I dati vengono trasferiti da Factorial a Silae tramite la sezione "Aggiornamenti buste paga dipendenti" . Qualsiasi azione intrapresa in Factorial che influisca sulla busta paga genererà un aggiornamento sulla busta paga del dipendente.

Per garantire la corretta sincronizzazione degli aggiornamenti, è importante attivare gli aggiornamenti dei dipendenti in Factorial . Questi possono includere nuove assunzioni, modifiche contrattuali, aggiornamenti dei dati personali e assenze. Per farlo, vai su Impostazioni > Paghe > Aggiornamenti dipendenti e abilita tutti gli aggiornamenti che desideri sincronizzare con Silae.

Quando viene generato un aggiornamento dipendente, sarà possibile esaminarlo e inviarlo a Silae contrassegnandolo come "Completato". I tempi di trasmissione possono variare a seconda del periodo. Ad esempio, se un numero elevato di segnalazioni viene inviato a fine mese durante la chiusura delle buste paga, l'elaborazione potrebbe richiedere fino a 5-10 minuti.

Quando si crea un nuovo dipendente in Factorial , viene creato un aggiornamento dipendente. È possibile aprirlo e verificare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

Altri aspetti importanti da considerare:

• Quando si crea un dipendente e si caricano le informazioni sul contratto, assicurarsi che la DATA CONTRATTO sia la stessa in SILAE. In caso contrario, Silae creerà un nuovo contratto, con conseguente duplicazione.
• Se hai dipendenti senza codice fiscale → Devi prima creare il dipendente in Silae per ottenere un codice fiscale provvisorio (dopo la prima busta paga), quindi inserirlo in Factorial . Da quel momento in poi, potrai sincronizzare le modifiche di questo dipendente da Factorial a Silae.
• La data di nascita e il sesso indicati devono essere coerenti con il numero di previdenza sociale .
• Il nome di nascita è obbligatorio. Se lasciato vuoto, il cognome utilizzato verrà considerato come nome di nascita per evitare di bloccare la creazione.
• Non è necessario aggiungere la matricola in Factorial . Quando il nuovo assunto viene sincronizzato, il campo matricola verrà automaticamente compilato in Factorial . È possibile abilitare un'opzione in Silae per garantire l'univocità del numero di matricola in più file o gruppi di file, se necessario.
• Il motivo di inizio impiego verrà inviato di default con il codice 001: Assunzione, inizio attività, reclutamento diretto o tramite concorso (servizio pubblico), inizio distacco, inizio attività culturale (religioni). È possibile modificarlo in Silae, se necessario.

Campi inviati a Silae

1. Dati dei dipendenti
   • Nome di battesimo
   • Cognome
   • Codice fiscale (il cliente deve selezionare il codice fiscale nel campo del numero di identificazione)
   • Nome da nubile (se lasciato vuoto in Factorial , anche il nome verrà sincronizzato qui)
   • Genere
   • Email professionale
   • Email personale (se lasciato vuoto in Factorial , l'email personale verrà sostituita dall'email professionale)
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, via, numero civico e codice postale)
   • Codice comunale INSEE
   • Data di nascita
   • Dipartimento di nascita (lo prende dal SSN e se è fuori dalla Francia, viene inviato come codice "99" e l'utente deve modificarlo manualmente in Silae)
   • Codice del paese di nascita (lo prende dal codice fiscale)
   • Nazionalità
   • Codice IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di ingresso (in base al campo Data di inizio del contratto di Factorial )
   • Data di inizio del contratto (in base alla data di entrata in vigore del contratto di Factorial )
   • Versione del contratto Data di inizio (in base alla data di entrata in vigore del contratto di Factorial )
   • Data di fine
   • Motivo di avvio (per impostazione predefinita motivo sincronizzato: 001)
   • Istituzione
   • Titolo di lavoro - sotto "altro titolo di lavoro"
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile di default in Factorial )
   • Stipendio base (deve essere mensile o annuale)
   • Per i dipendenti a ore → Ore di lavoro nel contratto (devono essere su base mensile o settimanale). Verranno compilati i campi "Ore mensili normali" e "Ore mensili straordinari" in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero → Numero di giorni

Quando il profilo o i dati contrattuali di un dipendente vengono aggiornati in Factorial , viene creato un aggiornamento dipendente. È possibile aprirlo e verificare che tutti i dati siano corretti, quindi contrassegnarlo come "Completato" per sincronizzare la modifica con Silae.

