Aquest article és per: equips financers, administradors i aprovadors.
Necessites les teves despeses fora de Factorial, per registrar-les, reconciliar el mes o respondre a un auditor? Exporta la llista que veus com a CSV, crea una exportació avançada amb les columnes que el teu software de comptabilitat espera, o descarrega un PDF amb els rebuts. Per al tancament mensual i la comptabilitat, utilitza l'exportació avançada.
El que necessites: el permís Pots veure i descarregar despeses. Només exportes les despeses que aquest permís et permet veure (les teves, les del teu equip, una entitat legal o tota l'empresa).
Exportació ràpida de la llista que veus
Com utilitzar
- Ves a Despeses > Despeses dels empleats > Despeses.
- Utilitza els filtres, cerca i columnes per mostrar exactament les despeses que vols.
- Fes clic al botó ⋯ a la part superior dreta de la llista i tria Exportar a CSV.
Exportació avançada per a comptabilitat
Com utilitzar
- En Despeses > Despeses dels empleats > Despeses, fes clic a Exportació avançada. S'obre el panell Exportar dades de Despeses.
- Baix de Tria el format d'exportació, selecciona XLSX (Excel) o CSV. Marca Incloure documents per obtenir també els rebuts.
- Baix de Estableix filtres, escull quines despeses vols incloure. Tipus de despesa, Estat, Data del document i Propietari hi són per defecte; fes clic a Afegir filtre per més opcions.
- Baix de Personalitza les columnes d'exportació, les columnes habituals ja són allí, incloent compte de llibre, tipus de canvi, data d'aprovació i alertes. Fes clic a Afegir columna per més opcions.
- Opcional: canvia l'Etiqueta d'exportació d'una columna per coincidir amb el teu software de comptabilitat, o arrossega columnes per ordenar-les.
- Fes clic a Exportar. Veureu "Exportant dades. Us notificarem per correu electrònic tan aviat com estigui llest." Quan estigui llest, una notificació diu "La teva exportació de despeses està llesta". Rebràs el fitxer per correu electrònic, o des de Exportacions recents a la part superior del mateix panell.
Descarrega despeses i rebuts com a PDF
Com utilitzar
- En Despeses > Despeses dels empleats > Despeses, selecciona les despeses que vols.
- Fes clic a Exportar a PDF a la barra inferior. Veureu "Descarrega sol·licitada amb èxit. Rebràs un correu electrònic amb el PDF exportat."
Consells i Millors Pràctiques
- Fes coincidir el fitxer d'importació del teu software de comptabilitat. Canvia el nom i ordena les columnes de la manera que el teu software espera, perquè el fitxer s'importi sense editar.
- Exporta per Data del document per als teus llibres. És la data del rebut. Utilitza Data d'aprovació si només registres les despeses aprovades al mes en què es van aprovar.
- Mapeja les teves categories als comptes de llibre primer. Així, cada despesa portarà automàticament el seu Número de compte de llibre. Veure Com puc fer que les categories de despeses es mapegin automàticament als comptes de llibre?.
- Vols els números sense un fitxer? Pregunta a One, per exemple "total de despeses aprovades per centre de costos l'últim trimestre". Veure Com puc veure què gasta la meva empresa?.
Articles relacionats: Quines connexions ERP i comptabilitat ofereix Factorial? · Com puc enviar despeses al meu software de comptabilitat? · Com puc enviar despeses a DATEV? · Com puc tancar el mes en Despeses? Una llista de control per a finances · Com puc agrupar despeses d'un viatge?
Solució de problemes i FAQ
Solució de problemes
El correu electrònic d'exportació mai va arribar.
Obre Exportació avançada de nou i mira a Exportacions recents. Cada exportació mostra el seu Estat (Processant, Llisto o Fallat). Si és Llisto, fes clic a Descarregar. Si és Fallat, prova un rang de dates més curt o desmarca Incloure documents, després exporta de nou. Comprova també la teva carpeta de spam.
Algunes despeses falten al fitxer.
- Només exportes el que el teu permís et permet veure. Pregunta a un administrador si necessites un abast més ampli.
- Comprova els filtres: un filtre que no s'aplica a un tipus de despesa deixa aquestes despeses fora (per exemple, un camp només de quilometratge).
- Comprova el filtre de dates: Data del document, Data de creació i Data d'aprovació són dates diferents.
"Número de compte de llibre" està buit per a algunes despeses.
La seva categoria no tenia compte de llibre quan es va crear o es va editar per última vegada la despesa. Canviar el compte de llibre d'una categoria només s'aplica a les despeses noves o editades, no a les antigues.
La meva empresa ja no utilitza Despeses i necessito les dades.
Contacta amb el nostre equip de suport. Digues-los quin període necessites.
FAQ
1. Puc descarregar més de 12 mesos de despeses?
Sí. L'exportació avançada no té límit de 12 mesos: estableix el filtre de Data del document al rang complet que necessites. Per a rangs molt grans amb rebuts, exporta un any a la vegada perquè cada fitxer es mantingui manejable.
