Factorial et permet exportar dades d despesa per a informes, anàlisi i propòsits comptables. Pots exportar la teva vista actual o utilitzar l'exportació avançada per accedir a més filtres i camps.
Hi ha dues maneres principals d'exportar despeses:
- Exportar vista actual → Exporta ràpidament la llista tal com es mostra a la pantalla, incloent filtres aplicats i columnes seleccionades
- Exportació avançada → Personalitza filtres, selecciona camps addicionals, canvia noms de columnes i reordena columnes per a una anàlisi més profunda
Si un/a administrador/a fa Become per descarregar una exportació com Despeses (PDF), Exportacions Universals (Excel/CSV) o Factures, the sistema detecta que l'acció s'ha realitzat sota Become.
En lloc d'enviar l'email d'exportació a l'usuari impersonat, Factorial identifica l'administrador/a que va iniciar la sessió de Become i envia la notificació d'exportació i el fitxer directament a ell/ella.
Això assegura que les dades exportades sempre arribin a la persona que realitza l'acció durant la impersonació.
Exportar vista actual
Aquesta és l'opció més ràpida quan vols una exportació senzilla de la taula que estàs veient actualment.
- Al teu panell lateral, ves a Despeses → Despeses dels empleats → Despeses
- Fes clic als tres punts
- Selecciona Exportar a CSV
- Se't notificarà tant per email com a la teva safata d'entrada
Columnes opcionals que pots habilitar:
- Data de creació
- Tipus de document
- Referència interna
- Mètode de pagament
- Import reemborsable
Exportació avançada
L'exportació avançada proporciona més flexibilitat, permetent-te canviar noms de columnes, reordenar-les i extreure valors de múltiples nivells (per exemple, camps d'impostos i dates d'aprovació per a fins a 5 nivells d'aprovació).
- Al teu panell lateral, ves a Despeses → Despeses dels empleats → Despeses
- Selecciona Exportació avançada al principi de la llista
- Tria entre XSLX o CSV
- Estableix els filtres i omple els detalls
- Fes clic a Exportar
Una llista d'exportacions recents desplegable a la part superior del panell lateral d'exportació mostra la data i l'estat de cada sol·licitud, amb una acció de Descarregar un cop el fitxer estigui llest.
Filtres disponibles:
- Data d'aprovació
- Pressupost
- Categoria
- Data de creació
- Moneda del document
- Data del document
- Tipus de document
- Tipus de despesa
- Propietari
- Entitat legal del propietari
- Pagament
- Aprovacions pendents
- Fase
- Projecte
- Moneda reemborsable
- Informant per
- Enviat el
- Estat
- Equip
- Transacció pagada tard
Camps extraïbles inclouen:
- Alertes
- Data d'aprovació
- Data de nivell d'aprovació (fins a 5 nivells)
- Import base (fins a 5 nivells)
- ID de pressupost / Nom de pressupost
- Darrera 4 xifres de la targeta
- Categoria / Subcategoria
- Centre de costos
- Data de creació
- Descripció
- Import, moneda, data, número, tipus del document
- Nom / número del compte bancari de l'empleat
- Data de finalització / Data d'inici
- Tipus de canvi
- ID de grup de despesa / ID de despesa
- Tipus de despesa
- ID de grup / Nom de grup
- Referència interna
- Enllaç a Factorial
- Tarifa de quilometratge, unitat, quilometratge total, viatge d'anada i tornada
- Cicle de nòmina
- Projecte / Codi de projecte / Subprojecte
- Import reemborsable / moneda
- Data de rebuig / motiu de rebuig
- Informant per
- Estat
- NIF del proveïdor (ID fiscal)
- Import d'impostos i tipus d'impostos (fins a 5 nivells)
- Nom del venedor
Utilitza l'exportació avançada quan necessitis conjunts de dades detallats i personalitzables per a informes financers o auditories.
Si necessites un informe més personalitzat, pots crear-ne un des d'Analytics utilitzant el creador de widgets, sempre que estigui inclòs en el teu pla.
Consells i bones pràctiques
- Utilitza l'exportació de vista actual per a llistes ràpides
- Canvia a l'exportació avançada per a informes financers, reconciliacions, o quan necessitis dades d'impostos, aprovacions de múltiples nivells o dades de pressupost
- Canvia noms i reordena columnes en l'exportació avançada per coincidir amb les plantilles d'informes de la teva empresa
- Desa els teus fitxers d'exportació (CSV o Excel) en un lloc segur per a finalitats de compliment i auditoria
FAQ
-
Puc programar exportacions automàtiques?
Actualment no. Les exportacions s'han de desencadenar manualment.
-
Quins formats són compatibles?
Les exportacions estan disponibles en CSV i Excel. Els grups de despeses també es poden exportar com PDF.
-
Puc canviar l'ordre de les columnes?
Sí, a la interfície d'usuari per a la vista actual, i en l'exportació avançada per a fitxers descarregats.