Com funciona la integració del servei de dades de facturació de DATEV?

La integració envia les teves despeses aprovades de Factorial al teu assessor fiscal a DATEV Unternehmen online. Cada despesa arriba amb el seu rebut i ja està assignada a comptes, així que el teu assessor fiscal només ha de revisar-la i registrar-la.

• Les dades només van en una direcció, de Factorial a DATEV.
• No hi ha fitxers per descarregar o pujar. Factorial envia les dades directament.
• La integració està disponible per a entitats jurídiques a Alemanya.

Abans de començar

El que necessites a Factorial

Pla: Despeses juntament amb la comptabilitat (comptes G/L). Tens comptabilitat si s'aplica alguna d'aquestes:

• Tens despeses en el pla Enterprise, o
• Tens despeses en el pla Business, més comptes a pagar o adquisicions en el pla Business o superior.

Configuració de comptabilitat: cada categoria de despesa ha d'estar vinculada a un compte G/L (Sachkonto). Ho fas a les configuracions de comptabilitat o a través de One.

Qui pot fer què:

• Admins instal·len la integració i connecten DATEV.
• Admins i gestors amb permís per gestionar despeses poden transferir despeses.
• Crear el pla de comptes i vincular categories a comptes G/L necessita permisos de comptabilitat (“Gestionar comptes de llibre” i “Assignar comptes de llibre a recursos”).

El meu assessor fiscal necessita accés a Factorial?

• No. En la majoria dels casos, l'empresa configura la integració i transfereix les despeses, mentre que el teu assessor fiscal treballa només a DATEV.
• Si el teu assessor fiscal ha de treballar a Factorial també, un admin els afegeix d'una de dues maneres:
  • Com a empleat/a de la teva empresa, o
  • Com a usuari/a extern/a del teu compte de Factorial.

Després, l'admin els dóna un grup de permisos que els permet gestionar despeses.

Què acordar amb el teu assessor fiscal primer

Revisa aquesta llista junts abans de configurar res:

• Quin client DATEV (Mandant) cada entitat jurídica alemanya registra, amb el Beraternummer i Mandantennummer. Aquests han de coincidir amb el conjunt de dades de comptabilitat (Buchführungsbestand) a DATEV Kanzlei-Rechnungswesen.
• El període fiscal: ha d'existir a DATEV, amb el llibre correcte habilitat per a ell:
  • El Rechnungseingangsbuch (llibret de factures entrants) per a despeses reembossades i qualsevol despesa que no vagi al Kassenbuch,
  • Kassenbuch online si envies despeses de targetes de companyia a un Kassenbuch.
• Pla de comptes i longitud del compte: SKR03 o SKR04, i quants dígits té un compte G/L (per exemple 4).
• Assignació de comptes: quina categoria de despesa registra a quin compte G/L i centre de costos, i quins comptes creditors (Personenkonten) utilitzar per a reemborsaments i pagaments de targetes de companyia.
• IVA: Factorial envia el tipus i l'import de l'IVA, però no la clau fiscal (BU-Schlüssel). Acorda com el teu assessor fiscal gestiona l'IVA a DATEV.
• Qui demana el servei i atorga accés a DATEV (el teu assessor fiscal), i qui inicia sessió a DATEV des de Factorial (vegeu a continuació).

Què configura el teu assessor fiscal a DATEV

El teu assessor fiscal fa això una vegada per a cada client, a MyDATEV Mandantenregistrierung, que inicien des de DATEV Arbeitsplatz. La guia pas a pas de DATEV és DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 com a despatx d'assessoria fiscal demanar i configurar (Doc. No. 1037210).

Abans de començar, el client necessita el servei (Leistung) Buchführung a DATEV Arbeitsplatz, i la persona que fa la sol·licitud necessita el correcte “Bestellen-/Vertrags- und Personendaten verwalten” a DATEV Rechteverwaltung online.

