L' Onboarding Agent entrega cada nou onboarding a ONE, que segueix les instruccions que escrius sobre com la teva empresa dóna la benvinguda als nous contractats. Utilitza-ho quan vulguis que cada onboarding s'obri, es rastregi i es faci avançar per tu, amb el teu equip només entrant on l'agent no té eines.

Funcionalitat

Visió general

Describes el teu procés d'onboarding una vegada: els passos, la persona encarregada de cada un, les dates i els recordatoris. Ho pots escriure tu mateix/a o construir-ho amb ONE. A partir d'aleshores, per a cada nou contractat, l'agent:

• Obre un sol tiquet d'onboarding.
• Afegeix una tasca per a cada pas de les teves instruccions.
• Realitza els passos per als quals té eines.
• Dona cada altre pas a una persona nomenada com a tasca.

Aquest article tracta només de l'agent. Els Onboarding que s'executen sense ell utilitzen les teves configuracions d'onboarding en el seu lloc (vegeu Comprendre les configuracions d'onboarding).

El que necessites

Permisos

El que l'agent necessita

• Política d'equips i Política de compres, ambdues publicades. L'agent només compra dins d'elles. Si alguna falta, no compra res i crea una tasca per al propietari de TI.
• Un proveïdor de correu electrònic connectat, de manera que pugui crear bústies de treball (vegeu Connecta el teu proveïdor de correu electrònic).
• Regles de provisionament publicades per a la bústia i comptes de SaaS que crea.
• Un sistema de RRHH sincronitzat, de manera que cada nou contractat arribi a Factorial TI amb una data d'inici i una adreça de correu electrònic personal (vegeu Configura la sincronització de RRHH).

Pots configurar l'agent sense cap d'aquests. Tot el que no pugui executar es converteix en una tasca per a una persona.

Com utilitzar

Ves a Persones > Configuració i obre la pestanya Onboarding. La targeta de Onboarding Agent és a la part superior.

Fes clic a Configurar agent. S'obre una pàgina de creació, ja omplerta:

• Fixat per Factorial TI (mostrat en gris): nom, descripció, Nivell del model, el Disparador d'onboarding d'empleats creats, les eines de Factorial TI que utilitza l'agent, i les polítiques d'Equip i Compres sota Coneixement.
• Teves per canviar: les Instruccions (preomplertes amb la plantilla de Factorial TI en el llenguatge de la teva consola, anglès o francès), Accés web, i qualsevol connector extra Connectors.

Ajusta les instruccions: intercanvia els noms entre parèntesis per persones reals i adapta els passos al teu procés. També pots demanar a ONE que les redacti amb tu a partir de les teves configuracions d'onboarding actuals (vegeu Escriu o reescriu les instruccions amb ONE a continuació).

Fes clic a Crear. Veureu Agent creat i habilitat. i s'obre la pàgina de l'agent.

Quan l'agent està activat

• La targeta mostra Activat. Fes clic per accedir a la pàgina de l'agent.
• Un banner diu El Onboarding Agent complet està activat. La secció Informació del tiquet i Onboarding a sota es tornen grises, perquè les instruccions ara ocupen el seu lloc.
• L'agent executa cada onboarding creat després d'aquest punt, ja sigui que prové del teu sistema de RRHH, del formulari Afegeix un empleat o de l'API pública.
• Els Onboarding que existien abans d'activar-lo mantenen les configuracions clàssiques fins que acabin. Si un no té tiquet encara, fer clic a Iniciar onboarding el passa a l'agent: L' Onboarding Agent agafa l'onboarding d'aquí i obre el seu tiquet.

També trobaràs l'agent sota Agents d'IA > Agents, llistat amb el tipus Factorial TI.

Edita les instruccions

Obre la pàgina de l'agent, ja sigui des de la targeta de Onboarding Agent o des de Agents d'IA > Agents. Canvia el camp de Instruccions i fes clic a Desar.

El nou text s'utilitzarà a partir de la següent execució de l'agent, i això inclou onboardings que ja estan en marxa.

