Gestionar documents i garantir el compliment normatiu pot portar molt de temps. Amb ONE , ara pots fer preguntes directament sobre els teus documents, carpetes i plantilles, cosa que et permet estalviar temps i millorar la visibilitat a tota l'organització.
Visió general
Aquesta funció et permet interactuar amb la teva base de dades de documents mitjançant llenguatge natural. En comptes de cercar manualment per carpetes o pestanyes de seguiment, pots simplement fer ONE pregunta i rebre respostes instantànies.
Quan i per què s'ha d'utilitzar
Fes servir aquesta funció quan:
- Calgui comprovar ràpidament la conformitat dels documents (per exemple, si falten signatures o fitxers)
- Vulguis verificar l'estat d'un document o empleat/da específic/a
- Estiguis preparant auditories i hagis d'identificar les mancances
- Necessitis ajuda per entendre o utilitzar plantilles de documents
Com s'utilitza
- Obre ONE
- Inicia una conversa: Escriu la teva pregunta en llenguatge natural (com ho faries a un/a company/a de feina)
- Revisa la resposta proporcionada per ONE
- Refina la teva pregunta si cal per obtenir resultats més específics
- Seguiment del compliment: "Mostra'm una llista de tots els/les empleats/des amb una signatura 'Pendent' per a la nova política de seguretat."
- Estat individual: "Eduardo Oliveira ja ha signat el seu darrer contracte? Si és així, quan?"
- Auditoria i llacunes: "Compara les contractacions del 2025 i enumera qualsevol persona a qui li falti un fitxer a la carpeta 'Documents d'identificació'."
- Validació: "Confirma la data de càrrega del contracte de promoció de Maria Lopez i comprova si ha rebut el fitxer nou."
- Assistència amb plantilles: "Quines variables relacionades amb contractes puc utilitzar a les meves plantilles?"
Si no obtens els resultats esperats, prova de reformular la pregunta amb detalls més específics (per exemple, nom de l'empleat, tipus de document o data).
Si ONE no pot trobar la informació que demana, assegura't que el document existeixi a la plataforma i que estigui correctament classificat, i comprova que tens permís per accedir a les dades sol·licitades.
Si la resposta sembla incompleta, fes una pregunta de seguiment o proporciona més context per refinar els resultats.
Consells i bones pràctiques
- Sigues el més específic/a possible quan facis preguntes (per exemple, inclou noms, tipus de documents o terminis)
- Fes servir paraules clau clares com ara "signat", "pendent", "penjat" o "falta"
- Divideix les consultes complexes en preguntes més petites per obtenir respostes més precises
- Verifica dues vegades la informació crítica de compliment abans de prendre mesures
Preguntes freqüents
-
ONE pot comprovar si un document ha estat signat?
Sí, ONE pot confirmar si un document ha estat signat i, si està disponible, proporcionar la data de la signatura.
-
Puc utilitzar ONE per identificar documents perduts?
Sí, pots demanar ONE que faci una comparació d'empleats/des o períodes de temps i que destaqui els fitxers que falten o les carpetes incompletes.
-
Puc preguntar sobre empleats/des concrets/es?
Sí, pots preguntar sobre els/les empleats/des individuals i l'estat dels seus documents (per exemple, contractes signats, fitxers carregats).
-
ONE em pot ajudar amb plantilles de documents?
Sí, pots preguntar sobre les variables disponibles i com utilitzar-les a les teves plantilles.
-
ONE actualitza els documents o només proporciona informació?
ONE proporciona informació i coneixements, però no modifica els documents ni el seu estat.
-
Per què ONE no pot accedir a certs documents?
L'accés depèn dels teus permisos. Si no tens accés a un document, ONE no podrà recuperar-ne informació.
-
La informació que proporciona ONE està sempre actualitzada?
ONE reflecteix les dades actuals disponibles a la plataforma. Assegura't que els documents estiguin correctament penjats i actualitzats per obtenir resultats precisos.