1. Demana DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 amb el número d'assessor utilitzat pel client (mandantengenutzte Beraternummer). Si el client ja en té un, per exemple per a DATEV Unternehmen online, es reutilitza; si no, se n'ha de crear un de nou. Un Kanzlei-Beraternummer no es pot utilitzar aquí. En el mateix pas, el teu assessor fiscal tria la persona de la teva empresa que connectarà Factorial i, si cal, demana un DATEV SmartLogin per a ells. La teva empresa rep l'ID de SmartLogin i el codi d'inscripció per carta.
2. Assigna la plantilla de drets (Rechtevorlage) “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a aquella persona. Només un administrador a DATEV Rechteverwaltung online pot fer això, ja sigui durant la comanda o més tard a Rechteverwaltung online.
3. Crea el conjunt de dades a DATEV Belege online amb el formulari de processament “Erweitert”, incloent l'any fiscal. El seu Beraternummer i Mandantennummer es prenen de la Leistung Buchführung. No es necessita un contracte separat de DATEV Unternehmen online només per rebre les dades.

La persona del pas 1 connecta Factorial amb el seu SmartLogin (o un altre mètode d'inici de sessió de DATEV, com mIDentity o SmartCard).

Si algú de l'oficina del teu assessor fiscal transfereix les despeses en canvi, el teu assessor fiscal només demana el servei amb el número d'assessor utilitzat pel client, i la teva empresa no necessita un SmartLogin. L'oficina assigna la Rechtevorlage al seu propi empleat (Doc. No. 1018840), que inicia sessió des de Factorial amb el seu propi inici de sessió de DATEV i necessita accés a Factorial (vegeu més amunt).

Si utilitzes el Kassenbuch per a targetes de companyia, el teu assessor fiscal també habilita DATEV Kassenbuch online per al conjunt de dades, crea un Kassenbuch per al client i l'obre per a l'any fiscal actual. DATEV no obre automàticament nous anys de llibre de caixa, així que això s'ha de repetir cada any. Un Kassenbuch que només rep pagaments amb targeta necessita un saldo d'obertura, o l'opció de control de saldo negatiu de DATEV desactivada. Belege online amb el formulari de processament “Erweitert” també és necessari en aquest cas.

Configura la integració

1. Instal·la la integració. Ves a Marketplace, obre DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 i fes clic a Instal·lar.
2. Connecta't a DATEV. A la pestanya Connexió, fes clic a Connecta't a DATEV i inicia sessió amb el teu DATEV SmartLogin (o un altre mètode d'inici de sessió de DATEV, com mIDentity o SmartCard).
3. Tria el client DATEV. A la pestanya Configuració, tria el client DATEV per a cada entitat jurídica alemanya. La llista només mostra clients als quals tens accés a DATEV.
4. Opcional: afegeix comptes creditors. A la pestanya Rechnungseingangsbuch, introdueix el compte creditor per a reemborsaments (Kreditorensammelkonto) i, opcionalment, el de despeses pagades per l'empresa. També pots donar a empleats individuals el seu propi compte creditor.
5. Opcional: envia despeses de targetes de companyia a un Kassenbuch. A la pestanya Kassenbuch, activa Exportar despeses de targetes de companyia a un Kassenbuch. Tria les targetes (targeta de crèdit de l'empresa, targeta de dèbit de l'empresa o Factorial targeta) i introdueix el nom del Kassenbuch exactament com el teu assessor fiscal l'ha nomenat a DATEV, per exemple “Factorial Karte”. Les despeses reembossades sempre van al Rechnungseingangsbuch.

Comprova que tot estigui connectat correctament

A la pestanya Connexió:

• Estat mostra Connectat.
• Autoritzat per (DATEV) mostra el nom de la persona que esperes.
• La connexió expira el mostra fins quan pots transferir. Per motius de seguretat, la connexió dura 11 hores. Se't demanarà que et tornis a connectar si tries de sincronitzar després d'aquest temps.