2. Puc filtrar les despeses per la data en què es van pagar?
No com a filtre. Afegeix la columna Data de pagament a la teva exportació avançada (amb el filtre Estat establert a Pagat) i filtra per ella a la teva fulla de càlcul. Data de càrrega de targeta és una data diferent: és quan el banc va liquidar un pagament amb targeta.
3. Puc programar una exportació per executar-se automàticament?
No, les exportacions es fan manualment. Per enviar despeses al teu software de comptabilitat sense exportar, vegeu Quines connexions ERP i comptabilitat ofereix Factorial?.
4. Quins formats puc utilitzar?
CSV i Excel (XLSX) per a llistes, i PDF per a despeses amb els seus rebuts.
5. Per què l'exportació mostra dues entitats legals?
Entitat legal de despesa és on es registra la despesa. Entitat legal del propietari és on pertany l'empleat. Normalment són les mateixes, però no sempre.
6. Puc veure quantitats en una sola moneda?
El fitxer mostra cada despesa en la seva pròpia moneda (Import del document) i en la moneda en què es reemborsa (Import reemborsable), amb el Tipus de canvi. Veure Despeses en una altra moneda.
7. Quines dates i filtres puc utilitzar en l'exportació avançada?
Dates: Data del document (la data del rebut), Data de creació, Data de l'informe (enviat per a aprovació), Data d'aprovació i Data de càrrega de targeta (quan el banc va liquidar un pagament amb targeta). També pots filtrar per estat, tipus, moneda, propietari, pagament, aprovacions pendents, categoria, entitat legal, equip, projecte i pressupost.
8. Quines columnes són les més utilitzades per a comptabilitat?
- Comptabilitat: Número de compte de llibre i Nom de compte de llibre (el compte de llibre de la categoria, no un compte bancari), Categoria, Subcategoria, Centres de costos, Entitat legal de despesa, Cicle de nòmina.
- Quantitats: Import del document i Moneda del document (com està al rebut), Import reemborsable i Moneda reemborsable (el que es torna a pagar), Tipus de canvi.
- Impost: fins a cinc línies d'impost, cadascuna amb Import base (n), Tipus d'impost (n) i Import d'impost (n).
- Proveïdor: Nom del proveïdor, NIF del proveïdor.
- Dates: Data del document, Data d'aprovació, Data de pagament (quan la despesa es va convertir en Pagada), Data de càrrega de targeta.
- Aprovació: Nivell d'aprovació (1–5) data i Aprovador del nivell d'aprovació (1–5), Motiu de rebuig.
- Despesa: Identificador de despesa, Número de document, Referència interna, Enllaç a Factorial, Alertes.
9. Com puc trobar una columna a l'exportació avançada?
Fes clic a Afegir columna. Les columnes estan agrupades en seccions, cadascuna amb una breu descripció, i pots cercar-les. L'exportació avançada inclou línies d'impost, comptes de llibre, centres de costos, dates d'aprovació i, amb Incloure documents, els rebuts.
10. Com puc exportar un grup complet de despeses com un PDF?
11. Quan hauria d'utilitzar l'exportació ràpida a CSV, i quan l'exportació avançada?
Utilitza Exportar a CSV quan només necessites les despeses que veus a la pantalla en una fulla de càlcul, per exemple "totes les despeses de viatge pendents del meu equip": el fitxer té les columnes i filtres que has establert a la llista. Utilitza Exportació avançada per a comptabilitat i tancament mensual: tu tries el format, el rang de dates, quines despeses s'inclouen i quines columnes surten, amb els teus propis noms de columna perquè el fitxer coincideixi amb la plantilla d'importació del teu software de comptabilitat.
12. Poden els empleats exportar les seves pròpies despeses?
Sí. Els empleats exporten les seves pròpies despeses de la mateixa manera des de Les meves despeses, amb Exportar les meves despeses.
13. Quan hauria d'utilitzar l'exportació a PDF?
Quan necessites cada despesa juntament amb el seu rebut, per exemple per a una auditoria o per enviar a algú que no utilitza Factorial. El PDF arriba per correu electrònic.
14. Com puc exportar despeses amb els seus rebuts?
Dues maneres. A Exportació avançada, marca Incloure documents per obtenir els rebuts amb el teu fitxer CSV o Excel. O selecciona les despeses a Despeses > Despeses dels empleats > Despeses i fes clic a Exportar a PDF per obtenir cada despesa amb el seu rebut en un PDF. Utilitza el primer per a la teva comptabilitat, el segon per a una auditoria o per compartir.
15. Puc enviar despeses al meu software de comptabilitat en lloc d'exportar un fitxer?
Sí, si el teu software és una de les connexions que Factorial ofereix. Veure Quines connexions ERP i comptabilitat ofereix Factorial? i Com puc enviar despeses al meu software de comptabilitat?