Factorial inclui um detector de duplicatas com tecnologia de IA que ajuda os revisores a identificar possíveis envios duplicados. Ele não bloqueia os remetentes, mas emite alertas para que os aprovadores e o departamento financeiro possam tomar decisões rapidamente. Abaixo, você encontra o que ele detecta, onde ver os alertas, etapas práticas para resolvê-los, dicas de prevenção e o que fazer em caso de falsos positivos ou casos ausentes.

O que o detector procura

O sistema sinaliza prováveis duplicatas em três cenários:

• Duas despesas regulares que parecem a mesma transação.
• Duas submissões diárias que coincidem nas mesmas datas.
• Uma despesa regular e uma diária que se sobrepõem nas mesmas datas.

A detecção usa uma combinação de fatores como proximidade de data, valor, nome do comerciante, similaridade de recibo OCR, IDs de transação de cartão e contexto de funcionário ou viagem correspondente.

Onde os alertas aparecem

• O remetente ainda pode enviar a despesa. Nenhum aviso será exibido ao remetente.
• Revisores e finanças veem o alerta:
  • Na barra lateral, vá para Gastos → A tabela Despesas dos funcionários inclui uma coluna Alertas com um Despesa duplicada . Use o filtro Alertas e selecione Despesa duplicada para listar apenas itens sinalizados.
  • Nos detalhes da despesa, abra a subaba Alertas . Lá, você pode comparar a despesa com os outros envios que acionaram o alerta, lado a lado.

Fluxo de trabalho do revisor - passo a passo

1. Na barra lateral, vá para Gastos → Despesas de funcionários e filtre Alertas = Despesa duplicada
2. Abra uma despesa e clique na subaba Alertas para visualizar as duplicatas dos candidatos lado a lado. Compare:
   • Data e hora da transação
   • Valor do documento e valor reembolsável
   • Nome do comerciante e ID do comerciante (se disponível)
   • Imagens de recibos e notas de funcionários
   • Situação das despesas (talvez uma tenha sido rejeitada)
3. Escolha uma das seguintes ações na visualização Alertas:
   • Aprovar qualquer um dos itens (aprovar um ou ambos se ambos forem legítimos)
   • Rejeitar qualquer um dos itens (rejeitar a duplicata ou ambos se forem fraudulentos)
   • Descartar alertas se não forem duplicados
4. Deixe um breve comentário registrando a justificativa da decisão (quem decidiu, data, motivo). Este comentário aparece na despesa e se torna parte da trilha de auditoria.
5. Se você rejeitar ou solicitar alterações, siga seu fluxo de trabalho de exceção usual para que o funcionário possa corrigir ou explicar

Lidando com casos extremos comuns

• Per diem vs receitas reais
  • Se a política permitir apenas um método, rejeite ou solicite alterações para o item em conflito e anote a referência da política.
  • Se ambos forem permitidos (por exemplo, diárias mais exceções reembolsadas), aprove ambos e documente o motivo.
• Recibos divididos
  • Se um único recibo foi intencionalmente dividido entre os funcionários (táxi compartilhado, refeição em grupo), verifique a alocação e anote os recibos para mostrar as linhas de divisão. Não rejeite se a alocação estiver correta.
• Reembolsos e cobranças estornadas
  • Se um registro for um reembolso ou nulo, corresponda o reembolso ao original e aprove/reconcilie adequadamente, em vez de rejeitar ambos.
• Duplicatas de cartão e dinheiro
  • Às vezes, o titular do cartão envia tanto a despesa gerada automaticamente pela transação quanto a mesma despesa gerada manualmente. Nesse caso, verifique os dados da despesa e resolva com uma nota para evitar pagamentos em duplicidade.

Dicas de prevenção para remetentes

• Verifique Meus gastos → Minhas despesas antes de enviar para evitar envios duplicados.
• Anexe recibos claros e anote as divisões ao compartilhar com colegas.
• Não envie diárias e reais do mesmo dia, a menos que a política permita explicitamente.
• Não envie despesas pagas com cartão e manualmente para o mesmo conceito.
• Ao reenviar após uma rejeição, faça referência à despesa original na descrição.

Conselhos para finanças e administradores

• Monitorar taxas de duplicatas
  • Acompanhe as duplicatas sinalizadas ao longo do tempo. Uma taxa crescente pode indicar confusão do usuário ou necessidade de ajuste do modelo.
• Ações em massa
  • Se disponível, use ferramentas de resolução em massa para descartar ou marcar alertas após a amostragem, mas sempre mantenha anotações para auditoria.
• Alinhamento de políticas
  • Garanta que as políticas de despesas e diárias estabeleçam claramente como lidar com envios sobrepostos, para que os revisores tenham uma regra consistente a ser aplicada.

Falsos positivos e sinalizadores ausentes

• Falsos positivos ocorrerão. Sempre revise a comparação lado a lado e descarte o alerta se os itens forem diferentes.
• Se você encontrar falsos positivos frequentes ou casos que deveriam ter sido sinalizados, mas não foram, colete exemplos (IDs de despesas, datas, capturas de tela) e entre em contato com o Suporte Factorial para que nosso modelo de detecção e limites possam ser revisados.

Quando entrar em contato com o suporte

Entre em contato com o Suporte Factorial se:

• A coluna Alertas não está mostrando duplicatas sinalizadas, embora você saiba que elas existem.
• A interface do usuário de alertas se comporta incorretamente ou a ferramenta de comparação não exibe as despesas dos candidatos.
• Você suspeita de um aumento sistêmico de falsos positivos ou duplicatas não detectadas.

Ao entrar em contato com o Suporte, inclua um exemplo de ID de despesa, uma descrição do motivo pelo qual elas são duplicadas e capturas de tela da visualização de Alertas.