A la pestanya Configuració, cada client mostra el seu nom i números, un resultat de comprovació per a cada llibre (el Rechnungseingangsbuch, i el Kassenbuch si en fas servir un) i quan es va comprovar per última vegada amb DATEV:

• Preparat: pots transferir.
• Necessita atenció: pots transferir, però alguns comptes seran rebutjats. Fes clic a Mostra detalls per veure quins.
• No es pot exportar: falta alguna cosa a DATEV. El missatge t'indica què.

Pots veure i revocar l'accés de Factorial a DATEV a Aplicacions connectades.

Transferir despeses

1. A Despeses, filtra la llista per les despeses aprovades que vols transferir i fes clic a Sincronitza amb DATEV a la part inferior de la pàgina. Factorial transfereix les despeses mostrades a la llista; seleccionar despeses individuals no canvia el que s'envia.
2. Factorial les envia a DATEV, agrupades per client i mes. Els mesos de Kassenbuch s'envien un a un, els més antics primer, així que una transferència que cobreix diversos mesos triga una mica més.
3. Pots veure l'estat de sincronització de cada despesa directament a Despeses. Per a més detalls, incloent els propis missatges de DATEV, obre la pestanya Registre de processament de la integració.

Què s'envia

Per a cada despesa, Factorial envia:

• data, import i moneda (amb el tipus de canvi per a monedes estrangeres),
• tipus i import de l'IVA,
• compte G/L i compte creditor,
• centre de costos,
• nom del comerciant i ID d'IVA,
• número de factura i descripció,
• el rebut.

Què passa a DATEV

A Belege online, els comptes ja estan omplerts: Sachkonto, Geschäftspartner-Konto (el compte creditor) i el tipus d'impost. BU queda buit, perquè la clau fiscal no s'envia.

1. Cada despesa apareix a Belege online a DATEV Unternehmen online, amb el rebut adjunt. Es registra al Belegkreis que el teu assessor fiscal ha configurat per a les factures entrants (per defecte “Eingangsrechnungen”), sota el mes de la despesa.
2. Les dades de la seva factura es converteixen en un Belegsatz al Rechnungseingangsbuch de Belege online, vinculat al rebut i amb els comptes ja omplerts. Cada càrrega es llista sota Inici Belege › Protocols › Import › Mostrar registre d'importació.
3. El teu assessor fiscal fa que els Belegsätze estiguin disponibles per a la comptabilitat: sota Inici Belege › Proporcionar documents, seleccionen el Belegstapel i fan clic a Proporcionar.
4. A DATEV Kanzlei-Rechnungswesen, el teu assessor fiscal els obté (Estat › Obtenir dades › Afegir client), crea propostes de registre (Buchungsvorschläge) sota Registrar documents, les comprova, afegeix la clau fiscal si cal i les registra.

Si utilitzes el Kassenbuch, les despeses de targetes de companyia apareixen com a entrades en efectiu (Kassenbewegungen) a DATEV Kassenbuch online en canvi. El teu assessor fiscal fa clic a Festschreiben und Bereitstellen allà i després les obté de la mateixa manera.

Factorial mai registra directament als teus comptes. Si canvies una despesa després de transferir-la, corregeix el Beleg a DATEV també, després marca la despesa com a Acceptar com a exportada a la pestanya Registre de processament perquè les transferències posteriors l'ignorin.

Solució de problemes

Per a qualsevol cosa relacionada amb la integració a Factorial, contacta amb Factorial Support. El teu assessor fiscal o el seu administrador de DATEV gestiona les configuracions i drets d'accés a DATEV.

• El client DATEV falta, o Factorial diu que no hi ha accés al client
  La persona que ha iniciat sessió no té el dret de Rechnungsdatenservice 1.0 per a aquell client, o el servei no s'ha demanat encara.
  → Demana a l'administrador de DATEV del teu assessor fiscal que assigni la Rechtevorlage “DATEV Rechnungsdatenservice 1.0” a Rechteverwaltung online. Després torna a carregar la pàgina.
  Qui ajuda: el teu assessor fiscal.
  
