Les polítiques de despeses són una de les eines més efectives per controlar la despesa de l'empresa i garantir el compliment de la normativa. Una política ben estructurada indica als empleats què poden gastar, quant i en quines condicions.
Factorial et permet crear polítiques de despesa flexibles personalitzant:
- Categories i subcategories (per exemple, àpats, viatges, allotjament).
- Formularis de despeses (camps que han d'emplenar els empleats).
-
Normes de política basades en:
- Categoria
- Import
- moneda
- Període de temps (per despesa, diari, setmanal, mensual, anual)
- Requisits de descripció
- Empleats afectats (per equip, projecte, centre de cost, ubicació o individu)
Per què importa l'estructura
- Justícia: Tots els empleats saben que s'apliquen les mateixes normes.
- Claredat: Redueix els intercanvis de finançament i menys despeses rebutjades.
- Compliment: Assegura l'alineació amb els requisits fiscals, legals i d'auditoria.
- Eficiència: Estalvia temps als empleats, als aprovadors i als equips financers.
Pas 1: Definir categories i subcategories
Comença amb una llista clara de categories que reflecteixin com gasta habitualment la teva empresa. Exemples habituals:
- Àpats
- Viatges (Vols, Trens, Taxis, Quilometratge)
- Allotjament
- material d'oficina
- Subscripcions / Programari
- Representació (entreteniment de clients, regals)
Consell : Feu servir subcategories quan els límits difereixen dins d'una categoria més àmplia. Exemple:
- Categoria: Viatges
- Subcategoria: Vol
- Subcategoria: Tren
- Subcategoria: Taxi
Pas 2: Personalitza els formularis de despeses
Factorial et permet afegir o eliminar camps que els empleats han d'emplenar en enviar una despesa.
Exemples de camps útils:
- Projecte / Centre de cost
- Nom del client
- Justificació empresarial
- Nombre d'assistents (per a àpats o entreteniment)
Pas 3: Definir les regles de despesa
Per a cada categoria, decideix:
- Import màxim (per despesa o per dia).
- Moneda (si els empleats treballen a través de diverses regions).
- Període temporal (diari, mensual, anual).
- Requisits de descripció (per exemple, justificació obligatòria per als àpats dels clients).
- Públic objectiu (empleats, equips o oficines).
Pas 4: Exemples de polítiques que podeu utilitzar
Aquí teniu 3 polítiques comunes que adopten la majoria d'empreses. Podeu copiar-les i ajustar els valors a les vostres necessitats:
-
Àpats
- Categoria: Àpats
- Límit: 25 EUR per dia
- Empleats: Tots els empleats
- Notes: Cal rebut, la descripció ha d'incloure la finalitat comercial
-
Viatges - Taxi
- Categoria: Viatges → Taxi
- Límit: 50 EUR per viatge
- Empleats: Tots els empleats que viatgen per negocis
- Notes: Només es permet si no hi ha transport públic disponible o si es viatja a altes hores de la nit
-
Viatges - Allotjament
- Categoria: Viatges → Allotjament
- Límit: 150 EUR per nit
- Empleats: Tots els empleats que viatgen a l'estranger
- Notes: Hotels estàndard, no estades de luxe ni en complexos turístics
Pas 5: Proveu i comuniqueu les vostres polítiques
- Prova pilot amb un equip abans del desplegament a tota l'empresa.
- Comunica't clarament: comparteix les polítiques al teu manual intern o a Slack/Teams.
- Gestors de trens: Són la primera línia d'aprovació.
- Reviseu regularment: almenys un cop l'any, actualitzeu les polítiques per inflació, nous mercats o canvis empresarials.
Consells dels millors equips financers de la seva classe
- Mantingueu polítiques senzilles i fàcils de recordar (per exemple, "límit diari de 25 EUR per a àpats").
- Feu servir polítiques diferents per equip si cal (el departament de vendes pot necessitar límits de representació més alts que el de TI).
- Incloeu polítiques de dietes o quilometratge si els empleats viatgen amb freqüència.
- Enllaça cada política a un flux d'aprovació clar (vegeu: Configura els fluxos d'aprovació ).
- Feu un seguiment de l'ús amb informes/exportacions per veure si els límits són realistes.
Com educar el vostre equip sobre l'ús correcte del mòdul