El teu flux d'aprovació decideix qui revisa una despesa, i quan. A Factorial ho construeixes amb One, el nostre assistent d'IA: descriu la teva política d'aprovació amb les teves pròpies paraules, One redacta el flux, i tu ho revises i ho deses.

Per què configurar el teu flux d'aprovació amb One

• Qualsevol regla que la teva política necessiti. No estàs limitat a opcions predefinides. Aprova per import, categoria, equip, projecte, entitat legal, comerciant, centre de costos, o qualsevol combinació d'ells, amb tants passos com el teu procés tingui.
• Aprova automàticament el que ja està en política. Si utilitzes les verificacions de despesa, One comprova cada despesa contra la teva política de despesa abans de ser revisada. El teu flux d'aprovació pot actuar sobre el resultat: aprovar automàticament les despeses que estan en política, enviar advertències a un revisor, i rebutjar o escalar el que està fora de política. El teu equip només passa temps amb les despeses que ho necessiten.
• Continua funcionant quan la teva empresa canvia. Les regles apunten a rols, com "el/la gestor/a de l'empleat/da", no a noms fixos. Quan algú canvia d'equip o un/a gestor/a marxa, el flux continua enviant les despeses a la persona correcta, i ningú ha de modificar-ho.
• Res a aprendre. No hi ha formularis a omplir ni configuracions a resoldre. Escriu la teva política com ho explicaràs a un/a company/a, i One la configura.
• Tu et mantens en control. One només redacta. Veus el flux complet a la pàgina, i res canvia fins que facis clic a Desa.
• És gratuït. Configurar i editar el teu flux d'aprovació no utilitza crèdits de One, en cap pla.

On trobar fluxos d'aprovació

1. Ves a Configuració i cerca la configuració de Despeses, o ves a Finances > Despeses > Configuració.
2. Obre la secció del Flux d'aprovació: "Regles que decideixen qui revisa una despesa, i quan."

Crea el teu flux d'aprovació

1. Fes clic a Edita el flux d'aprovació. El xat de One s'obre, ja configurat per ajudar-te amb el teu flux d'aprovació.
2. Descriu com la teva empresa aprova les despeses, en paraules senzilles. Per exemple:
   • "Requereix un/a gestor/a per aprovar despeses superiors a 500 €"
   • "Aprova automàticament les despeses inferiors a 20 €"
   • "Envia les despeses de viatge a finances per a la seva revisió"
3. One redacta el flux i el mostra a la pàgina, així pots comprovar-lo abans que res canviï.
4. Si alguna cosa no és correcta, continua xerrant amb One per ajustar-ho, per exemple "també pregunta al/la líder d'equip per les despeses superiors a 1.000 €".
5. Quan el flux sembla correcte, fes clic a Desa. El nou flux s'aplica a les despeses presentades a partir d'aleshores.

Què pots demanar a One que faci

Pots combinar regles en el mateix flux. Per exemple:

• Pedir a algú que revisi una despesa: un/a gestor/a, una persona específica, o un equip com finances.
• Aprovar automàticament les despeses que compleixin una condició, com un import baix.
• Rebutjar automàticament les despeses que incompleixin una regla. Tu esculls el missatge que l'empleat/da veu.
• Utilitzar el resultat de les verificacions de despeses per decidir què passa després (vegeu a continuació).
• Basar les regles en detalls de les despeses, com l'import, l'equip, l'entitat legal, el centre de costos, el comerciant, el grup de despeses, la moneda, el pressupost, o les dates.

Automatitza les aprovacions amb les verificacions de despeses

Les verificacions de despeses revisen cada despesa presentada contra la teva política de despeses, per exemple "Les persones poden gastar com a màxim 100 € a la setmana en àpats" o "Els àpats superiors a 50 € necessiten una factura detallada que mostri l'IVA". Les configures amb One a la secció de Verificacions de despeses de la teva configuració de despeses.

Cada despesa verificada obté un d'aquests resultats, i el teu flux d'aprovació pot utilitzar-ho:

Per exemple, demana a One: "Aprova automàticament les despeses que superin les verificacions de despeses, envia advertències al/la gestor/a de l'empleat/da, i envia qualsevol cosa fora de política a finances."

El flux d'aprovació espera que acabin les verificacions abans d'iniciar-se, així que sempre actua sobre el resultat més recent.

Com s'apliquen les regles

• El flux comença quan un/a empleat/da presenta una despesa per a la seva revisió. No afecta els esborranys.
• Les regles s'avaluen de dalt a baix. La primera que coincideix és la que s'aplica.
• Les despeses que no coincideixen amb cap regla segueixen la regla "Totes les altres despeses".
• Els/les revisors/es reben la sol·licitud a la seva bústia de Factorial i per correu electrònic. Les despeses al mateix informe es grupen en una sola sol·licitud.

Edita el teu flux d'aprovació

1. Ves a Flux d'aprovació i fes clic a Edita el flux d'aprovació.
2. Digueu a One què vols canviar, per exemple "elimina el pas de finances per a despeses inferiors a 100 €".
3. Revisa el flux actualitzat i fes clic a Desa.

Llegint el teu flux a la pàgina

• Flux de treball senzill: mostrat com una llista de regles que pots llegir d'un cop d'ull.
• Flux de treball complex: si el flux no es pot mostrar com una llista senzilla, la pàgina mostra la definició completa que One ha escrit. Per entendre-ho o canviar-ho, pregunta a One al xat, per exemple "explica'm el meu flux d'aprovació".

Solució de problemes & FAQ

Solució de problemes

• "Aquest flux de treball no es va poder desar." L'esborrany de One no va passar la validació. Pregunta a One que ho refineixi i torna-ho a provar.
• No veig el botó Edita el flux d'aprovació. Comprova que One està habilitat per a la teva empresa i que tens permís per personalitzar les configuracions de despeses.

FAQs

1. Puc configurar el flux d'aprovació manualment, sense One? 
   No. One és l'única manera de configurar el flux d'aprovació. Això és el que et permet escriure qualsevol regla que la teva política necessiti, en comptes de triar d'una llista fixa d'opcions. Encara revises cada canvi i decideixes si desar-ho.
    
2. Configurar el flux d'aprovació utilitza els meus crèdits de One? 
   No. Crear i editar el flux d'aprovació és gratuït en tots els plans, incloent el pla gratuït de One.
    
3. Necessito actualitzar el flux quan algú s'uneix, canvia d'equip o marxa? 
   No, sempre que les teves regles apunten a rols, com "el/la gestor/a de l'empleat/da", i no a persones específiques. El flux escull el revisor adequat cada vegada que s'envia una despesa.
    
4. Necessito les verificacions de despeses per utilitzar el flux d'aprovació? 
   No. El flux d'aprovació funciona per si sol. Les verificacions de despeses afegeixen un resultat de política que el teu flux pot utilitzar per aprovar o rebutjar despeses automàticament.
    
5. One no va entendre bé la meva política. Què haig de fer? 
   Continua xerrant amb One i digues-li què canviar. Si encara estàs atrapat/da, contacta amb el nostre equip de suport i t'ajudarem a configurar-ho.
    
6. Canvia One el meu flux per si sol? 
   No. One només redacta. El canvi entra en vigor només quan facis clic a Desa.
    
7. Què passa amb els meus antics grups d'aprovació? 
   S'han convertit en el teu nou flux d'aprovació, així que les despeses continuen seguint les mateixes regles. Per veure'ls o canviar-los, obre Flux d'aprovació o pregunta a One.