Aquest article és per: aprovadors/es.
Les despeses et poden arribar de dues maneres: d'un pagament amb una Factorial targeta, o afegides manualment per un/a empleat/da que ha pagat amb els seus propis diners (una despesa manual, fora de butxaca). Aproves ambdues de la mateixa manera, però revises coses diferents, així que ho fas més ràpidament i només reemborses el que has de.
Despeses amb targeta i despeses fora de butxaca
Visió general
| Despesa amb targeta | Despesa fora de butxaca | |
|---|---|---|
| Qui ha pagat | La companyia, amb una Factorial targeta | L'empleat/da, amb els seus propis diners |
| Com es crea | Automàticament, com a esborrany, quan s'utilitza la targeta. L'empleat/da afegeix el rebut i el envia. | L'empleat/da ho crea a la web o a l'aplicació. |
| Reemborsat a l'empleat/da? | No, no hi ha res a reemborsar | Sí, un cop aprovat |
| Controls abans del pagament | Els límits i restriccions de la targeta s'apliquen quan l'empleat/da paga | Cap: els controls es fan després que s'enviï la despesa |
| Què revises principalment | El rebut hi és i la compra era per treball | El rebut, l'import a reemborsar, la categoria i la política |
Totes dues segueixen el flux d'aprovació de la teva companyia, i ambdues són revisades per Controls de despeses si la teva companyia els utilitza.
Com utilitzar
Revisant una despesa amb targeta
Revisant una despesa fora de butxaca
- Obre la despesa.
- Comprova el rebut, i que l'Import reemborsable (el que es reemborsarà) sigui correcte. No pot ser més alt que l'import del rebut.
- Comprova la categoria, projecte o centre de costos, i qualsevol alerta.
- Aprova, sol·licita canvis o rebutja-ho. Un cop aprovat, el teu equip financer ho reemborsarà a través de la nòmina, un fitxer de transferència SEPA, o establint-lo com a pagat (vegeu Com reemborsar despeses a través de la nòmina?).
- Revisa les despeses amb targeta ràpidament. Els diners ja s'han gastat, i un rebut que falta és més fàcil d'obtenir mentre la compra és fresca.
- Dedica més temps a les despeses fora de butxaca. Són les que es converteixen en pagaments reals.
- Utilitza "Sol·licitar canvis" per un rebut que falta, no "Rebutjar". L'empleat/da pot afegir-lo i tornar a enviar la despesa.
- L'empleat/da que tingui despeses d'esborrany, incloent les despeses amb targeta que esperen un rebut, rep un recordatori els dilluns al matí.
Articles relacionats: Com trobo les despeses que esperen la meva aprovació? · Com aprovo, rebutjo o torno una despesa? · Com comprovo les despeses contra la meva política de despeses? · Despeses amb targeta i despeses manuals
Resolució de problemes i FAQ
Resolució de problemes
Una despesa amb targeta no té rebut.
Utilitza Sol·licitar canvis i demana a l'empleat/da que l'afegeixi. Ells poden tornar a enviar-ho.
No veig "Reemborsar" en una despesa amb targeta aprovada.
Això és esperat: les despeses amb targeta són pagades per la companyia, així que no hi ha res a reemborsar a l'empleat/da.
FAQ
1. Necessito revisar les despeses amb targeta si la targeta ja té límits?
Sí, però és una revisió més lleugera. Els límits de la targeta controlen on i quant pot gastar l'empleat/da, no si cada compra era per treball o té un rebut vàlid.
2. Què passa si rebutjo una despesa amb targeta?
La despesa es converteix en Rebutjada, però el pagament ja s'ha fet amb diners de la companyia. Factorial no ho recupera automàticament: acorda amb l'empleat/da com ho tornaran a pagar.
3. Es pot reemborsar una despesa fora de butxaca per més que el rebut?
No. L'Import reemborsable no pot ser més alt que l'import del rebut. Quan el rebut és en una altra moneda, l'import convertit a la data del rebut (document) estableix el límit, amb un marge de fins al 5% per comissions bancàries. Vegeu Despeses en una altra moneda.