Aquest article és per a: treballadors/es, aprovadors/es, equips de finances, admins i equips de RH.
Demana-ho a ONE, el nostre assistent d'IA, amb paraules senzilles i farà la feina de Despeses per tu: converteix els rebuts en despeses, buida les cues d'aprovació i respon les teves preguntes sobre la despesa. ONE treballa dins dels teus permisos: només veu i fa el que podries veure i fer tu.
Què pot fer ONE per tu
Visió general
La teva empresa necessita el mòdul Despeses i ONE ha d'estar disponible per a tu. Obre ONE i digues-li què necessites.
| Si ets… | ONE pot… | Prova de demanar-li |
|---|---|---|
| Treballador/a | Crear despeses a partir de rebuts, associar-les a pagaments amb targeta, registrar el quilometratge, editar esborranys i corregir el que impedeix enviar-les (pressupost, projecte, centre de costos, camp que falta), retirar una despesa pendent, agrupar, eliminar o comentar despeses, dir-te qui és el/la següent aprovador/a, sol·licitar una targeta virtual o d'un sol ús, congelar-la o descongelar-la (bloqueja els pagaments nous i es pot revertir) i mostrar els límits de la targeta | «Aquí tens els meus rebuts del viatge a València, crea'ls» · «Qui ha d'aprovar ara la meva despesa de taxi?» |
| Aprovador/a | Mostrar la teva cua, aprovar o rebutjar en bloc amb les teves regles, sol·licitar canvis, indicar qui és el/la següent, respondre preguntes sobre la despesa del teu equip, enviar un resum programat o aprovar de manera programada (rutina) | «Aprova les que compleixen la política i són de menys de 20 €» · «Quant va gastar el meu equip en viatges l'últim trimestre?» · «Cada dilluns, envia'm les despeses pendents del meu equip» |
| Equip de finances | Analitzar la despesa en taules, gràfics i taulers, crear fitxers d'Excel, PDF, PowerPoint o Word, marcar despeses com a pagades o desfer-ho, i revisar pressupostos i alertes | «Despesa per centre de costos dels últims 6 mesos» · «Exporta a Excel les despeses del meu equip del T3» · «Quins pressupostos s'han superat?» |
| Admin | Configurar el flux d'aprovació i les verificacions de despesa per xat, consultar tarifes i categories, emetre targetes, congelar qualsevol targeta, obrir el compte de targetes de despeses i crear despeses en nom d'una altra persona | «Aprova automàticament les despeses de menys de 20 €» · «Quina és la dieta oficial per a Alemanya?» · «Emet una targeta virtual amb un límit mensual de 500 € per a la nova incorporació a l'equip comercial» |
| Equip de RH | Afegir les despeses aprovades a la nòmina actual o a la següent, o treure-les-en (depèn dels teus permisos i del teu pla) | «Afegeix les despeses aprovades de l'Anna a la propera nòmina» · «Treu la despesa de l'hotel de la nòmina de l'Anna» |
Consultar i actuar
- Les preguntes només inclouen les despeses que tens permís per veure. Si ONE no troba res, pot ser perquè no hi tens accés.
- Les accions s'executen en nom teu: si Factorial no t'ho deixaria fer, ONE tampoc no pot. La majoria de les accions es fan tan bon punt les demanes; per eliminar, sempre et demana confirmació.
On funciona ONE
| On | Què canvia |
|---|---|
| Web | Tot, inclosos els taulers i la configuració d'opcions. |
| App mòbil | Només text: sense taulers, gràfics ni configuració d'opcions. Les finestres de confirmació es continuen mostrant. |
| Altres assistents connectats a ONE | Només text i sense configuració d'opcions; confirma les accions escrivint sí. |
| Rutines (programades) | S'executen de manera programada sense que hi siguis, en nom teu, i t'envien el resultat per correu electrònic. També poden actuar; per exemple, aprovar les despeses que compleixen les teves instruccions. |
Consells i bones pràctiques
- Digues-ho tot en un sol missatge quan ho tinguis clar; per exemple, «crea aquestes despeses i envia-les a aprovació». Si no, ONE crea esborranys i et pregunta abans.
- Revisa abans de fer accions en bloc. Aprovar o marcar com a pagada es fa al moment, així que demana abans a ONE que et mostri la llista de despeses.
-
Passos complets per rol:
- Treballadors/es: Envia despeses enviant els rebuts a ONE · Sol·licita el quilometratge · Edita o retira una despesa · Agrupa les despeses d'un viatge · Elimina una despesa · Deixa un comentari en una despesa · Consulta els estats i les alertes de les despeses · Consulta les preguntes freqüents sobre Despeses per a treballadors/es · Crea o sol·licita una targeta virtual, física o d'un sol ús · Paga amb la teva targeta Factorial, afegeix-hi el rebut i desactiva-la si la perds
- Aprovadors/es: Aprova despeses amb ONE · Troba les despeses que has d'aprovar · Soluciona una despesa encallada a Pendent o amb l'aprovador/a equivocat/ada · Configura les notificacions i alertes de despeses
- Equips de finances: Analitza les despeses amb ONE · Consulta quant gasta la teva empresa · Marca una despesa com a pagada o desfés-ho · Reemborsa despeses amb un fitxer SEPA
- Admins: Configura el flux d'aprovació · Verifica les despeses segons la teva política de despeses · Descobreix com detecta Factorial els duplicats i altres errors automàticament · Redacta una política de despeses que ONE pugui verificar · Afegeix una despesa en nom d'una altra persona
- Equips de RH: Reemborsa despeses a través de la nòmina · Configura com apareixen les despeses a la nòmina · Descobreix què passa amb les despeses quan un/a treballador/a deixa l'empresa
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
ONE diu que no pot fer una cosa que li he demanat.
No tens el permís necessari a Factorial o l'estat de la despesa no ho permet (per exemple, ja està aprovada). ONE només fa el que podries fer tu.
ONE diu que no ha trobat cap despesa.
ONE només llegeix les despeses que tens permís per veure. Revisa el període i els filtres de la teva pregunta o consulta el teu accés amb un/a admin.
No puc veure un tauler ni configurar el flux d'aprovació des del mòbil.
Els taulers i la configuració d'opcions només funcionen al web. A l'app mòbil, ONE respon amb text.
Preguntes freqüents
-
ONE pregunta abans d'actuar?
Per eliminar, sí, sempre. Quan crea despeses a partir de rebuts, crea esborranys i et pregunta abans d'enviar-les, tret que li hagis demanat enviar-les al mateix missatge. Aprovar, rebutjar i marcar com a pagada es fan tan bon punt ho demanes.
-
Puc configurar el flux d'aprovació amb ONE?
Sí, els admins poden configurar el flux d'aprovació o les verificacions de despesa parlant amb ONE al web.
-
On puc fer servir ONE?
Al web de Factorial, a l'app mòbil i en altres assistents connectats a ONE.
-
ONE pot veure les despeses dels meus companys/es?
Només si tu les podries veure a Factorial; per exemple, perquè les aproves o tens permís per veure-les.
-
Què és una rutina?
Una tasca que ONE executa de manera programada; per exemple, «Cada dilluns, envia'm les despeses pendents del meu equip». S'executa en nom teu i t'envia el resultat per correu electrònic. Una rutina també pot aprovar despeses de manera programada; per exemple, «Cada divendres, aprova les despeses del meu equip que compleixen la política i són de menys de 50 €», però només les que podries aprovar tu. Revisa les instruccions que et mostra ONE abans de desar-la, perquè s'executa sense que hi siguis. Per aprovar en aquest moment, consulta Aprova despeses amb ONE.