Comprovacions d'expenses llegeixen cada despesa i el seu rebut tan aviat com s'envien, i marquen qualsevol cosa que trenqui les normes de la teva empresa. Els aprovadors i finances ja no han de revisar cada despesa i rebut manualment: poden centrar-se en les despeses que necessiten una anàlisi més detallada.
Per què utilitzar les comprovacions d'expenses
- Comprovades a l'arribada. One llegeix cada despesa i el seu rebut tan aviat com s'envia i marca qualsevol cosa que trenqui les normes, abans que algú l'aprovi.
- Comprovacions recomanades des del primer dia. Cada nova empresa comença amb un conjunt de comprovacions per defecte recomanades que ja estan activades. No cal configurar res.
- Les teves normes, la teva manera. Edita qualsevol comprovació, afegeix els teus propis límits (per exemple per hotels, àpats o taxis), o desactiva comprovacions.
- Automatitza les aprovacions. Connecta les comprovacions al teu flux d'aprovació per aprovar automàticament les despeses netes i rebutjar automàticament les violacions clares de la política.
Com es marquen les despeses
Cada comprovació pot aixecar un dels dos tipus de bandera:
| Bandera | Què significa | Exemples |
|---|---|---|
| Bandera suau | La despesa continua avançant i se sol·licita a l'aprovador que hi doni un cop d'ull. | Sense rebut o un rebut il·legible, despesa enviada amb més de 30 dies de retard, despesa de cap de setmana, classe business, un àpat sense assistents nomenats. |
| Bandera dura | Se'n recomana a l'aprovador que no aprovi la despesa. | Rebut datat després que la despesa fos enviada, import superior al total del rebut, articles que les empreses no reemborsen (tabac, multes, targetes de regal, minibar). |
Tu decideixes quines comprovacions s'apliquen i quina estrictesa tenen, de manera que les normes s'adaptin a la teva empresa.
Comprovacions que sempre estan activades
Algunes comprovacions sempre s'executen:
- El mateix rebut reclamat dues vegades.
- Una despesa de targeta també reclamada com a despesa manual.
- Per diems superposats.
- Una distància de quilometratge que s'ha editat manualment.
Edita les teves comprovacions d'expenses
- Vés a Configuració > Despeses > Comprovacions d'expenses
- Fes clic a Edita o Afegeix comprovació
- Edita qualsevol comprovació, afegeix els teus propis límits, o desactiva comprovacions.
Utilitza les comprovacions d'expenses en el teu flux d'aprovació
En el flux d'aprovació, cada despesa comprovada arriba com a aprovar, revisar o rebutjar. Pots utilitzar aquest resultat com a condició en el teu flux, per exemple:
- Sense banderes → aprovar automàticament.
- Bandera dura → rebutjar automàticament.
- Bandera suau → revisar per finances.
Per aprendre com construir aquestes normes, consulta Configura fluxos d'aprovació per a despeses.
Cada despesa comprovada utilitza 2 crèdits d'IA.
Si la teva empresa s'acaba els crèdits:
- Aprovadors veuen la despesa com a No comprovada.
- Administradors reben una alerta amb una opció de Obtenir més crèdits.
- Empleats no veuen cap canvi.
Un cop els crèdits estiguin disponibles de nou, les despeses que encara esperen aprovació es comprovessin automàticament dins de l'hora.
Consell: Planifica què passa amb les despeses No comprovades en el teu flux d'aprovació, de manera que cap despesa s'aprovi sense una revisió per error.
FAQ
-
Necessito configurar les comprovacions d'expenses?
No. Les noves empreses comencen amb un conjunt de comprovacions recomanades ja activades. Pots editar-les en qualsevol moment a Configuració > Despeses > Comprovacions d'expenses > Edita comprovacions.
-
Com sé que les comprovacions d'expenses estan activades?
Els administradors veuen un "Les comprovacions d'expenses estan activades" banner a Despeses. Un breu recorregut a Despeses i a Configuració explica les noves alertes.
-
Una bandera rebutja automàticament la despesa?
No per si sola. Una bandera suau demana a l'aprovador que hi doni un cop d'ull, i una bandera dura aconsella a l'aprovador que no aprovi. Les despeses només s'aproven o rebutgen automàticament si ho configures en el teu flux d'aprovació.
-
Puc desactivar una comprovació?
Sí, excepte per a les comprovacions que sempre estan activades: el mateix rebut reclamat dues vegades, una despesa de targeta també reclamada manualment, per diems superposats i distàncies de quilometratge editades manualment.