Gestionar els permisos dels documents és essencial per protegir la informació confidencial i garantir que les persones adequades tinguin el nivell d'accés correcte. Amb aquesta actualització, pots separar les accions de supressió dels permisos d'edició al mòdul Documents, cosa que et dóna més control sobre com es gestionen els documents.
En aquest article, aprendràs com funcionen els permisos d'eliminació, quan s'han d'utilitzar i com configurar-los per al teu equip.
Visió general
Anteriorment, els/les usuaris/es que tenien permís per editar documents també els podien suprimir. Això incloïa moure documents a la paperera, restaurar-los o suprimir-los permanentment.
Amb aquesta actualització, els permisos d'eliminació són independents dels permisos d'edició. Pots assignar drets d'eliminació per separat, cosa que permet un control més precís sobre la gestió de documents.
Hi ha tres permisos d'eliminació disponibles:
- Suprimeix documents : Controla la supressió general dels documents dels/les empleats/des
- Suprimeix els documents dels/les empleats/des sense carpeta : Controla la supressió dels documents que no estan assignats a cap carpeta
- Suprimeix els documents dels/les empleats/des per carpeta : Controla els permisos de supressió a nivell de carpeta
A més, la visibilitat de la paperera i les accions relacionades amb l'eliminació ara depenen d'aquests permisos.
Quan i per què s'ha d'utilitzar
Aquesta funció és especialment útil quan:
- Vulguis que els/les gerents o els/les responsables d'equip editin documents sense poder-los suprimir
- Calgui reduir el risc d'eliminació accidental o no autoritzada
- Vulguis definir permisos més granulars per carpeta o tipus de document
- Vulguis un control més estricte sobre la documentació sensible o relacionada amb el compliment normatiu
Com s'utilitza
- Ves a Configuració
- Fes clic a Permisos
- Selecciona el grup que vols configurar
- Navega a Documents
- Obre la secció Documents dels empleats
- Localitza les noves opcions de permisos d'eliminació:
- Eliminar documents
- Eliminar documents d'empleats/des sense carpeta
- Eliminar els documents dels/les empleats/des per carpeta
- Activa o desactiva cada permís segons el nivell d'accés que vulguis concedir
- (Opcional) Configura els permisos a nivell de carpeta si fas servir Eliminar per carpeta
- Fes clic a Desar
Un cop configurat:
- Només els/les usuaris/es amb permisos de supressió podran moure els documents a la paperera, restaurar-los o suprimir-los permanentment
- La paperera només serà visible per als/les usuaris/es amb permisos d'eliminació
Si pots editar documents però no els pots suprimir, assegura't que el permís Eliminar documents estigui habilitat per al teu rol. Els permisos d'edició i supressió ara es gestionen per separat.
La paperera només és visible si tens permisos d'eliminació. Si no la veus i creus que hi hauríes de tenir accés, posa't en contacte amb l'administrador/a.
Si els/les usuaris/es han perdut l'accés d'eliminació després de l'actualització, és perquè un reompliment ha copiat automàticament els permisos d'edició anteriors en permisos d'eliminació. Si l'accés ha canviat, comprova si els permisos s'han actualitzat manualment posteriorment.
Consells i bones pràctiques
- Revisa els rols existents després de l'activació per assegurar-te que els permisos s'ajusten a les polítiques de la teva empresa
- Atorga permisos d'eliminació només a rols de confiança (per exemple, administradors de recursos humans)
- Utilitza permisos basats en carpetes per protegir documents confidencials
- Audita regularment els permisos per evitar accessos no desitjats
Preguntes freqüents
-
Els/les usuaris/es existents perdran els permisos d'eliminació després d'aquest canvi?
No. Un reemplaçament garanteix que els/les usuaris/es que anteriorment tenien permisos d'edició també tindran permisos de supressió per defecte.
-
Puc permetre l'eliminació sense permetre l'edició?
Sí. Ara es poden habilitar els permisos de supressió independentment dels permisos d'edició.
-
Els permisos d'eliminació també s'apliquen als mòbils?
Sí. Les accions de supressió, trasllat a la paperera i restauració, tant al web com al mòbil, segueixen les mateixes regles de permisos.
-
Puc controlar els permisos d'eliminació per carpeta?
Sí. Pots assignar permisos de supressió a nivell de carpeta mitjançant l'opció Eliminar els documents dels/les empleats/des per carpeta .