Assigna centenars d'empleats/des a centres de cost en una sola operació pujant un fitxer CSV o Excel. One coincideix automàticament els/les empleats/des, valida les assignacions de centres de cost i prepara les assignacions per a la teva revisió abans d'aplicar qualsevol canvi.
Aquesta funció ajuda els equips de Finances i Comptabilitat a estalviar temps, reduir la feina manual i millorar l'exactitud de les dades dels centres de cost utilitzades per a la informació financera i l'assignació de costos de nòmina.
Visió general
Les assignacions massives de centres de cost et permeten assignar un o múltiples centres de cost a molts empleats alhora utilitzant One.
En comptes d'actualitzar cada empleat/da individualment, puja un fitxer CSV o Excel que contingui els noms dels/les empleats/des i les seves assignacions de centres de cost. One llegeix el fitxer, coincideix els/les empleats/des amb els registres existents a Factorial, valida la informació i prepara totes les assignacions per a la revisió abans d'aplicar-les.
Utilitza aquesta funció quan necessitis:
- Assignar centres de cost a un gran nombre d'empleats/des
- Actualitzar les assignacions de centres de cost després d'un canvi organitzatiu
- Importar dades de centres de cost d'un sistema extern de Finances o ERP
- Assignar empleats/des a múltiples centres de cost utilitzant distribucions basades en percentatges
Si un centre de cost inclòs al fitxer no existeix ja a Factorial, One el crea automàticament abans de completar l'assignació.
Com utilitzar
- Obre una conversa amb One
- Puja un fitxer CSV o Excel que contingui:
- Noms dels/les empleats/des
- Noms dels centres de cost
- Percentatges d'assignació per a cada centre de cost
- One llegeix el fitxer i compara la informació amb els/les teus/teves empleats/des i centres de cost existents a Factorial
- Si un centre de cost referenciat no existeix, One el crea automàticament
- One valida les assignacions i identifica qualsevol registre que requereixi la teva atenció abans de fer canvis
- Revisa les assignacions proposades amb cura
- Confirma l'operació
- One aplica les assignacions de centres de cost a tots els registres d'empleats/des coincidents en una sola operació
Si alguns/es empleats/des no van ser assignats a un centre de cost, comprova que els noms dels/les empleats/des al teu fitxer coincideixin amb els noms a Factorial. Si One no pot identificar un/a empleat/da de manera confiable, marcarà el registre per a la revisió abans d'aplicar canvis.
Si el centre de cost no existeix ja, One el crea automàticament durant la importació. Si l'assignació encara no està completada, revisa els resultats de validació per identificar qualsevol problema amb les dades pujades.
La totalitat de l'assignació de cada empleat/da a tots els centres de cost assignats ha de ser igual a 100%. Si els percentatges d'assignació són invàlids, actualitza el fitxer i puja'l de nou si els totals són incorrectes.
Consells i bones pràctiques
- Verifica que els noms dels/les empleats/des al teu fitxer coincideixin amb els noms emmagatzemats a Factorial per millorar el procés de coincidència.
- Assegura't que la totalitat de l'assignació per a cada empleat/da sigui igual a 100% quan assignis múltiples centres de cost.
- Revisa els resultats de validació de One abans de confirmar la importació per identificar qualsevol empleat no coincident o assignacions inesperades.
- Manten el teu fitxer font actualitzat per evitar importar informació de centres de cost obsoleta.
FAQ
-
Quins formats de fitxer són compatibles?
Pots pujar fitxers CSV i Excel que continguin noms d'empleats/des, noms de centres de cost i percentatges d'assignació.
-
Puc assignar un empleat a múltiples centres de cost?
Sí. One suporta assignacions de múltiples centres de cost per al/la mateix/a empleat/da, sempre que l'assignació combinada sigui igual al 100%.
-
Què passa si el centre de cost encara no existeix?
One crea automàticament el centre de cost que falta abans de completar l'assignació.
-
Es fan els canvis immediatament després de pujar el fitxer?
No. One prepara les assignacions i destaca qualsevol problema que requereixi la teva revisió. Els canvis només s'apliquen després que tu confirmis l'operació.
-
Puc revisar les assignacions abans que s'apliquin?
Sí. One presenta un resum de les assignacions proposades i qualsevol problema de validació perquè puguis revisar-les abans de confirmar.