Resumen
Cada dispositivo tiene dos estados que juntos te dicen dónde está:
Disponibilidad |
Asignación |
Qué significa |
|---|---|---|
En uso |
Asignado |
Asignado a un empleado y en uso activo |
En stock |
Para asignar |
En inventario, no asignado a nadie |
En uso |
Para asignar |
Siendo utilizado, pero sin propietario registrado |
Archivado |
— |
Eliminado de la flota |
Esa tercera fila es la que vale la pena observar: un dispositivo en uso sin propietario es una brecha en tu inventario, no un estado inofensivo.
Cómo sucede la primera asignación
No importas nada. La inscripción lo hace:
- El empleado inicia sesión con su correo electrónico en su página de inscripción. Eso genera un instalador específico para él/ella.
- Una segunda verificación lo confirma: el correo electrónico realmente utilizado en el dispositivo a través de inicio de sesión único. Esto aparece en el campo "utilizado por" del agente.
- El dispositivo se crea y se asigna automáticamente, sin acción de tu parte.
Cómo utilizarlo
Cuando no puede adivinar
A veces no hay suficiente información para asignar automáticamente: varias sesiones de usuario en una máquina, o un instalador genérico. Puedes asignar manualmente si conoces al propietario, o activar la sugerencia de asignación.
Ve a Ajustes > MDM > Sugerencia de asignación y elige una de:
- Habilitar sugerencia de asignación — se muestran sugerencias y apruebas cada una.
- Asignar automáticamente según la sugerencia — si el dispositivo no está asignado, se asigna al empleado más probable sin preguntar.
La opción automática se justifica en flotas con alta rotación, donde las aprobaciones manuales se acumulan.
Desasignar y reasignar
Desde el inventario de dispositivos o el panel del dispositivo puedes enviar un dispositivo de vuelta a stock o reasignarlo a otra persona. Enviar un dispositivo a stock elimina su asignación inmediatamente.
Durante la baja, el flujo pregunta qué hacer con el dispositivo:
- Devolverlo a stock
- Eliminarlo de la flota
- Reasignarlo a otro empleado
Devolverlo a stock elimina la asignación anterior, y el dispositivo puede ser recogido luego por asignación automática.
La asignación automática aún no está disponible para iOS y Android.
Consejos y Mejores Prácticas
- Borra el dispositivo cuando cambie la asignación. Protege los datos de la empresa y la privacidad del empleado anterior en un solo paso, y es mucho más fácil hacerlo en la entrega que perseguirlo después.
- Ejecuta cada baja a través de la plataforma, incluso cuando alguien entrega la laptop directamente a un/a colega. Una entrega informal es cómo los dispositivos terminan en uso sin un propietario registrado.
- Activa la asignación automática si tienes una verdadera rotación. El modo solo de sugerencia significa que alguien tiene que aprobar cada una, lo que silenciosamente se convierte en un trabajo.
- Audita regularmente los "en uso / para asignar". Esos son los dispositivos que tu inventario realmente no contabiliza.
Solución de problemas y FAQ
Solución de problemas
- Un dispositivo inscrito pero no asignado. No había suficiente información — generalmente varias sesiones de usuario en la máquina, o un instalador genérico en lugar de uno personal. Asignarlo manualmente o habilitar la sugerencia de asignación.
- Un dispositivo iPhone o Android nunca se asigna automáticamente. La asignación automática aún no cubre esas plataformas. Asignarlos manualmente.
- Un dispositivo aún muestra al empleado anterior después de la baja. La baja no se completó a través de la plataforma, o se omitió la opción del dispositivo. Envíalo a stock para eliminar la asignación.
FAQ
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¿Tenemos que importar nuestra lista de dispositivos?
No. Los dispositivos se crean y se asignan durante la inscripción.
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¿Cuál es la diferencia entre los dos modos de sugerencia de asignación?
El primero te muestra sugerencias para aprobar. El segundo las aplica por sí solo cuando el dispositivo no tiene propietario.
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¿Enviar un dispositivo a stock lo borra?
No, solo elimina la asignación. Borrar es una acción separada, y vale la pena hacerlo al mismo tiempo.