Aquest article és per a: admins, equips de finances, equips de RH, aprovadors/es i treballadors/es.
Despeses de Factorial reuneix en un sol lloc tot el recorregut de cada despesa, des que es paga fins que arriba a la teva comptabilitat. Així hi ha menys rebuts perduts, menys fulls de càlcul, menys aprovacions per perseguir i menys conciliacions a final de mes.
Del rebut a la comptabilitat, en un sol lloc
Visió general
Totes les despeses segueixen els mateixos sis passos. ONE, el nostre assistent d'IA, t'ajuda en cadascun.
| Pas | Què passa | Què t'estalvies |
|---|---|---|
| 1. Enviar | Els/les treballadors/es fan una foto del rebut amb el mòbil o el pugen des del web; Factorial el llegeix i omple la despesa perquè la revisin. El quilometratge i les dietes fan servir les tarifes de la teva empresa. Els pagaments amb targeta Factorial es converteixen en despeses automàticament. | Ni paper, ni teclejar dades, ni fulls de càlcul. |
| 2. Revisar | Les verificacions de despesa revisen cada despesa segons la teva política de despeses tan bon punt té les dades necessàries, i llegeixen el rebut per detectar, per exemple, que falta l'IVA o que els totals no quadren. Els/les treballadors/es veuen què han de corregir abans d'enviar-la. | Menys revisió manual de rebuts. |
| 3. Aprovar | El teu flux d'aprovació envia cada despesa a la persona adequada segons l'import, l'equip, la categoria o qualsevol altra regla. Les despeses que compleixen la política es poden aprovar automàticament. Els/les aprovadors/es reben la sol·licitud a la safata d'entrada i decideixen des del web o des de l'app mòbil. | Menys persecucions. Les despeses que no necessiten res no esperen. |
| 4. Reemborsar | A través de la nòmina, amb un fitxer de pagament SEPA o marcant-les com a pagades a mà (segons el teu pla). Si es reemborsen a la nòmina, les despeses aprovades s'afegeixen a la nòmina, cadascuna amb el concepte de nòmina que vas vincular a la seva categoria. | Amb la nòmina, no cal una transferència a part per a cada persona. |
| 5. Analitzar | La despesa per persona, equip, categoria, projecte o pressupost, a punt per exportar. Els pressupostos mostren què queda disponible a mesura que arriben les despeses. | Saps què has gastat quan encara és recent. |
| 6. Sincronitzar | Les despeses aprovades arriben a la teva comptabilitat amb la categoria, el compte comptable, els impostos i el rebut, i les pots enviar al teu programari de comptabilitat. | Menys conciliacions a final de mes. |
ONE a cada pas: els/les treballadors/es poden demanar a ONE que creï una despesa a partir d'un rebut o d'un trajecte amb cotxe, els/les aprovadors/es li poden demanar que aprovi despeses i els admins configuren el flux d'aprovació i les verificacions de despesa descrivint-los amb les seves pròpies paraules.
Primers passos (admins)
- Afegeix les persones que faran servir Despeses. Consulta Afegeix persones a Despeses.
- Tria els tipus de despesa que reemborses. Consulta Tria quins tipus de despesa poden crear els/les treballadors/es.
- Configura les tarifes de quilometratge i dietes si les fas servir. Consulta Configura les tarifes de quilometratge i dietes.
- Configura el teu flux d'aprovació amb ONE. Consulta Configura el flux d'aprovació.
- Revisa les verificacions de despesa predefinides i afegeix-hi les teves pròpies regles. Consulta Verifica les despeses segons la teva política de despeses.
- Vincula les categories als teus comptes comptables. Consulta Configura les categories i subcategories de despeses.
- Si reemborses a través de la nòmina, vincula cada categoria a un concepte de nòmina. Consulta Configura com apareixen les despeses a la nòmina.
Consells i bones pràctiques
- Comença amb la configuració predeterminada i ajusta-la després del primer mes: les verificacions de despesa predefinides i un flux d'aprovació senzill cobreixen el que necessiten la majoria d'empreses.
- Demana als/a les treballadors/es que instal·lin l'app mòbil perquè puguin enviar el rebut tan bon punt paguen.
- Articles relacionats: Consulta el glossari de Despeses · Crea una despesa · Consulta les preguntes freqüents sobre Despeses per a RH i nòmines
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
No veig Despeses a la barra lateral.
És possible que el pla de la teva empresa no inclogui Despeses o que encara no hi tinguis accés. Pregunta-ho al teu admin.
Veig Les meves despeses, però no el botó Nova despesa.
Encara no t'han afegit a Despeses. Demana al teu admin que t'hi afegeixi. Consulta Afegeix persones a Despeses.
Preguntes freqüents
-
Necessito targetes Factorial per fer servir Despeses?
No. Despeses funciona amb despeses pagades de la teva butxaca, quilometratge i dietes. Les targetes Factorial són targetes d'empresa físiques i virtuals amb pagaments que es converteixen automàticament en despeses, així que els/les treballadors/es no avancen diners i veus la despesa al moment. Consulta Descobreix què són les targetes Factorial i per què fer-les servir.
-
Els/les treballadors/es poden enviar despeses des del mòbil?
Sí, des de l'app mòbil de Factorial.
-
Com es reemborsa als/a les treballadors/es?
A través de la nòmina, amb un fitxer de pagament SEPA o amb Marca com a pagada quan ja els hagis pagat d'una altra manera, segons el teu pla.
-
He de fer servir ONE?
Els/les treballadors/es i els/les aprovadors/es poden fer-ho tot a Despeses sense ONE. Els admins configuren el flux d'aprovació i les verificacions de despesa parlant amb ONE; la resta d'opcions es canvien a mà.
-
A qui ajuda Despeses?
Els/les treballadors/es envien una despesa amb pocs tocs, en veuen l'estat en tot moment i cobren el reemborsament sense haver de perseguir ningú. Els/les aprovadors/es només reben les despeses que necessiten la seva revisió, amb el rebut, el resultat de la política i els comentaris en un sol lloc, al web o al mòbil. Els equips de finances tenen en un sol lloc totes les despeses, pagaments amb targeta i rebuts, amb les regles aplicades automàticament i les exportacions i la comptabilitat a punt a final de mes. Els equips de RH i nòmines reemborsen les despeses aprovades a la nòmina, cadascuna amb el seu concepte de nòmina, i liquiden les despeses de qui deixa l'empresa abans del seu últim dia. Més informació a Consulta les preguntes freqüents sobre Despeses per a RH i nòmines i a Descobreix què passa amb les despeses quan un/a treballador/a deixa l'empresa.
-
On trobo Despeses?
Depèn del teu rol i dels teus permisos. Els/les treballadors/es van a Les meves despeses > Despeses per crear i seguir les seves despeses, i a Les meves despeses > Les meves targetes si tenen una targeta Factorial; a l'app mòbil, obren Despeses. Els equips de finances i els admins van a Despeses > Despeses d'empleats per veure i gestionar les despeses de tothom, els grups de despeses, els informes i els pressupostos. Els admins configuren Despeses a Configuració > Despeses.
-
Puc importar despeses des d'una altra eina?
No. Despeses no permet importar despeses anteriors des d'una altra eina ni des d'un full de càlcul. Des del primer dia, els/les treballadors/es creen les seves despeses a Factorial a partir d'un rebut, al web o a l'app mòbil, o enviant els rebuts a ONE. Consulta Crea una despesa.