Escriu o reescriu les instruccions amb ONE

ONE pot redactar les instruccions amb tu, ja sigui que el camp estigui buit o ja tingui text. Fes clic al botó ONE al final de la barra d'eines de Instruccions. S'obre un xat al costat del formulari i et dóna dos punts de partida:

Mentre treballa amb tu, ONE:

• Comença des de les teves configuracions d'onboarding existents. Per a cada pregunta, suggereix la resposta que donen aquestes configuracions (quan s'obre el tiquet, quins passos executes, qui els posseeix, les seves dates) i t'informa d'on ho va trobar.
• Fes una sola pregunta a la vegada, amb opcions i una elecció suggerida, en anglès o francès.
• Comprova les teves dades abans d'escriure una regla: cada propietari ha de ser un empleat a Factorial TI, ambdues polítiques han de ser publicades, busca quines aplicacions de SaaS tenen una regla de provisionament publicada, i si un proveïdor de correu electrònic està connectat.
• Compara el text existent amb el que les instruccions requereixen, com les vuit seccions de la plantilla i un propietari i data en cada pas, i enumera les mancances.
• Et dóna un avís quan sol·licites alguna cosa que l'agent no pot fer, com configurar el dispositiu a través de MDM, i suggereix la regla més propera que pot seguir.

També pots fer sol·licituds en paraules simples: afegir un pas, canviar un propietari, escurçar el text o traduir-lo.

ONE només escriu al camp. Si ja hi ha text, pregunta si desitges sobreescriure'l o conservar el teu. L'agent no veu res fins que facis clic a Desar (o Crear a la pàgina de creació).

Les seccions de la plantilla

La plantilla està dividida en les seccions següents. Mantingues els títols i canvia el que hi ha sota d'ells:

Afegeix el teu propi pas

Duplica un pas sota Passos, en aquest ordre i completa les seves línies. Aquí tens un exemple per a un distintiu i una taula que el teu/a responsable d'oficina s'encarrega:

5. Distintiu & taula:

- Propietari: Sam Martin. Quan: 2 dies abans de la data d'inici.
- Fet quan: el distintiu està llest i la taula està assignada.

Cada tiquet d'onboarding rep una tasca per a Sam. Quan l'agent no té eina per a un pas, aquest pas sempre va al seu propietari com a tasca; l'agent mai ho intenta. Elimina un pas i deixarà de crear-se.

Propietaris i temps

• Escull un/a empleat/da de Factorial TI per a cada rol. Qualsevol rol que deixis buit va al propietari de TI.
• El propietari de TI és obligatori. Ells són l'assignat del tiquet i reben cada traspàs; si no s'estableix cap, l'agent demana un/a i passa cada pas al/la gerent del nou contractat mentre tant.
• Totes les dates es compten a partir de la data d'inici, que també és la data de venciment de l'onboarding.
• De manera predeterminada, l'agent envia dos recordatoris per la mateixa sol·licitud, amb 48 hores de diferència, i després crea una tasca per al propietari de TI. Deixa de contactar amb el nou contractat tres dies abans que comenci.

El tiquet d'onboarding

Per a cada onboarding, l'agent obre un tiquet anomenat Nom Cognom - Onboarding i etiquetat com Onboarding. El propietari de TI és l'assignat, la data de venciment és la data d'inici, el nou contractat és el sol·licitant i l'agent està adjunt.

En aquest tiquet, l'agent:

• Escriu la descripció: data d'inici, rol, lloc de treball i qualsevol cosa que falti.
• Afegeix una tasca per a cada pas de les teves instruccions, assignada a ell mateix/a quan pot fer la feina i a la persona nomenada quan no pot.
• Estableix el tiquet com a En curs la primera vegada que s'executa.
• Acaba cada execució amb un sol comentari intern que cobreix el que ha fet, el que està pendent i amb qui, una menció de tothom que necessita actuar, i quan ho tornarà a revisar.
• Tanque l'onboarding amb un breu resum quan la tasca final està completa.

Mai crea un segon tiquet per al mateix onboarding.

El que rep el nou contractat

Si el nou contractat treballa de manera remota, l'agent els envia un correu electrònic per defecte a l'adreça personal del teu sistema de RRHH o del formulari Afegeix un empleat, demanant que confirmin l'adreça de casa per al seu equip. Si treballen al lloc, l'equip va a l'oficina vinculada al seu lloc de treball.

