Una despesa té dos imports: el que indica el rebut i el que se't reemborsa. Si els introdueixes correctament, evitaràs que et retornin despeses, que l'IVA quedi malament a la comptabilitat i que es reemborsin imports incorrectes.

Import del document i import reemborsable

Descripció general

• Import total del document (al mòbil, Import del document): el total del rebut o la factura, amb els impostos inclosos i en la moneda del rebut. Ha de coincidir amb el rebut.
• Import reemborsable: el que l'empresa et reemborsa. Pot ser inferior al del rebut, però no superior. (Per als rebuts en una altra moneda hi ha un petit marge: consulta'l més avall.)

Exemples:

• Un àpat de feina de 120,00 € en què 30,00 € corresponen al teu/a la teva convidat/ada: import del document, 120,00 €; import reemborsable, 90,00 €.
• Una factura d'hotel de 300,00 € amb 50,00 € de minibar que pagues tu: import del document, 300,00 €; import reemborsable, 250,00 €.

Com fer-ho

1. Obre l'esborrany i comprova que l'Import total del document coincideix amb el rebut.
2. Si en reclames menys, canvia l'Import reemborsable i explica el motiu a Descripció.
3. Si no se't deu res (per exemple, perquè has pagat amb una targeta d'empresa), desactiva Aquesta despesa és reemborsable.
4. Fes clic a Envia per aprovar.

Rebuts en una altra moneda

Introdueix l'Import total del document i la Moneda del document exactament com apareixen al rebut. Factorial el converteix a la Moneda de reemborsament amb el tipus de canvi de la data del rebut i mostra el tipus que ha fet servir. Pots augmentar l'import reemborsable fins al que t'ha cobrat el banc, amb un màxim d'un 5 % per sobre de l'import convertit. Tots els detalls a Descobreix com funcionen les despeses en una altra moneda.

Impostos

El desglossament d'impostos (base imposable + quota de l'impost, per a cada tipus d'IVA) ha de sumar el total del document.

• Si no és així, segons com estigui configurada la teva empresa, veuràs «El desglossament d'impostos supera el total del document en [import]» (o hi queda per sota). Corregeix les línies perquè coincideixin amb el rebut.
• Si canvies el total després d'haver emplenat els impostos, fes clic a Recalcula els impostos per tornar-los a calcular amb els mateixos tipus o tanca l'avís per conservar-los (per exemple, després d'afegir una propina sense impostos).
• Necessites més d'un tipus d'IVA? Fes clic a Afegeix un desglossament d'impostos.
• Una línia d'impostos que no pot ser correcta impedeix enviar la despesa: per exemple, una base imposable superior al total del document, una quota superior a la seva base imposable o un percentatge superior al 100 %. Corregeix la línia.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

«L'import reemborsable no pot superar l'import del rebut».
Reclames més del que indica el rebut (l'import del rebut és l'Import total del document). En la mateixa moneda, l'import reemborsable pot ser, com a màxim, el total del document. En una altra moneda, pot ser com a màxim un 5 % superior a l'import convertit. Comprova tots dos imports i les monedes.

«No hem pogut obtenir un tipus de canvi per convertir a [moneda]».
Abans de desar, introdueix a mà l'import reemborsable a partir de l'extracte bancari.

«L'import reemborsable no pot ser zero».
Introdueix l'import que s'ha de reemborsar o, si no se't deu res, desactiva Aquesta despesa és reemborsable.

«La quota de l'impost, la base imposable o el percentatge no són vàlids».
Una de les línies d'impostos no pot ser correcta: una base imposable superior al total del document, una quota superior a la seva base imposable o un percentatge superior al 100 %. Compara la línia amb el rebut i corregeix-la.

«La data del document no pot ser posterior a demà».
La data del document és més d'un dia posterior a avui. Normalment és una data mal llegida o un error d'escriptura (per exemple, l'any equivocat). Comprova el rebut, corregeix la Data del document i torna a enviar la despesa.

Els impostos ja no quadren després de canviar el total.
Factorial mostra un avís quan el desglossament d'impostos ja no coincideix amb el total del document. Fes clic a Recalcula els impostos per tornar-los a calcular amb els mateixos tipus o tanca l'avís per deixar els impostos tal com estan.

Preguntes freqüents

1. El banc m'ha cobrat més que l'import convertit. Per què em surt «L'import reemborsable no pot superar l'import del rebut»?
   Pots reclamar fins a un 5 % més que l'import convertit amb el tipus de canvi de la data del rebut. Si el banc t'ha cobrat més, per exemple per una comissió per transacció en moneda estrangera, no pots afegir la diferència a aquesta despesa. Pregunta a l'equip de finances com volen que declaris les comissions bancàries.
   
2. Quin tipus de canvi fa servir Factorial?
   El de la data del rebut. La despesa mostra el tipus i la data. Consulta Descobreix com funcionen les despeses en una altra moneda.
   
3. L'aprovador/a pot canviar l'import?
   Les persones amb permís per editar despeses pendents ho poden fer mentre la despesa està pendent. S'hi apliquen els mateixos límits.
   
4. Quant puc ajustar un import en moneda estrangera?
   Fins a un 5 % més que l'import que ha convertit Factorial. Dins d'aquest límit, pots introduir l'import que figura a l'extracte bancari.
   
5. He de convertir jo mateix/a un rebut en moneda estrangera?
   No. Introdueix el rebut tal com és, amb l'import i la moneda que hi figuren, i deixa que Factorial el converteixi.
   
6. Com canvio l'import d'una despesa que ja he enviat?
   Mentre està Pendent, fes clic a Torna a esborrany, canvia els imports i torna-la a enviar: consulta Edita o recupera una despesa. Un cop aprovada, ja no la pots editar: demana-ho a l'admin o a l'equip de finances. L'import d'una despesa amb targeta Factorial no es pot canviar en cap estat.