I seguenti campi genereranno un aggiornamento del dipendente che può essere sincronizzato con Silae:

1. Dati dei dipendenti
   • Cognome
   • Nome di battesimo
   • Email professionale
   • Telefono cellulare
   • Indirizzo di casa (città, paese, stato, via, numero civico e codice postale)
   • Nazionalità (viene modificato solo il codice, il testo deve essere modificato manualmente da Silae)
   • Codice IBAN
   • BIC
2. Dati contrattuali
   • Data di inizio dell'impiego
   • Data di inizio del contratto
   • Data di ingresso
   • Data di fine
   • Istituzione
   • Titolo di lavoro (sotto "altro titolo di lavoro")
   • Codice del contratto di lavoro (deve essere un tipo di contratto disponibile di default in Factorial )
   • Stipendio base (deve essere lo stipendio mensile o lo stipendio annuale)
   • Per i dipendenti orari:
     • Ore contrattuali: è necessario inserire le ore mensili o settimanali (che andranno a popolare i campi “Ore mensili normali” e “Ore mensili straordinari” in Silae)
   • Per i dipendenti con contratto giornaliero:
     • Numero di giorni

Come creare un addendum o semplicemente modificare un contratto

• Crea un addendum: quando si verifica una modifica al contratto, se vuoi creare un nuovo lavoro in Silae, vai alla scheda Contratto nel profilo del tuo dipendente su Factorial , clicca su Nuove condizioni e inserisci la data della modifica.
• Modificare un contratto: se vuoi apportare una modifica senza creare un nuovo lavoro in Silae, clicca sui tre puntini e seleziona Correggi condizioni .

Assicurati che la data di inizio validità corrisponda alla data del job in Silae. In caso contrario, verrà creato automaticamente un nuovo job in Silae:

Gestione delle risoluzioni contrattuali, delle estensioni e delle successioni

Qual è il flusso di lavoro corretto da seguire in Factorial ?

Se il dipendente se ne va:

• Chiudere il profilo del dipendente in Factorial , inserire la data di fine e il motivo; la voce di risoluzione del contratto apparirà nella sezione "Aggiornamenti" del modulo Paghe.

Se il dipendente rientra in azienda:

• Riattivare lo stesso profilo per creare la nuova condizione .

Quando l'assenza di un dipendente viene approvata in Factorial , viene creato un aggiornamento della busta paga del dipendente. È possibile verificare che tutti i dati siano corretti e quindi contrassegnare l'incidente come "Completato" per sincronizzare i dati con Silae.

Tipologia di assenze sincronizzabili

È possibile sincronizzare le assenze di mezza giornata, giornata intera e orarie. Le assenze che prevedono regole complesse (come periodi di attesa, indennità previdenziali, integrazioni aziendali o soglie) vengono inviate da Factorial ma calcolate in Silae , che in questo caso funge da sistema master . Silae determina sia la durata retribuita sia gli importi da pagare.

Altre assenze, generalmente più semplici, vengono gestite direttamente in Factorial , che funge da sistema master : non è richiesta alcuna ulteriore elaborazione da parte di Silae.

• Le ferie retribuite e le RTT devono sempre essere inviate in giorni o mezze giornate .
• I giorni di malattia vengono calcolati da Silae. Se inviati in giorni, vengono elaborati automaticamente.
• Le assenze orarie devono avere i relativi contatori correttamente configurati in ore (ad esempio formazione, congedo di conversione, festività, congedo compensativo, congedo retribuito/non retribuito).

Se vengono inviati più giorni di assenze orarie, il totale delle ore potrebbe non essere visualizzato immediatamente , ma il calcolo viene riportato accuratamente nella busta paga .

Modifica ed eliminazione di un'assenza sincronizzata

Se hai inviato un'assenza per uno dei tuoi dipendenti da Factorial a Silae e nel frattempo il tuo dipendente ha eliminato questa assenza dal suo profilo, l'incidenza dell'assenza verrà riaperta con il messaggio: " L'assenza è stata eliminata ". Contrassegnando questa incidenza come completata, l'eliminazione verrà inviata a Silae:

L'integrazione recupera i contatori di ferie maturate da Silae a Factorial su base ricorrente, ottenendo le ferie accumulate. I contatori vengono aggiornati una volta al mese, all'inizio di ogni mese successivo. Dopo questo aggiornamento, i contatori di ferie retribuite (CP) e RTT vengono completati automaticamente e per il CP vengono calcolati sia i giorni già maturati nell'anno precedente (N-1) sia i giorni in fase di incremento nell'anno in corso (N).

Come recuperare i contatori delle ferie maturate da SILAE a Factorial ?

1. Prima di attivare i contatori, è necessario impostare la base dei giorni cumulativi nelle politiche ferie su 0 per disabilitare il calcolo automatico degli accantonamenti da parte di Factorial . Vai su Impostazioni > Congedi e Assenze > la tua politica ferie > Contatore → imposta la base dei giorni cumulativi su 0.
   

   

1. Inserisci il codice del contatore in Factorial in Scopri > Integrazione . Ogni riga corrisponde a un contatore diverso collegato a una politica di congedo.
   
   
2. Prestare attenzione nelle impostazioni di Factorial a non consentire il riporto dei giorni non utilizzati dell'anno precedente, poiché il calcolo delle ferie maturate CP di Silae include i giorni riportati.
   