• Els correus electrònics són de text pla, enviats per ONE des de support@factorial.it, i signats pel teu equip de TI (per exemple, Equip de TI d'Acme). Tu esculls la signatura sota Com parlar amb el contractat.
• Els correus electrònics utilitzen el llenguatge establert a les teves instruccions. Si no s'ha establert cap, o si la elecció es deixa al propietari de TI, l'agent pregunta al propietari de TI en el seu comentari del tiquet i no envia res al nou contractat fins que no tingui una resposta. Després de dos dies laborables sense resposta, escriu en anglès. Mai infereix un llenguatge a partir del nom, país o empresa de la persona.
• Si el nou contractat respon en un llenguatge diferent, l'agent canvia al seu.
• El nou contractat no necessita un compte de Factorial TI. Els correus electrònics no contenen preus, notes internes ni enllaços que requereixin iniciar sessió.
• Les respostes del nou contractat apareixen al tiquet com a comentaris, i l'agent les llegeix.
• Si no hi ha cap adreça de correu electrònic personal, l'agent no envia res i crea una tasca per al propietari de TI.

El que fa l'agent sol i el que passa

Utilitzant la plantilla predeterminada, l'agent fa comandes dins de les teves polítiques publicades d'Equip i Compres sense demanar a ningú que les aprovi. Prova primer l'estoc, després el catàleg. També crea la bústia i els comptes de SaaS que cobreixen les teves regles de provisionament.

Tot el que queda es converteix en una tasca per a una persona: una ordre que queda fora d'una política, una política que no existeix, un compte sense regla, o un nou contractat que no ha respost dins del termini. Cada tasca explica què està bloquejat, qui va ser preguntat i des de quan, i què es necessita per continuar.

No hi ha cap botó d'aprovació. Per fer que l'agent torni a funcionar, respon en un comentari del tiquet o completa la tasca. L'agent continua a partir d'allà.

Afegeix un nou contractat manualment

Amb l'agent activat, aquests punts d'entrada obren un breu formulari d'Afegeix un empleat: Onboard al menú esquerre, Afegeix a les pàgines de Empleats i Onboardings, i Crear onboarding al menú de comandes. Omple:

• Nom, Cognom i Correu electrònic: almenys una adreça, que l'agent utilitza fins que existeixi la bústia de treball. Fes clic a Afegeix correu electrònic per més.
• Data d'Onboarding: la data d'inici. És obligatòria. Si Qualsevol altra cosa menciona una data diferent, aquest camp té prioritat.
• Qualsevol altra cosa: rol, equip, gerent, remot o al lloc, escrit en paraules simples.

Fes clic a Crear onboarding. ONE llegeix el formulari, crea l'onboarding i l'agent continua a partir d'allà. Demana qualsevol cosa que el formulari deixi fora. Un contractat afegit d'aquesta manera no s'envia mai al teu sistema de RRHH.

Quan una execució no acaba

Res no torna a les configuracions clàssiques. Un cop l'agent està executant un onboarding, el manté, en el seu únic tiquet.

Cada nou onboarding desencadena una execució. Ho pots veure a Agents d'IA > Execucions i a la pestanya Execucions de la pàgina de l'agent, amb Onboarding com a Assumpte.

Onboarding Agent les execucions no tenen opció de Re-executar. L'agent sempre reprèn a través del seu tiquet.

Desactivar l'agent

1. Obre la pàgina de l'agent des de la targeta de Onboarding Agent o des de Agents d'IA > Agents.
2. Fes clic a ⋯ > Desactivar agent.

La targeta canvia a Apagat. Qualsevol onboarding creat després d'això utilitza novament les teves configuracions d'Onboarding, exactament com les vas deixar.

Els Onboarding que l'agent ja havia començat es mantenen amb ell però estan en pausa. L'agent no fa res en ells, i el seu tiquet i tasques romanen amb els seus propietaris, que poden continuar manualment. Per activar-lo de nou, fes clic a ⋯ > Habilitar agent. Cada onboarding en pausa es reinicia a l'activitat següent del seu tiquet, com un nou comentari o una tasca completada. Els recordatoris que eren deguts mentre estava en pausa no s'envien després; afegeix un comentari al tiquet si vols que l'agent reiniciï immediatament.

No pots eliminar l' Onboarding Agent.

Segueix el que fa l'agent

• El tiquet conté tota la història: cada comentari, tasca, correu electrònic i ordre, tots autoritzats per l'agent.
• La pàgina de Execucions (Agents d'IA > Execucions, o la pestanya Execucions de l'agent) mostra l'execució iniciada per cada nou onboarding. La feina posterior, desencadenada quan una resposta o una tasca finalitzada desperta l'agent, apareix al tiquet.
• Crèdits d'IA: com amb agents personalitzats, la columna de Crèdits d'IA mostra el que cada execució ha utilitzat. Els crèdits mesuren l'ús i no es cobren per ara. El xat de ONE que t'ajuda a escriure instruccions, i llegir el formulari Afegeix un empleat, també utilitzen crèdits.

