Els termes que veuràs a Despeses i a les targetes Factorial, explicats amb paraules senzilles. Consulta'l quan configuris Despeses, revisis una despesa o hagis d'explicar alguna cosa al teu equip.

Les despeses i com es creen

• Despesa: una cosa que un/a treballador/a ha pagat per feina i que es registra a Factorial per aprovar-la i, si cal, reemborsar-la.
• Tipus de despesa: Despesa ordinària (justificada amb un rebut o una factura, com un àpat o un bitllet de tren), Quilometratge (la distància recorreguda per feina amb el teu propi vehicle, que es paga segons la tarifa de quilometratge de la teva empresa) i Dieta (una quantitat fixa per dia als viatges de feina, que es paga segons la tarifa de dietes de la teva empresa).
• Despesa manual: la crea el/la treballador/a i normalment l'ha pagada de la seva butxaca.
• Despesa amb targeta: es crea automàticament a partir d'un pagament amb targeta Factorial. Només has d'afegir-hi el rebut.
• Propietari/ària de la despesa: el/la treballador/a a qui pertany la despesa. S'hi apliquen el seu flux d'aprovació i el seu reemborsament.
• Crear en nom d'una altra persona: crear una despesa per a una altra persona; per exemple, un/a assistent per al seu mànager. La despesa continua pertanyent a aquesta altra persona.
• Grup de despeses: diverses despeses d'una mateixa persona que s'envien i es revisen juntes; per exemple, les d'un viatge.
• Lectura del rebut: Factorial llegeix el rebut que afegeixes i omple la data, l'import, el proveïdor i els impostos.
• Usuari/ària de Despeses: un/a treballador/a afegit/ida a Despeses, que pot crear despeses.

Estats

Una despesa sempre té un estat: Esborrany, Pendent, Canvis sol·licitats, Rebutjat, Aprovat, A la nòmina, Enviat per ser pagat, Pagat o Pagament revertit. A Consulta els estats i les alertes de les despeses pots veure què vol dir cadascun.

Regles i aprovacions

• Flux d'aprovació: les regles de la teva empresa que decideixen qui revisa una despesa i quan. El configures parlant amb ONE, el nostre assistent d'IA.
• Aprovador/a: la persona a qui es demana que aprovi una despesa.
• Aprovació automàtica: una regla que aprova algunes despeses sense que hi intervingui ningú; per exemple, les que superen les verificacions de despesa.
• Aprovador global de despeses: un permís que permet gestionar del tot qualsevol despesa que la persona pugui veure, sense passar pel flux d'aprovació.
• Restablir el flux d'aprovació: tornar a començar l'aprovació d'una despesa des del primer pas.
• Verificacions de despesa: ONE revisa cada despesa segons la teva política de despeses i li dona un resultat: Dins de la política, Advertència, Fora de la política o No s'ha pogut verificar.
• Indicador greu / indicador lleu: el greu vol dir fora de la política i el lleu, convé revisar-ho. Cap dels dos no bloqueja la despesa.
• Alerta: un avís per a l'aprovador/a, com un possible duplicat, un àpat en un dia que ja cobreix una dieta o una despesa amb el pressupost superat. Les alertes mai no impedeixen enviar ni aprovar.
• Pressupost: un import que un grup de persones pot gastar en un període. Les despeses se'n descompten a mesura que arriben.

Configuració i comptabilitat

• Categoria / subcategoria: per a què era la despesa, com Àpats o Taxis. Les categories són una llista fixa; la teva empresa hi pot afegir subcategories.
• Formulari de despeses: les dades que es demanen a cada despesa i quines són obligatòries.
• Tarifa: un import de quilometratge per km o milla, o un import de dieta per dia, assignat a les persones.
• Entitat legal: cadascuna de les empreses del teu compte de Factorial. Determina la moneda, els impostos i els comptes.
• Moneda del document: la moneda que apareix al rebut.
• Import i moneda reemborsables: quant es retorna al/a la treballador/a i en quina moneda.
• Reemborsament: retornar els diners d'una despesa aprovada, a través de la nòmina, d'un pagament SEPA o amb Marca com a pagada després de pagar-la d'una altra manera.
• Concepte de nòmina: la línia de la nòmina on apareix una despesa reemborsada a través de la nòmina. Vincules cada categoria de despesa a un. Consulta Configura com apareixen les despeses a la nòmina.
• Centre de costos: una etiqueta per agrupar costos; per exemple, per departament o per projecte.
• Compte comptable: el compte del teu pla comptable on es registra una despesa.
• Targeta Factorial: una targeta d'empresa física o virtual emesa a través de Factorial. Els seus pagaments es converteixen en despeses amb targeta.
• ONE: el nostre assistent d'IA. Pot crear despeses per tu, ajudar-te a revisar-les i configurar el teu flux d'aprovació i les verificacions de despesa.

Solució de problemes i preguntes freqüents

Solució de problemes

Veig a la pantalla un terme que no és aquí.
Consulta l'article relacionat amb aquesta pantalla o pregunta a ONE què vol dir en la configuració de la teva empresa.

Preguntes freqüents

1. Quina diferència hi ha entre una alerta i un estat?
   L'estat indica en quin punt del seu recorregut és la despesa (per exemple, Pendent). Una alerta és informació addicional per a l'aprovador/a (per exemple, un possible duplicat). Una despesa té un sol estat i pot tenir diverses alertes.
   
2. «Conflicte de categoria» és un estat?
   No. És una alerta que avisa que una despesa d'àpat coincideix amb un dia que ja cobreix una dieta.
   
3. Què ha passat amb les polítiques de despeses?
   Les verificacions de despesa substitueixen les polítiques de despeses. Quan la teva empresa fa el canvi, les regles de les polítiques anteriors es converteixen en verificacions.