3. Una volta attivati e completati i codici dei contatori, i contatori Factorial maturati e in corso di maturazione verranno aggiornati 5 giorni dopo la chiusura del ciclo di pagamento in Silae. Una volta effettuata la modifica, l'utente visualizzerà una nota nel contatore con la dicitura " Aggiornato automaticamente da Silae + un codice". Tuttavia, il dipendente non riceverà alcuna notifica.

Se Silae ha appena iniziato a calcolare le buste paga, è normale che i contatori non siano ancora stati aggiornati. I contatori mensili vengono presi in considerazione solo dopo che tutte le buste paga sono state convalidate e stampate .

Ad esempio, se le buste paga sono state calcolate ma non ancora riviste o stampate , la bolla in alto rimane gialla . Quando la bolla diventa verde , le informazioni saranno aggiornate correttamente.

Elenco dei contatori e dei relativi codici in Silae:

Flusso di lavoro generale

Fase 1: identificare i codici EVP in Silae

Gli elementi variabili della retribuzione vengono trasmessi ogni mese da Factorial per l'integrazione in Silae. Ogni EVP in Silae corrisponde a un codice specifico del cliente. Sono disponibili in Impostazioni > Variabili di input. I codici EVP da utilizzare sono elencati nella colonna **"Nome"**:

Assicurati che tutti i tuoi EVP siano elencati in questo menu , ad eccezione delle ore*.

Passaggio 2: configurare i codici EVP in Factorial

In Factorial , questi EVP vengono inseriti nella stessa posizione dei codici di assenza, dei numeri di fascicolo dei dipendenti e dei codici di stabilimento, nei campi "compensazione aggiuntiva" :

Fase 3: inviare l'EVP da Factorial a Silae

Gli EVP vengono inseriti in Factorial e verranno inviati manualmente (tramite un clic sul pulsante) tramite l'API:

Passaggio 4: verificare lo stato di integrazione in Factorial

Una volta elaborati i dati, lo stato di integrazione ritorna in Factorial :

La risposta deve includere l' ID e lo stato di elaborazione , che può essere una delle tre opzioni seguenti:

• successo – se il VPE è stato sincronizzato con successo con Silae
• fallito – se un errore tecnico ha impedito la sincronizzazione
• non valido – se i dati inviati sono errati o mancanti

Dettagli aggiuntivi su tipi di variabili specifici

* Le Ore

Per ore non è necessario inserirli nel menu "Variabili di input" .

È sufficiente assegnare correttamente i codici orari Silae appropriati in Factorial , a seconda delle categorie utilizzate nella configurazione della busta paga.

1. Ore native (codici standard Silae)

Questi orari utilizzano codici Silae predefiniti:

• HN = orario regolare
• HM = ore a tariffa maggiorata
• HC = ore complementari
• HCNSTEPA = ore complementari non soggette a TEPA
• HS25 = straordinario al 25%
• HS50 = straordinario al 50%
• HS100 = straordinario al 100%

2. Ore con codici Silae personalizzati

I seguenti codici corrispondono alle ore che si basano su configurazioni Silae personalizzate .

Se la tua configurazione utilizza uno di questi, assicurati di riprodurre il codice esatto in Factorial :

Invio di un pagamento anticipato

Se è necessario inviare un pagamento anticipato, è necessario utilizzare il codice “acompte” nei dati di integrazione Factorial , in modo che possiamo identificare correttamente questo tipo di VPE.

Non esiste un codice corrispondente specifico in Silae per i pagamenti anticipati.

In caso di errore di sincronizzazione, verrà inviato un report di errore al cliente via e-mail. Il cliente dovrà specificare l'indirizzo e-mail a cui desidera ricevere il report.

Questi report forniranno un riepilogo dettagliato di tutti i dati inviati a Silae, insieme allo stato del loro aggiornamento, consentendo all'utente di:

• Verificare che tutti i dati siano stati trasmessi correttamente.
• Identificare e risolvere eventuali problemi relativi ai dati che non sono stati trasferiti correttamente.

Ecco un esempio di segnalazione di errore:

Il nuovo assunto NON verrà sincronizzato (verrà generato un errore).

I dati del nuovo assunto in Factorial sovrascriveranno i dati del dipendente esistente in Silae.

La maggior parte dei dati viene sincronizzata da Factorial a Silae. Tuttavia, ci sono 2 punti dati specifici che vengono sincronizzati da Silae a Factorial :

• Matricule - sincronizzato con Factorial una volta che il dipendente è stato creato in Silae
• Contatori di ferie - regolati automaticamente in Factorial 5 giorni dopo il calcolo della busta paga in Silae

Per creare un dipendente in Silae, è necessario inserire il codice fiscale (SSN). Se un dipendente non ne è in possesso, deve essere creato manualmente sia in Silae che Factorial . Una volta assegnato il codice fiscale temporaneo in Silae, sarà necessario copiarlo e incollarlo in Factorial .

• I dati di nascita e il numero di previdenza sociale non sono coerenti
• I codici non vengono compilati nella pagina Factorial Marketplace.
• Nessun accesso API per alcuni dossier client.