1. Dalla barra laterale, vai in Spese e seleziona la scheda Gruppo
  2. Apri un gruppo
  3. Vedrai tutte le spese che un gruppo comprende, l'importo totale e gli importi rimborsabili e non rimborsabili.
  4. Puoi:
    • Fare clic sui pulsanti Approva o Rifiuta in alto. Ciò influenzerà tutte le spese incluse in quel gruppo.
    • Selezionare o aprire le spese per approvarle o rifiutarle individualmente. Ciò significa che puoi rifiutare una spesa ma approvare tutte le altre.

❗ Dopo aver rifiutato una spesa, puoi anche eliminarla in caso sia una spesa manuale. Le spese effettuate con carte Factorial non possono essere eliminate.

 

 

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