Quando os valores de uma despesa não correspondem aos do documento comprobatório, isso gera atrasos, dores de cabeça com a conciliação e até mesmo problemas fiscais. Abaixo, apresentamos as principais regras e exemplos práticos para ajudar você a lidar com isso corretamente.

Regras básicas

• O valor do documento deve corresponder ao total do recibo/fatura - registre sempre o total do documento.
• O valor reembolsável pode variar - isso reflete o que a empresa realmente reembolsa (por exemplo, diárias, excluindo porções pessoais).
• Os impostos devem ser somados corretamente : valor base + valor do imposto = total do documento .
• Explique as exceções : se o valor reembolsável for diferente do valor do documento, indique isso claramente na descrição ou nos comentários de aprovação.

Situações comuns

• Refeição de negócios com convidado pessoal
  • Documento: 120,00 EUR, reembolsável: 90,00 EUR.
• Fatura de hotel com frigobar
  • Documento: 300,00 EUR, reembolsável: 250,00 EUR.
• Política de diárias
  • Documento: 65,00 EUR em recibos, reembolsável: 40,00 EUR por dia.
• Conversão de moeda
  • Recibo de £ 100, cartão debitado € 118. Registre o documento em GBP, anote a taxa de câmbio.

Notas legais e fiscais

• Os totais dos documentos devem sempre refletir a fatura/recibo legal.
• O IVA só pode ser recuperado na parte comercial e com faturas válidas.
• Se a empresa reembolsar parcelas pessoais, elas poderão ser benefícios tributáveis, dependendo da jurisdição.