HR sync connecta el teu sistema de recursos humans a Factorial IT perquè les dades dels empleats arribin soles i gestionin les incorporacions, les baixes i el teu directori d'empleats. Configura-ho quan vulguis que aquests fluxos s'automatitzin i el teu directori es mantingui actualitzat sense edicions manuals.

Funcionalitat

Visió general

Un cop el teu sistema de recursos humans estigui sincronitzat, podràs:

• Automatitzar les incorporacions i les baixes.
• Construir polítiques d'IT basades en dades de recursos humans com equips, rols i entitats.
• Mantenir el directori d'empleats precís sense manteniment manual.

Si no utilitzes un sistema de recursos humans, importa empleats des d'un fitxer CSV en el seu lloc (vegeu Importar empleats).

Pots enllaçar un sistema de recursos humans o diversos al mateix compte. Això ajuda quan diferents països o entitats legals utilitzen diferents eines de recursos humans.

Com utilitzar

1. Ves a Configuració > Sistema de recursos humans.
2. Fes clic a Connectar un HRIS. S'obre la llista de sistemes de recursos humans compatibles; utilitza Cerca per trobar el teu.
3. Tria el teu proveïdor de sistema de recursos humans. Fes clic a la seva fitxa per connectar-lo tu mateix. Si una altra persona s'encarrega del teu sistema de recursos humans, fes clic a la icona de còpia a la fitxa per copiar un enllaç de configuració i enviar-li. No necessiten un compte de Factorial IT, i l'enllaç funciona durant un any.
4. Tria les dades a sincronitzar. Factorial IT necessita alguns camps bàsics per funcionar: nom, cognom, correu electrònic laboral, dates d'inici i fi, equip i gerent. Pots desactivar aquests camps personals si prefereixes no compartir-los:

1. Afegeix filtres per limitar quins empleats es sincronitzen:
   • Entitats legals triades
   • Tipus de contracte o ocupació particulars
   • Equips triats
2. Completa els passos d'autenticació. La connexió apareix llavors sota Connexions com Primera sincronització en curs, i canvia a Connectat quan la primera sincronització es completa.

Després d'això, els empleats es sincronitzen juntament amb els seus detalls: dates de contracte, equips i rols.

Gestionar una connexió

Cada connexió sota Connexions mostra quan es va sincronitzar per última vegada, quants empleats conté i el seu estat. El menú … et permet:

• Sincronitzar ara, o Reintentar sincronització després d'un estat de Sincronització fallida.
• Editar filtres per canviar qui es sincronitza.
• Canviar el nom de la connexió.
• Desconnectar el sistema de recursos humans. Factorial IT deixa de llegir persones d'ell; els empleats, incorporacions i baixes ja creades es mantenen.

Si una connexió necessita atenció, el seu estat t'indica per què:

Quan algú altre gestiona el teu sistema de recursos humans, utilitza Copiar l'enllaç de reconnexió al menú … de la connexió en lloc de Reconnectar, i envia-li l'enllaç. Poden reconnectar-se sense un compte de Factorial IT. L'estat es refresca després de la pròxima sincronització.

Per portar persones d'un fitxer en comptes d'això, fes clic a Importar des de CSV (vegeu Importar empleats).

Guies de connexió

Factorial IT es connecta a sistemes de recursos humans a través de Kombo. Kombo publica una guia pas a pas per a cada proveïdor compatible a help.kombo.dev.

Guies per als proveïdors més comuns:

• BambooHR
• BoondManager
• CezanneHR
• Lucca
• Payfit

Permisos de Lucca

Perquè les properes incorporacions i baixes arribin des de Lucca, la clau API de Lucca necessita dos permisos addicionals:

1. Inicia sessió al teu compte d'administrador de Lucca.
2. Ves a Configuració > Claus API.
3. Edita els permisos de la clau API.
4. Activa Veure futurs empleats i Veure empleats que han marxat.

Sense aquests permisos, Lucca no envia a Factorial IT cap dada d'incorporació o baixa.

Freqüència i modes de sincronització

Després de connectar-te, Factorial IT sincronitza les teves dades de recursos humans cada hora. No has de fer res.

Per decidir com es sincronitza cada camp, ves a Configuració > Sistema de recursos humans i fes clic a Configuració de sincronització per camp sota Configuració. Aquesta secció apareix un cop una connexió ha començat la seva primera sincronització. Per a cada camp i cada sistema de recursos humans connectat, tria un:

• Importar una vegada: el valor s'estableix en la primera sincronització i després pots editar-lo manualment.
• Sincronitzar contínuament: el valor segueix el sistema de recursos humans i no es pot editar manualment.

El mateix camp pot sincronitzar-se des de més d'un sistema de recursos humans.

Per exemple:

• Dates d'inici i fi del contracte → sincronitzar contínuament
• Títol del treball → importar una vegada, després mantenir actualitzat manualment

Perquè l'automatització de les baixes funcioni, estableix el camp Offboarding a Sincronitzar contínuament.

En la primera sincronització, cada camp sincronitzat reemplaça les dades existents dels empleats, sigui quin sigui el seu mode. A partir d'aleshores, només els camps amb Sincronitzar contínuament es reemplaçaran per canvis en el sistema de recursos humans.