• No puc seleccionar el client que necessito
  Pots haver iniciat sessió amb un SmartLogin o SmartCard diferent. Comprova qui es mostra sota Autoritzat per (DATEV). Si és la persona incorrecta, fes clic a Desconnectar i inicia sessió de nou amb la correcta.
  Si Factorial diu que dues entitats jurídiques no poden registrar-se al mateix client, tria un client diferent per a una d'elles.
  Qui ajuda: tu; si el client encara no apareix, el teu assessor fiscal.
  
• Iniciar sessió a DATEV no funciona
  • El SmartLogin està bloquejat o no està activat. L'administrador de DATEV del teu assessor fiscal pot solucionar-ho.
  • Tornes a Factorial, però l'estat continua sent “No connectat”. Fes clic a Connecta't a DATEV de nou. Si continua passant, contacta amb Factorial Support.
  • L'estat diu “Es necessita reconexió”. La connexió ha caducat o ha estat revocada. Fes clic a Connecta't a DATEV de nou.
    
• Una transferència ha fallat o ha estat només parcialment acceptada
  Obre el Registre de processament. Per a cada despesa veuràs per què va ser rebutjada, sovint amb un enllaç a l'ajuda de DATEV.
  • Problemes de compte (per exemple, un compte G/L falta o té la longitud incorrecta): soluciona'ls a les configuracions de comptabilitat a Factorial, després torna a transferir.
  • Problemes de configuració de DATEV (per exemple, no hi ha any fiscal, o el formulari de processament no és “Erweitert”): pregunta al teu assessor fiscal.
  • Estat “Comprova a DATEV”: Factorial no va poder confirmar el resultat. Comprova a Belege online si els documents han arribat. Si no ho han fet, tria No registrat a DATEV perquè la següent transferència els enviï de nou. Si ho han fet, tria Acceptar com a exportat.
  • DATEV no es pot contactar, o l'error continua apareixent: contacta amb Factorial Support. Inclou l'ID de feina de DATEV del registre de processament.
    
• Les despeses de targetes de companyia no arriben al Kassenbuch
  A la pestanya Configuració, el resultat de la comprovació t'indica què falta:
  • “Aquest client no té Kassenbuch” o “El Kassenbuch no té any fiscal per avui”: demana al teu assessor fiscal que creï el Kassenbuch o obri l'any actual a Kassenbuch online.
  • “El Kassenbuch de l'any següent encara no està obert”: l'any fiscal acaba aviat. Demana al teu assessor fiscal que obri l'any següent abans de la teva primera transferència del nou any.
  • “Només es poden exportar despeses de targetes de companyia”: el Kassenbuch està llest però el Rechnungseingangsbuch no. Les despeses amb targeta encara es transfereixen. Les despeses reembossades no es poden transferir fins que el teu assessor fiscal habiliti el Rechnungseingangsbuch. Si només transfereixes despeses amb targeta, pots ignorar aquest missatge.
    Si el nom del Kassenbuch a Factorial no coincideix exactament amb DATEV, corregeix-lo a la pestanya Kassenbuch.
    Qui ajuda: el teu assessor fiscal; pel nom, tu.
    
• Falten alguns camps a DATEV
  DATEV només mostra camps que estan habilitats a la màscara d'entrada de Belege online (Erfassungsmaske). Pregunta al teu assessor fiscal que els habiliti.

Ajuda de DATEV

• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0 com a despatx d'assessoria fiscal demanar i configurar (Doc. No. 1037210)
• DATEV Rechnungsdatenservice 1.0: Transferir dades (Doc. No. 1071255)
• Serveis de dades de comptabilitat: Definició i configuració de les plantilles de drets (Doc. No. 1018840)
• Comprovar la importació de documents digitals i dades de documents estructurades (Doc. No. 1022872)
• Aplicacions connectades a DATEV

Necessites ajuda?

• Factorial Support — configurant la integració i errors de transferència: contacta amb Factorial Support
• El teu assessor fiscal — demanant el servei, drets a DATEV, configuracions del client i registre a DATEV