Límits

• L'agent fa la comanda del dispositiu amb inscripció automàtica i envia la invitació d'inscripció. No configura el dispositiu: sense controls MDM i sense EDR (vegeu Zero Touch per a Apple).
• No hi ha agent de desvinculació. Els Offboarding segueixen les seves pròpies configuracions (vegeu Automatitza les teves desvinculacions).
• Factorial TI no té pas d'aprovació: una escalada és sempre una tasca per a una persona.
• No pots iniciar l'agent manualment, i les seves execucions no poden ser re-executades.
• Nom, descripció, nivell del model, disparador, eines i polítiques requerides són fixades per Factorial TI.

Solució de problemes i FAQ

Solució de problemes

• L'agent no ha fet cap comanda. One de les dues polítiques no està publicada. La pàgina de l'agent nomena la que falta sota Coneixement, i el propietari de TI té una tasca.
• El nou contractat no ha rebut cap correu electrònic. No hi ha cap adreça de correu electrònic personal al seu registre, o l'agent encara està esperant que el propietari de TI triï un llenguatge. Comprova el comentari del tiquet i les tasques del propietari de TI.
• Una execució mostra No fet. Obre l'execució i llegeix el Necessita't, després respon en un comentari al tiquet d'onboarding.
• Una execució mostra No va acabar. Comenta al tiquet d'onboarding per reiniciar l'agent. Si no s'ha creat cap tiquet, contacta amb suport.
• Un onboarding està bloquejat i un comentari no reinicia l'agent. Contacta amb support@factorial.it amb:
  • El nom i la data d'inici del nou contractat
  • El enllaç al tiquet d'onboarding, si n'hi ha un
  • El enllaç a l'execució (Accions > Copiar enllaç a l'execució en els detalls de l'execució)
  • El que esperaves que fes l'agent
• L'agent està apagat però els antics onboardings no es van moure. Això és esperat. Es mantenen en pausa amb l'agent fins que el tornis a habilitar i passi alguna cosa al seu tiquet.

FAQ

1. L'agent fa comandes d'equip sense la meva aprovació?
   Per defecte, sí, sempre que el dispositiu i la comanda s'ajustin a les teves polítiques publicades d'Equip i Compres. Qualsevol cosa fora d'elles es converteix en una tasca per al propietari de TI, amb el motiu i les opcions.
    
2. Què passa si la meva política d'Equip o de Compres no està publicada?
   L'agent no fa cap comanda i crea una tasca per al propietari de TI. Un missatge sota Coneixement a la pàgina de l'agent nomena la política que falta.
    
3. He canviat les instruccions. Els onboardings en curs utilitzaran la nova versió?
   Sí. El text desat s'aplica a partir de la següent execució de l'agent en cada onboarding que gestiona, incloent els que ja estan en marxa.
    
4. Puc tornar a les configuracions d'onboarding clàssiques?
   Sí. Fes clic a ⋯ > Desactivar agent a la pàgina de l'agent. Els nous onboardings utilitzaran novament les configuracions clàssiques, i els que l'agent estava gestionant es pausaran fins que el tornis a habilitar.
    
5. El nou contractat necessita un compte de Factorial TI?
   No. L'agent els envia un correu electrònic a la seva adreça personal i ells responen a aquest correu electrònic.
    
6. Per què no puc veure encara el tiquet d'onboarding?
   En Persones > Onboardings, l'onboarding mostra Tiquet en preparació mentre l'agent crea el tiquet, després Comença el amb una data fins que comença l'onboarding. Per defecte, això és 30 dies abans de la data d'inici, establerta sota Temps. Res no passa al tiquet abans d'això.
    
7. Què passa amb algú que ja ha començat?
   Per defecte, si la data d'inici ha passat, l'agent tanca l'onboarding sense fer comandes ni provisionar res, marca la persona com activa i ho nota al tiquet. Si encara es necessita equip, crea una tasca per al propietari de TI. Pots canviar això sota Persones ja en el càrrec.
    
8. L' Onboarding Agent utilitza crèdits d'IA?
   Sí. Cada execució es compta en crèdits d'IA, com amb agents personalitzats; vegeu la columna de Crèdits d'IA a la seva pestanya Execucions. Els crèdits mesuren l'ús i no es cobren per ara. El xat de ONE per escriure instruccions i llegir el formulari Afegeix un empleat també compten.