Aquest article és per a: equips de finances i admins.
Un pressupost estableix quant pot gastar un grup de persones durant un període, per exemple els viatges d'un equip durant el trimestre o el pressupost d'un esdeveniment. Les despeses s'hi descompten a mesura que arriben, de manera que pots veure quant en queda i els/les aprovadors/es saben, abans d'aprovar-la, si una despesa el superaria.
Crea un pressupost
Descripció general
Un pressupost té un import, un període i unes dates, i pertany a una entitat legal, la moneda de la qual fa servir. Tries els seus destinataris (els/les treballadors/es que hi poden imputar despeses), qui el pot veure (Lectors) i qui el pot canviar (Propietaris). Necessites el permís Crear pressupostos de finances o Gestionar pressupostos de finances.
Com fer-ho
- A la barra lateral, ves a Despeses > Despeses d'empleats i obre la pestanya Pressupostos.
- Fes clic a Afegeix un pressupost.
-
Informació bàsica:
- Tria l'Entitat legal.
- Introdueix el Nom del pressupost i, si vols, una Descripció del pressupost.
- Fes clic a Continua.
-
Accés:
- Tria els/les Propietaris (tu t'hi afegeixes per defecte) i els/les Lectors.
- Fes clic a Continua.
-
Límits:
- Tria la Data d'inici (i, opcionalment, una Data de finalització).
- Tria el Període: Sense període, Diari, Setmanal, Mensual o Anual.
- Introdueix el Límit i fes clic a Continua.
-
Assignació:
- Tria el Mètode de distribució: Assignació igual per treballador o Sense assignació per treballador.
- Fes clic a Selecciona els destinataris, cerca o filtra, marca les persones i fes clic a Aplica la selecció.
- Fes clic a Envia. Veuràs el missatge «Desat correctament» i s'obrirà el pressupost nou.
Fes el seguiment de les despeses d'un pressupost
- Perquè els/les treballadors/es puguin triar un pressupost, ves a Configuració > Despeses > Formulari de despeses i activa el camp Pressupostos. Fes-lo Obligatori si totes les despeses s'han d'imputar a un pressupost.
- Per seguir un pressupost, obre'l des de la pestanya Pressupostos. Registres mostra les despeses que s'hi han imputat; Treballadors mostra els/les destinataris/àries.
Els/les aprovadors/es veuen si cada despesa està Dins del pressupost, en Risc de pressupost o amb el Pressupost superat. Superar el pressupost mai no impedeix enviar ni aprovar.
Consells i bones pràctiques
- Fes servir noms clars amb la finalitat i el període, per exemple Viatges de vendes T1.
- Comença amb uns quants pressupostos generals i després afegeix-ne d'específics on necessitis més control.
- Demana al flux d'aprovació que enviï a finances les despeses que superen el pressupost, perquè sempre es revisin. Consulta Configura el flux d'aprovació.
Articles relacionats: Tria què demana el formulari de despeses · Configura el flux d'aprovació
Solució de problemes i preguntes freqüents
Solució de problemes
Un/a treballador/a no troba el pressupost a la seva despesa.
Al camp Pressupostos, els/les treballadors/es només veuen els pressupostos dels quals són destinataris/àries i que estan actius en la Data del document de la despesa. Comprova que en sigui destinatari/ària, que la Data del document estigui entre les dates d'inici i de finalització del pressupost i que el camp Pressupostos estigui activat a Formulari de despeses.
No veig un pressupost.
Amb Crear pressupostos de finances, veus els pressupostos dels quals ets propietari/ària, lector/a o destinatari/ària. Amb Gestionar pressupostos de finances, els veus i els gestiones tots.
L'import del pressupost està en una moneda incorrecta.
Un pressupost fa servir la moneda de la seva entitat legal. Crea'l a l'entitat legal que té la moneda que necessites.
Preguntes freqüents
-
Puc assignar un pressupost a un equip o a un centre de costos?
Els pressupostos s'assignen a persones. Per fer el pressupost d'un equip o d'un centre de costos, selecciona'n els membres com a destinataris/àries.
-
Un/a treballador/a pot formar part de diversos pressupostos?
Sí. A cada despesa tria a quin l'imputa.
-
Què passa si una despesa supera el pressupost?
Els/les aprovadors/es veuen que té el Pressupost superat i decideixen si l'aproven: superar el pressupost és informació per a l'aprovador/a i mai no impedeix enviar ni aprovar. La primera vegada que se supera un pressupost, se n'avisa els/les propietaris/àries.
-
Si canvio un pressupost, què passa amb les despeses que ja s'hi han imputat?
Continuen imputades al pressupost, i el seu estat (Dins del pressupost, Risc de pressupost o Pressupost superat) es torna a calcular amb el límit nou. Consulta les xifres noves a la pàgina de detall del pressupost.
-
Què vol dir Risc de pressupost?
Risc de pressupost vol dir que s'ha fet servir el 90 % o més del pressupost, així que en queda menys del 10 %. Els/les aprovadors/es veuen si una despesa està Dins del pressupost, en Risc de pressupost o amb el Pressupost superat.
-
Com es descompta d'un pressupost una despesa en una altra moneda?
Les despeses en una altra moneda es converteixen a la moneda del pressupost amb el tipus de canvi de la data del rebut (document).
-
Què poden fer els/les propietaris/àries del pressupost i com es reparteix l'import?
Els/les Propietaris poden editar les dades, l'accés, els límits i els/les treballadors/es del pressupost; la persona que crea el pressupost s'hi afegeix com a propietària per defecte. Amb Assignació igual per treballador, l'import es reparteix a parts iguals entre els/les destinataris/àries; amb Sense assignació per treballador, ningú no té un import personal: tothom gasta del mateix total.