Fluxos d'aprovació d'expenses flexibles et permeten crear processos d'aprovació que s'adapten al context de cada despesa. En comptes d'utilitzar un únic camí d'aprovació per a totes les presentacions, pots configurar regles basades en factors com el projecte o els detalls de la despesa, fent que les aprovacions siguin més eficients i alineades amb els processos de la teva organització.
Visió general
Els fluxos d'aprovació flexibles et permeten definir qui ha d'aprovar una despesa en funció del seu context, en lloc d'aplicar el mateix aprovador a cada presentació.
El ruteig d'aprovació es pot configurar utilitzant diferents criteris, com ara:
- El projecte associat a la despesa
- El tipus d'expensa
- L'import de la despesa
- Altres atributs d'expenses suportats
La funció també suporta:
- Managers de projectes com a aprovadors, permetent que les despeses relacionades amb el projecte siguin revisades per la persona responsable del projecte
- Fluxos d'aprovació en múltiples passos, on una despesa pot requerir l'aprovació de diverses persones abans de ser aprovada
- Configuració assistida per IA amb One, que genera un flux d'aprovació basat en una descripció escrita en llenguatge natural
Quan i per què utilitzar-ho
Utilitza fluxos d'aprovació flexibles quan vulguis:
- Rutejar les despeses cap a l'aprovador més rellevant
- Crear diferents processos d'aprovació per a diferents tipus d'expenses
- Incorporar managers de projectes en el procés d'aprovació
- Configurar fluxos de treball d'aprovació amb múltiples passos d'aprovació
- Reduir el temps necessari per configurar les aprovacions d'expenses.
Com utilitzar
- Obre la configuració del flux d'aprovació
- Obre One
- En la teva barra lateral, ves a Configuració
- Ves a Despeses
- Navega a Fluxos d'aprovació
- Descriu el teu procés d'aprovació utilitzant llenguatge natural. Exemples:
- “Les despeses del projecte haurien de ser aprovades pel/la manager de Projecte”
- “Les despeses superiors a 1.000 € requereixen l'aprovació del/la manager de Finances després del gestor de l'empleat/da”
- Revisa el flux d'aprovació generat per One
- Fes els ajustaments necessaris
- Desa la configuració
Si el manager de Projecte no està assignat/da com a aprovador, confirma que la despesa estigui vinculada al projecte correcte i verifica que s'hagi assignat un/a manager de Projecte a aquest projecte.
Si el flux generat per IA no és el que esperaves, prova a descriure el procés d'aprovació amb condicions més específiques. Revisa el flux generat abans de desar i fes els ajustaments necessaris.
Consells i millors pràctiques
- Mantenir els fluxos d'aprovació tan simples com sigui possible per reduir els temps d'aprovació
- Revisar les condicions de ruteig amb cura per evitar solapaments en les regles d'aprovació
- Utilitzar managers de projectes com a aprovadors per a despeses relacionades amb projectes per assegurar que les aprovacions siguin gestionades per algú familiaritzat amb la feina
- Provar nous fluxos d'aprovació abans de desplegar-los a tota la teva organització
FAQ
-
Puc crear diferents fluxos d'aprovació per a diferents tipus d'expenses?
Sí. Els fluxos d'aprovació es poden configurar utilitzant el context de l'expensa, permetent diferents processos d'aprovació per a diferents escenaris.
-
Els/les managers de projectes poden aprovar despeses?
Sí. Pots configurar les despeses relacionades amb projectes perquè siguin rutejades al/la manager de Projecte responsable del projecte associat.
-
Pot una despesa requerir més d'una aprovació?
Sí. Els fluxos d'aprovació flexibles suporten processos d'aprovació en múltiples passos.
-
He de configurar els fluxos d'aprovació manualment?
No. Pots descriure el teu procés d'aprovació en llenguatge natural, i One generarà un flux d'aprovació per tu, que podràs revisar i editar abans de desar.