Els empleats poden enviar despeses fàcilment a Factorial des de la plataforma web o des de l'aplicació mòbil. El nostre sistema OCR (reconeixement òptic de caràcters) llegirà la foto del rebut o la factura que pengeu i en extraurà automàticament els detalls principals, cosa que us estalviarà temps i reduirà els errors.
Tipus de despeses que podeu crear
Quan envieu una nova despesa, heu de triar un dels tipus següents:
- Despesa regular: qualsevol rebut o factura estàndard d'una compra que hàgiu fet (per exemple, àpats, material d'oficina, transport).
- Dietes: una assignació diària per a àpats i despeses imprevistes durant viatges de negocis, segons les tarifes definides per l'empresa.
- Quilometratge: compensació per l'ús del vehicle personal amb finalitats comercials, calculada segons la distància recorreguda i la tarifa establerta per la vostra empresa.
Presentació d'una despesa mitjançant OCR
-
Comença una nova despesa
- Al web: aneu a Les meves despeses → Despeses i feu clic a + Nova despesa.
- A l'aplicació mòbil: Obriu Despeses al menú principal i toqueu + Nova despesa.
- Puja el teu document. Fes una foto del rebut o de la factura o puja un fitxer existent (JPG, PNG, PDF).
-
Captura automàtica de dades. El sistema OCR escanejarà el document i preomplirà camps com ara:
- Categoria
- Data
- Import total (impostos inclosos)
- moneda
- Número de document
- Nom del proveïdor
- TIN del proveïdor
-
Empleneu qualsevol camp obligatori addicional
- Si cal, ajusteu o afegiu la informació que falta (per exemple, categoria, projecte, descripció).
- Per a despeses de dietes o quilometratge, seleccioneu la tarifa correcta i proporcioneu els detalls del viatge.
- Revisa i envia. Comprova que totes les dades siguin correctes.
- Feu clic a Enviar per a aprovació per enviar la despesa a la seva aprovació.
Millors pràctiques per a la precisió de l'OCR
- Assegureu-vos que tot el rebut sigui visible a la foto.
- Eviteu imatges borroses o fosques.
- Puja els rebuts tan aviat com sigui possible després de la transacció per evitar perdre detalls.
Un cop enviada, la despesa apareixerà a la llista Les meves despeses > Despeses i seguirà el procés d'aprovació de la vostra empresa.
Preguntes freqüents
-
Puc pujar rebuts en PDF?
Sí, s'admeten els formats PDF, JPG i PNG.
-
Què passa si l'OCR no captura tots els detalls?
Podeu editar o completar manualment qualsevol informació que falti abans d'enviar-la.
-
També s'admeten les despeses de dietes i quilometratge al mòbil?
Sí, tots dos es poden enviar a través de l'aplicació mòbil seguint el mateix flux.