Dates d'inici i baixa passades

De vegades, el teu sistema de recursos humans afegeix una persona després de la seva data d'inici, o informa d'una baixa després de la data de baixa. Dos ajustaments sota Configuració > Sistema de recursos humans > Configuració decideixen què fa Factorial IT en aquests casos. S'apliquen a totes les connexions.

La finestra es compta cap enrere des de la data de sincronització:

• Onboarding per dates d'inici passades: s'crea una incorporació quan la data d'inici està dins la finestra. Les persones que van començar abans es creen com a empleats actius sense incorporació. Sempre crea una incorporació per a tothom que el sistema de recursos humans afegeix. L'elecció es guarda tan aviat com la seleccionis, i una sincronització amb el teu sistema de recursos humans comença. La finestra només afecta quines incorporacions crea una sincronització; restringir-la mai elimina una incorporació que ja existeix.
• Offboarding per dates de baixa passades: s'crea una baixa quan la data de baixa està dins la finestra. Amb Mai, només els empleats la data de baixa dels quals encara està en el futur són baixats. L'elecció es guarda tan aviat com la seleccionis.

Empleats externs

Alguns sistemes de recursos humans també inclouen persones que no formen part de la teva força laboral principal, com contractistes o consultors. Per mantenir-los fora del teu directori d'empleats:

1. Amagar.
2. Si apareixen a la llista d'Onboarding, també pots Ignorar la incorporació. Això amaga l'empleat sense eliminar completament el registre.

Els empleats amagats es deixen fora dels fluxos de treball de gestió d'empleats.

Dades recuperades

Abans de connectar un sistema de recursos humans, se't mostra la llista de dades que Factorial IT llegeix a través de Kombo. Comprova-ho abans d'autoritzar la connexió.

Les dades habituals inclouen:

Llista completa de dades llegides del sistema de recursos humans

Entitats legals

• Nom
• Adreça

Llocs de treball

• Nom
• Adreça

Empleats

• Número d'empleat
• Nom
• Cognom
• Títol del treball
• Correu electrònic laboral
• Correu electrònic personal (opcional)
• Número de telèfon mòbil (opcional)
• Estat laboral
• ID de lloc de treball
• ID d'entitat legal
• ID de gerent
• Adreça de casa (opcional)
• Data d'inici

Ocupacions

• ID d'empleat
• Tipus d'ocupació
• Data efectiva

Grups

• Nom
• Tipus

Qualsevol camp que no estigui en aquesta llista no es llegeix. Kombo no té accés a detalls bancaris, salaris o saldos de vacances.

Per la conformitat amb el GDPR de Kombo i com processa les dades, vegeu el Centre de confiança de Kombo.

Solució de problemes i FAQ

Solució de problemes

• Onboarding i baixes de Lucca falten. La clau API de Lucca probablement manca de Veure futurs empleats o Veure empleats que han marxat. Vegeu permisos de Lucca anteriorment.
• Un nou empleat falta a les incorporacions.
  1. Comprova que la persona existeixi al teu sistema de recursos humans amb una data d'inici omplerta.
  2. Cerca tant entre els empleats actius (incloent els amagats) com a la llista d'Onboarding, amb tots els filtres esborrats.
  3. Ves a Configuració > Sistema de recursos humans, obre el menú … de la connexió i fes clic a Editar filtres. La vista prèvia del filtre mostra quins empleats estan a la sincronització:
     • Inclòs: l'empleat es sincronitza. Cerca pel cognom entre empleats actius, incorporacions i baixes.
     • Exclòs: Kombo dóna la raó, sovint un filtre. Canvia els filtres per incloure l'empleat.
• Una persona que marxa falta a les baixes.
  1. Ves a Configuració > Sistema de recursos humans.
  2. En Configuració de sincronització per camp, comprova el mode del camp Offboarding (vegeu Freqüència i modes de sincronització anteriorment).
  3. Si la data de baixa ja havia passat quan l'empleat es va sincronitzar, comprova l'ajust de Offboarding per dates de baixa passades (vegeu Dates d'inici i baixa passades anteriorment).
• Una connexió mostra Reconnexió necessària. El sistema de recursos humans ja no accepta les seves credencials. Fes clic a Reconnectar, o envia Copiar l'enllaç de reconnexió a qui gestiona el sistema de recursos humans.

FAQ

1. Amb quina freqüència s'executa la sincronització?
   Cada hora, sense acció per part teva.
    
2. Puc connectar més d'un sistema de recursos humans?
   Sí. Pots enllaçar diversos a un compte, per exemple un per país o entitat legal.
    
3. La persona que connecta el sistema de recursos humans necessita un compte de Factorial IT?
   No. Envia-li l'enllaç de configuració des de la fitxa del proveïdor; es manté vàlid durant un any.
    
4. Què passa amb els empleats si desconnecto un sistema de recursos humans?
   Factorial IT deixa de llegir persones d'ell. Els empleats, incorporacions i baixes ja creades es mantenen.
    
5. Reduir la finestra de dates d'inici passades elimina les incorporacions?
   No. Només decideix quines incorporacions creen les sincronitzacions futures.
    
6. Factorial IT llegeix salaris o detalls bancaris?
   No. Kombo no accedeix a detalls bancaris, salaris o saldos de vacances.